Procesdokumenter fører læsere gennem den logiske rækkefølge af trin, der er nødvendige for at gennemføre en proces. For eksempel er wikiHow -artikler en type procesdokument. Indholdet i et procesdokument kan være kompliceret eller simpelt, men du skal bestemme, hvilke trin der skal udføres, den logiske sekvens for disse trin, og hvad sekvensen vil opnå, hvis den gennemføres med succes. Med disse grundlæggende ting i tankerne er det muligt at oprette procesdokumentation for alt fra at koge et æg til at gennemføre en international marketingkampagne.
Trin
Del 1 af 3: Start af et procesdokument
Trin 1. Identificer processen
Næsten alt kan brydes op i en proces og omdannes til et procesdokument. Nogle eksempler omfatter:
- At lave pasta
- At lære at køre
- Skrive et brev
- Udførelse af en tromlerulle
Trin 2. Find ud af, hvilke ressourcer dine læsere får brug for
Tænk på alle de ressourcer, dine læsere skal bruge for at fuldføre den proces, du vil beskrive. At forstå de involverede ressourcer vil være praktisk, når man beslutter, hvordan man beskriver hvert trin. Nogle eksempler på nødvendige ressourcer inkluderer:
- At lave pasta: vand, pasta, salt, gryde, dørslag, varme, tid
- At lære at køre: køretøj, lærer, tid (både læring og øvelse), kendskab til færdselslove
- At skrive et brev: skrive- og stavefærdigheder, papir, pen eller blyant
- Udførelse af en tromlerulle: trommesæt, trommestikker, lidt erfaring med at spille trommer, tid
Trin 3. Overvej dit publikum
Inden du går videre, bør du tage dig tid til at tænke over, hvem dit publikum er, og hvad de allerede ved om dit emne. Denne viden kan hjælpe dig med at bestemme, hvilke oplysninger du skal inkludere, og hvilke oplysninger du muligvis kan udelade.
For eksempel, hvis du skriver et procesdokument om, hvordan man laver pasta til et generelt publikum, der måske eller måske ikke ved, hvordan man laver mad, vil du sandsynligvis gerne definere udtryk som "al dente" og beskrive, hvad der menes med et " rullende kog.”
Trin 4. Opret en titel
Hvert procesdokument har brug for en klar titel, der forklarer, hvilken proces du beskriver. For at bestemme, hvad du skal kalde dit procesdokument, skal du tænke over, hvad du vil have dine læsere til at lære at gøre. For eksempel kan du kalde dit procesdokument "Lav pasta", "Lær at køre" eller "Skriv et brev".
Brug den tvingende form til din titel og trin. Dit procesdokument skal starte med et nutids -verbum, f.eks. “Lave”, “lave mad”, “lære” eller “skrive”. Du bør fortsætte med at bruge denne tid til at beskrive trinene i din proces
Trin 5. Brug din introduktion til at tiltrække dine læsere
Indførelsen af dit procesdokument vil give dig en chance for at forklare, hvad dokumentet vil tilbyde og tiltrække din læsers opmærksomhed. I din introduktion er det en god idé at skabe en følelse af hastende karakter, så din læser vil læse videre. Prøv at skabe et problem for dine læsere, og tilbyd derefter at løse det.
Når du f.eks. Introducerer et procesdokument, der forklarer, hvordan du laver pasta, kan du sige noget i retning af: “Tilberedning af pasta kan virke let, men det er let at overstege eller undercooke pasta. Dette er et problem, fordi pasta, der er for sej eller for blød, kan være uappetitlig, uanset hvilken slags sauce du lægger på den. Men hvis du laver pasta på den rigtige måde, så vil din pasta være lige så imponerende som din sauce.”
Del 2 af 3: Beskrivelse af din proces
Trin 1. Opdel processen
Tænk over de ting, der skal ske som en del af den proces, du forsøger at beskrive. Skriv så mange dele af processen ned, som du kan for at komme i gang. Dette er en forudskrivningsstrategi kaldet "notering". Når du gør det, skal du prøve at opdele processen i små, letforståelige trin. For eksempel, hvis du vil forklare, hvordan du laver pasta, kan du skrive ned:
- Tag en gryde op og fyld den med vand.
- Sæt gryden på komfuret og tænd varmen.
- Tag pasta ud.
- Tilsæt pasta til vand.
- Skru varmen lidt ned.
- Kog den tid, der er angivet på pakken.
- Hæld pastaen ned i et dørslag i vasken.
Trin 2. Placer dine trin i rækkefølge
Når du har en grundlæggende liste over trin, som dine læsere skal gennemføre, skal du kigge på dem og sørge for, at de er i orden. Overvej om det ville være mere fornuftigt at give et af dine trin tidligere eller senere i sekvensen.
- For eksempel, hvis du beskriver processen med at lave pasta, så tænker du måske over, om det er mere fornuftigt at fortælle læserne at komme ud af pastaen, før eller efter at vandet er opvarmet.
- Hvis den proces, du beskriver, er noget, der er ret kompliceret, eller som du kan undvære at tænke over, så skal du muligvis bruge mere tid på at overveje logikken i dine trin. For eksempel, hvis du er en erfaren trommeslager, der prøver at beskrive, hvordan du laver en tromlerulle, skal du muligvis sætte dig ned ved dit trommesæt og lave et par tromleruller.
- Når du udfører trinene i din proces, skal du tænke over, hvad der sker først, andet, tredje osv. Sammenlign denne sekvens med din trinliste.
Trin 3. Find ud af, om du skal tilbyde yderligere oplysninger
Tænk over processen igen, og prøv at afgøre, om der mangler oplysninger fra processen. Prøv at afgøre, om der er noget, læserne skal gøre, før de kan fuldføre et af dine trin.
- For eksempel kan du råde dine læsere til at indstille en timer, når pastaen tilsættes til vandet. Eller du kan råde læserne til at tjekke et stykke pasta, før du tømmer hele gryden.
- Prøv at aflæse dine trin for en ven for at se, om der er noget, du har savnet. Fortæl ikke noget om det, du har skrevet, bare læs trinene af for en ven og bede om forslag.
Trin 4. Udvid dine trin
Når du har udtænkt en solid sekvens for dine trin, skal du udvide hvert af dine trin. Hvert trin i dit procesdokument bør indeholde nyttige oplysninger til at hjælpe dine læsere med at forstå, hvordan de udfører hvert trin. Prøv at være så detaljeret som muligt.
Når du f.eks. Råder læsere til at komme ud af en gryde og fylde den med vand, skal du sige, hvilken type grydelæsere der skal bruge, og hvor meget vandlæsere der skal tilføjes gryden. Du kan måske fortælle læserne at bruge en stor gryde til at tilberede pastaen og fylde den med 12 kopper vand
Trin 5. Giv eksempler
Eksempler kan hjælpe dine læsere med at få en klarere idé om, hvordan man gør noget, der kan være svært at forstå. Prøv at bruge eksempler, der vil være lette for dine læsere at forholde sig til og forklare, hvordan eksemplet relaterer sig til den proces, du beskriver.
For eksempel, hvis du prøver at forklare læserne, hvor stramt man skal holde en trommestik for at lave en tromlerulle, så kan man bruge eksemplet med at holde en blyant til at beskrive, hvor meget tryk der kræves. Læsere vil være i stand til at forholde sig til at holde en pen eller blyant og bruge den viden til at hjælpe dem med at holde en trommestik den rigtige måde
Trin 6. Giv råd om fejlfinding
Tænk på de almindelige fejl, som folk begår, når de prøver at fuldføre denne proces, og sørg for, at du tager fat på disse almindelige fejl i dit dokument. Du finder muligvis en måde at omforme disse oplysninger til et af dine trin, eller du kan angive disse oplysninger i slutningen af dit dokument.
For eksempel er måske grunden til, at mange mennesker ender med at tilberede deres pasta, fordi de glemmer at indstille en timer. Eller måske kæmper mange mennesker med tromleruller, fordi de holder deres tromlepinde for stramt
Del 3 af 3: Afslutning af dokumentet
Trin 1. Inkluder overgange, hvor det er nødvendigt
Overgange er ord, der hjælper med at forbedre flowet i din skrivning. Overgange kan hjælpe dig med at afklare, hvornår læsere formodes at gøre ting i din proces. For eksempel kan du råde dine læsere til at indstille timeren rigtigt, FØR du tilsætter pastaen til det kogende vand. Eller du kan råde dine læsere til at tage ovnhandsker på og derefter hælde pastaen i dørslaget i vasken. Nogle andre gode overgangsord, der skal bruges i et procesdokument, omfatter:
- Næste
- efter
- først
- sidst
- også
Trin 2. Forenkle dit sprog
Når du beskriver en proces for et stort publikum, er det vigtigt at sikre, at de ord, du bruger, er enkle nok til, at de fleste mennesker kan forstå. Brug af masser af jargon (teknisk sprog) kan gøre det svært for læserne at forstå instruktionerne. Brug et minut på at læse dine instruktioner igennem og se efter måder at forenkle sproget på.
Hvis du skal bruge et specielt ord til at beskrive din proces, skal du sørge for at definere det for dine læsere. Hvis du f.eks. Beskriver, hvordan du laver pasta, skal du forklare, hvad "al dente" betyder
Trin 3. Test processen
Det er vigtigt at sikre, at den proces, du har beskrevet, kan udføres med succes ved at følge dine instruktioner. Prøv at fuldføre den proces, du har beskrevet, ved at følge hvert trin i den rækkefølge, du har placeret dem, og ved kun at bruge de oplysninger, du har inkluderet.
- Når du tester din proces, skal du prøve at identificere oplysninger, der mangler eller noget, der kan være uklart for dine læsere.
- Bed en anden om også at teste din proces. At få en anden til at teste din proces kan sikre endnu mere nøjagtighed i dit procesdokument. Bed en ven eller et familiemedlem om at bruge dine trin til at fuldføre den proces, du har beskrevet.
Trin 4. Formater dit dokument
Afhængigt af hvordan du planlægger at bruge dit procesdokument, skal du muligvis formatere det. Hvis f.eks. Dit procesdokument skal formateres som et essay i MLA -stil til en klasseopgave, skal du gennemgå din instruktørs retningslinjer og sikre dig, at dit dokument opfylder dem. Hvis du bruger dit dokument til et websted, skal du formatere dit dokument for at opfylde dine behov.
