E -mails er en hurtig og nem måde at komme i kontakt med kolleger og andre forretningsforbindelser og er et effektivt værktøj til at planlægge alle slags møder. Uanset om du forsøger at fastsætte en aftale med en kollega, overordnet eller helt fremmed, skal du først formatere e -mailen med en klar emnelinje og brødtekst. Når du har underskrevet din e-mail og sendt beskeden, skal du vente 3-5 dage, før du sender et opfølgende svar.
Trin
Metode 1 af 2: Formatering af e -mailen
Trin 1. Nævn i emnelinjen, som du gerne vil møde
Angiv dit formål klart i emnelinjen i e -mailen, så modtageren ved med det samme, at du gerne vil mødes med dem. Undgå at bruge et vagt sprog som "Møde" eller "Mulig mødetid". Brug i stedet bestemte datoer og tidsrammer i emnelinjen, så din modtager ved, hvad han kan forvente med det samme.
Skriv f.eks. Sådan noget som dette: "Mødeanmodning den 17.5. Kl. 11.00."
Trin 2. Brug en ordentlig hilsen til at starte din e -mail
Prøv at bruge en standard, formel hilsen, når du begynder at skrive din besked. Hvis du når ud til en offentlig embedsmand eller anden fornem person, som du aldrig har mødt, skal du bruge deres fulde titel i overskriften. Hvis du kontakter en kollega eller en overordnet, skal du bruge en æresbevisning som "Mr.", "Mrs.", "Mx." Eller "Miss". Som en tommelfingerregel kan du prøve at bruge hilsener som "Kære", "Hej" og "Hej" for at starte din e -mail.
- Hvis du henvender dig til et generelt kontor eller en gruppe i stedet for en person, skal du i stedet bruge "Til hvem det kan vedrøre".
-
For eksempel, hvis du nåede ud til din overordnede, kan du prøve at udarbejde hilsenen sådan:
“Kære hr. Jackson, Jeg håber, at denne email finder dig godt! Jeg ville kontakte dig i forbindelse med et eventuelt møde.”
Trin 3. Præsenter dig selv, hvis du møder en fuldstændig fremmed
Dediker dit første afsnit til en kort introduktion, hvis du skriver til en offentlig embedsmand eller en anden person, som du aldrig har mødt før. Fokuser på dit navn, position og professionelle forbindelse, så modtageren ved, hvem du er, og hvorfor du når ud til dem. Hvis du kontakter en, du allerede kender, som en chef eller kollega, føler du dig ikke forpligtet til at inkludere et indledende afsnit.
- Din introduktion bør ikke tage lang tid at læse.
-
Prøv at skrive sådan noget:
Kære fru Atkins, Jeg hedder Sarah Clement, og jeg arbejder for Jones County Animal Shelter.
Trin 4. Beskriv årsagen til mødet og dets overordnede betydning
I begyndelsen af e -mailen (efter din introduktion, hvis du valgte at inkludere en), skal du angive den type møde, du gerne vil have med modtageren, og om det vil være en formel eller afslappet affære. Når du har forklaret, hvad mødet er til, skal du uddybe, hvorfor mødet er vigtigt for den opgave, du prøver at fuldføre. Prøv at holde din forklaring kort, da din modtager muligvis ikke har meget tid til at gå igennem din e -mail.
Prøv for eksempel at skrive sådan noget: “Kan du møde mig i næste uge for at diskutere det kommende adoptionsdrev? Da du er den nuværende økonomiske rådgiver for dyrehjemmet, tror jeg på, at du kunne give en masse indsigt i organisationens arbejdsbudget til arrangementet.”
Trin 5. Foreslå et muligt sted og tidspunkt for dit møde
Prøv at tænke på et sted, der er velkendt og let tilgængeligt for modtageren. Hvis du arbejder i samme bygning eller generelle placering som den person, du sender en e -mail til, skal du se, om du kan mødes i en frokostpause. Hvis du og modtageren ikke bor eller arbejder i nærheden, kan du prøve at foreslå en restaurant eller et andet offentligt område, hvor du kan mødes. Nævn desuden en række gange, der fungerer for dig, så modtageren lettere kan fortælle dig, om de er tilgængelige.
- Hvis du begge har travle tidsplaner, kan du overveje at planlægge et telefon- eller videokonferencemøde.
- For eksempel udkast til noget i stil med dette: “Ville du være i stand til at svinge forbi dyrehjemmet nogen tid i denne uge? Jeg vil være i receptionen hver dag fra 9 til 5.”
Trin 6. Bed om, at modtageren svarer på din besked
Da du teknisk planlægger en begivenhed, skal du høfligt bede modtageren svare med deres tilgængelighed. Hvis du kontakter en særligt travl person, skal du huske, at det kan tage en dag eller to at svare. tilbage.
Sig f.eks. Sådan noget: "Hvis du kunne fortælle mig, om du er tilgængelig i næste uge, ville jeg virkelig sætte pris på det!"
Trin 7. Brug hjerteligt lukningssprog, når e -mailen afsluttes
Udkast en afsluttende sætning, der ændrer formålet med din e -mail, så modtageren klart forstår formålet med mødet. Brug en venlig tone til at afmelde din e -mail ved at bruge sætninger som "Med venlig hilsen", "Tak" eller "Bedste ønsker." Efter at have skrevet afmeldingen, skal du efterlade en underskrift under dit navn, som gengiver din position eller nuværende karriere.
- Overfør dit sprog til modtageren. Hvis du taler til en kollega, ville en afmelding som "Vi ses snart" give mere mening end "respektfuldt din." Hvis du kontakter en overordnet, ville "Med venlig hilsen" eller "De bedste hilsner" være mere passende end et tilfældigt tegn som "Vi ses".
-
Skriv f.eks. Sådan noget:
Jeg ser frem til at mødes med dig snart, da jeg ønsker, at dette adoptionsdrev skal være så vellykket som muligt.
Med venlig hilsen
Sarah Clement
Aktivitetskoordinator, Jones County Animal Shelter
Trin 8. Inkluder alle relevante vedhæftede filer, der vedrører mødet
Vedhæft dokumenter, regneark eller andre relevante filer, der kan hjælpe med at forberede modtageren til mødet. Hvis du henvender dig til nogen vedrørende et komplekst emne, skal du inkludere de pjecer eller datablade, der er nødvendige for at hjælpe modtageren med at forstå emnet for mødet.
Hvis du f.eks. Diskuterer budgetændringer for en kommende begivenhed, kan du medtage et regneark over det foregående års budget
Trin 9. Brug professionelt sprog og korrekt grammatik i hele e -mailen
Korrekturlæs din besked for åbenlyse grammatiske fejl og stavefejl, så dit sidste udkast ser så poleret og rent ud som muligt. Fjern også eventuelle forkortelser eller slang, der får meddelelsen til at virke mere afslappet eller vanskeligere at forstå. Hvis dit sidste udkast ikke ser ud og lyder professionelt, tager modtageren muligvis ikke din anmodning seriøst.
Selvom emojis kan være sjove at bruge i tekster og afslappede e -mails, bør du ikke bruge dem til at anmode om et møde
Metode 2 af 2: Opfølgning med modtageren
Trin 1. Udkast til en opfølgende e-mail, hvis modtageren ikke vender tilbage til dig om 3-5 dage
Giv modtageren et par dage til at læse og besvare din anmodning. Hvis du ikke hører tilbage inden for en arbejdsuge, skal du sende personen en hurtig e -mail for at minde dem om, at du venter på et svar. Understrege, at du er taknemmelig for muligheden for at møde dem, og at du er taknemmelig for deres tid.
- Opfølgningsopkald er også en effektiv måde at tjekke ind med den person, du prøver at møde med.
- For eksempel, udkast til noget som dette: “Jeg ville bare følge op med dig i forhold til min mødeindkaldelse. Når du har et frit øjeblik, kan du så fortælle mig, om du er tilgængelig til et møde engang i næste uge?”
Trin 2. Stryg ud over mødets specifikationer i en ekstra e -mail
Forhandle med en andens skema, når de svarer. Bemærk den anden persons tilgængelighed, og bekræft et mødetidspunkt på en dato, hvor I begge er tilgængelige. Prøv at bekræfte en dato og et klokkeslæt inden for 1-2 e-mails for at undgå forvirring og rod i din indbakke.
- Prøv at være så fleksibel som muligt. Hvis du når ud til en travl person, kan de muligvis ikke møde dig med det samme.
- Planlæg ikke et møde i sidste øjeblik. Hvis modtageren har travlt, kan du muligvis ikke blive enige om en dato for at mødes.
Trin 3. Send en påmindelse eller bekræftelse et par dage før mødet
Hvis du gerne vil være ekstra forberedt inden det planlagte møde, kan du prøve at sende en bekræftelses -e -mail til modtageren som en påmindelse. Gør ikke denne e-mail for lang i stedet for, angiv den dag, tid og sted, du planlægger at møde for at dobbelttjekke, at mødet stadig er som planlagt.
-
Skriv for eksempel noget som dette:
Jeg ville bare bekræfte, at vi stadig mødes den 17. maj kl. 11.00 i Jones County Animal Shelter.
