Det er altid frustrerende, når du skal vente på et svar, uanset om det er til en jobsamtale, et forretningsforslag eller bare lægger planer med en ven. At sende en opfølgende e-mail kan være meget effektiv til at få det svar, især hvis du sender din anmodning efter en rimelig ventetid og skriver det klart, kort og respektfuldt. For at forbedre dine odds for succes yderligere skal du gøre så meget af "benarbejdet" som du kan for at gøre tingene lettere for din modtager.
Trin
Metode 1 af 3: Valg af hvornår og hvor der skal sendes opfølgninger
Trin 1. Vent mindst 3 hverdage med at sende en opfølgning
Der er ingen universel regel for, hvor længe du skal vente, før du sender en opfølgende e-mail. En god tommelfingerregel er 3 hverdage, medmindre din kontaktperson oplyste en bestemt dato, da vedkommende ville svare. Vent i så fald mindst 1 hverdag efter denne dato.
- For eksempel, hvis personen sagde, at han ville svare før eller tirsdag den 19., skal du vente til mindst onsdag den 20. med at svare.
- Til opfølgning på jobsamtale er det normalt bedre at vente mindst 5 hverdage.
- Det er ikke nødvendigt kun at tælle arbejdsdage (det vil sige at springe weekender og helligdage over), når du følger op i en personlig egenskab.
- Antag ikke det værste, at du ikke fik jobbet, eller at de ikke er interesseret i dit forretningsforslag-bare fordi du ikke fik et hurtigt svar. Din kontaktperson kan bare have rigtig travlt!
Trin 2. Adressér e -mailen direkte til din kontaktperson
Dette er naturligvis altid tilfældet for personlige e-mails og normalt den bedste strategi til opfølgning af virksomheder. Hvis personen gav dig deres kontaktoplysninger eller inviterede dig til at følge op med dem, skal du altid sende beskeden direkte til dem (og kun dem).
- Hvis personen ikke gav dig deres kontaktoplysninger eller inviterede dig til at følge op med dem, skal du sende din e-mail til din kontaktperson (f.eks. En administrativ assistent eller rekrutteringskoordinator). Anmod i emnelinjen om, at meddelelsen skal rettes til den person, du har behandlet tidligere.
- Hvis du tidligere har haft kontakt med personen via e -mail, skal du bruge de samme "til" og "fra" e -mail -adresser som før.
Trin 3. Send ikke mere end 2 opfølgende e-mails i alt
Det er svært nok at vide, hvornår man skal sende en opfølgning, så hvad med en opfølgning til en opfølgning? Hvis din første opfølgning ikke er besvaret, skal du vente mindst 1-2 hverdage med at sende den anden opfølgning. Hvis denne anden besked ikke bliver besvaret, skal du enten stoppe med at følge op eller kontakte en anden i virksomheden.
- Selvom du kan oprette en ny opfølgende besked, hvis du ønsker det, er det også i orden at sende den samme besked som din oprindelige opfølgning, men tilføje en note øverst som følgende: “(Tom: Jeg sendte denne opfølgning tirsdag, og jeg glæder mig til at høre fra dig om de forretningsmuligheder, vi diskuterede i torsdags. Tak, Jan)”
- Som en tommelfingerregel skal du slet ikke bekymre dig (om ikke at få jobbet osv.), Hvis du skal sende 1 opfølgning. Bare bekymre dig lidt, hvis du skal sende 2 opfølgninger. Begynd at bekymre dig lidt mere, hvis du ikke hører tilbage efter den anden opfølgning!
Trin 4. Forhåndsbehovet for en opfølgning med en taknemail
Det er altid høfligt at sende en tak-e-mail dagen efter ethvert forretningsmøde-især, men ikke kun, en jobsamtale-såvel som efter mange personlige kontaktscenarier. Hvis du folder en opfølgende omtale ind i denne tak, kan du muligvis tilskynde til et svar uden at skulle sende en separat opfølgning et par dage senere.
- Takke-e-mailen kan bruge næsten samme format og indhold som en opfølgende e-mail, bare med lidt mere plads dedikeret til at takke personen og lidt mindre brugt på at anmode om et svar.
- Dette tæller dog ikke som en "officiel" opfølgning, så du kan stadig sende op til 2 "rigtige" opfølgninger, hvis det er nødvendigt!
Metode 2 af 3: Formatering af opfølgende e-mails
Trin 1. Henvis direkte til din tidligere kontakt i emnelinjen
Hvis din emnelinje er vag eller irrelevant, kan din opfølgning ende med at blive læst eller i skraldespanden. Vælg dine ord omhyggeligt, så emnelinjen straks og eksplicit forbindes til din interaktion med modtageren.
- En strategi er at tilføje “RE:” til en beskrivelse af din tidligere interaktion, så den lyder som en fortsættelse af den begivenhed: “RE: Interview fredag 9/23 kl. 11”.
- En anden mulighed er at inkludere dit navn, en kort og direkte beskrivelse og årsagen til din e-mail: "Terry Regula 9/23 interviewopfølgning."
- Antag aldrig, at personen vil genkende din e -mail -adresse og åbne meddelelsen. Brug emnelinjen til din fordel.
Trin 2. Navngiv modtageren i din hilsen, og tak dem ved din afslutning
Selvom du kan være passende uformel til en personlig opfølgende e-mail, bør en virksomhedsopfølgning afbalancere respektfuld formalitet og den fortrolighed, der er produceret af din tidligere interaktion. I de fleste tilfælde kan du for eksempel hilse på personen ved fornavn-så længe de præsenterede sig selv som "Joe Selmon" eller sagde "kald mig Barb."
- Din hilsen kan typisk se sådan ud: "Dear Joe" eller "Dear Barb", medmindre du føler mere formalitet er passende: "Dear Mr. Selmon" eller "Dear Dr. Bennet."
- Til afslutningen skal du takke dem en sidste gang og bruge dit for- og efternavn: "Tak, Steve Caraway."
Trin 3. Brug ikke mere end 3-4 afsnit, der hver er 2-3 sætninger lange
Når det kommer til at skrive opfølgninger, skal du komme til sagen og komme hurtigt derhen! Dette betyder ikke, at du kun skriver en enkelt sætning, men det betyder, at du opretter en strømlinet e -mail uden overflødigt indhold. Opret magre, rene afsnit efter følgende linjer (eller lignende):
- Hilsen
- Afsnit 1: en tak og en klar erklæring om, at du følger op.
- Afsnit 2: en hurtig oversigt over detaljerne i din kontaktperson.
- Afsnit 3: en hurtig bekræftelse af din interesse eller iver.
- Afsnit 4: en erklæring om, at du "glæder dig" til en opdatering, eller at den "ville blive værdsat."
- Lukning
Trin 4. Angiv alle relevante oplysninger, som modtageren har brug for
Sørg for, at den anden person skal gøre så lidt som muligt for at give dig en opfølgning. Den eneste grund til, at de ikke er kommet tilbage til dig endnu, er sandsynligvis fordi de har haft travlt. Så hvis de skal kigge tilbage gennem deres noter eller filer for at få oplysninger om din tidligere interaktion, er de mere tilbøjelige til at beslutte, at det heller ikke er deres tid værd at vende tilbage til dig nu.
- Hvis du havde et interview, skal du nævne den specifikke dato og klokkeslæt, stillingens navn og enten en meget hurtig opsummering af interviewet eller en udvalgt anekdote eller episode fra det. For eksempel:”Jeg skriver til opfølgning på vores interview sidste mandag den 23. kl. Du husker sikkert, at jeg var så ivrig efter at tale om salgsansvarlig stilling, at jeg næsten spildte min kaffe på dit skrivebord!”
- Sørg for at give klare oplysninger for hver kontaktform, du vil have dem til at bruge: e -mail, telefon/tekst, mail osv.
Metode 3 af 3: At være klar, kortfattet og respektfuld
Trin 1. Tak modtageren, og angiv, at du følger op lige i starten
Begrav ikke, at du skriver en opfølgning midt i e-mailen. Lad i stedet personen vide med det samme, hvorfor du når ud til ham-og vis dem lidt påskønnelse, mens du er i gang med det!
Prøv sådan noget: “Tak igen fordi du tog dig tid til at mødes med mig i torsdags. Jeg skriver for at følge op på det møde og dine tanker om mit forslag.”
Trin 2. Genoptag din interaktion, og bekræft hurtigt din interesse
Giv personen en opfriskning af din tidligere kontakt, især i et forretningsscenario, når du ved, at den anden person har håndteret mange interviews, møder og så videre. Sørg for, at de straks husker, hvem du er, og hvad du diskuterede.
For eksempel: "Det var en fornøjelse at præsentere min plan for at strømline dine faktureringsoperationer, og jeg håber, at du deler min entusiasme for at arbejde sammen om at implementere den."
Trin 3. Vær direkte og høflig, ikke nøjeregnende, undskyldende eller passiv-aggressiv
Skam dig ikke over at følge op! Det er en god ting at bekræfte din interesse og dit ønske om at vide, hvor du står, så længe du gør det høfligt og respektfuldt. Husk, at du ikke skylder et svar på dine vilkår, men lav en anmodning, ikke et krav.
- Brug en tone som denne: "Jeg glæder mig til at høre, hvor jeg står i forhold til samfundets opsøgende position."
- Vær ikke nøjeregnende: "Du lovede et svar inden i går, og jeg skal høre fra dig hurtigst muligt."
- Vær heller ikke passiv-aggressiv: "Jeg antager, at jeg ikke fik jobbet, da du aldrig kom tilbage til mig, men jeg vil gerne have bekræftelse på det."
Trin 4. Vis og fortæl modtageren, at du værdsætter deres tid
At bruge en klar emnelinje og komme til punktet i din e -mail med det samme viser respekt for den andens tid. Det er også en god idé specifikt at angive en eller to gange i meddelelsen, at du værdsætter den tid, de bruger dig. Over-gør det med smiger er ikke nødvendigt eller endda nyttigt, men at vise en vis respekt forbedrer altid dine chancer for et hurtigt svar.
- For eksempel: "Jeg ved, at du virkelig har travlt på denne tid af året, og jeg sætter pris på den tid, du har brugt på at interagere med mig."
- Eller:”Tak igen fordi du tog dig tid til at besvare mine spørgsmål i torsdags. Jeg har bare endnu en hurtig anmodning.”
- Hvis personen har haft for travlt til at komme tilbage til dig, er det en fantastisk måde at få dem til at reagere på at vise og fortælle, hvor meget du værdsætter deres tid.
