Hvis du mangler plads i din IBM Notes -e -mail, men ikke er klar til at slette e -mails, kan du overveje at arkivere dem. Arkivering af e -mails betyder at kopiere meddelelser til en anden placering på din computer. Lær at arkivere IBM Notes for at frigøre plads på din konto, mens du gemmer de originale e -mails. Det hjælper også din computer og software med den bedste ydeevne.
Trin
Trin 1. Begræns din mailfilstørrelse
Behold din mailfilstørrelse mindre end 500 MB. (Nogle organisationer kan kræve en strengere begrænsning, f.eks. 200 MB.)
- Kontroller din datastørrelse ved at gå til Filer, Database, Egenskaber. I Lotus 8 skal du gå til Filer, Programmer, Egenskaber.
- Klik på fanen "i". Tallet efter "Diskplads" er, hvor mange data du aktuelt har om IBM Notes.
Trin 2. Lær din organisations forudbestemte indstillinger
Hvis du bruger IBM Notes til skole eller arbejde, er der muligvis allerede arkivindstillinger på plads. Dette hjælper organisationer med at kontrollere mængden af e -mails pr. Bruger samt den generelle ydeevne af computere i organisationen. Hvis arkivindstillinger allerede er etableret, skal du tale med dine tekniske systempersonale for at se, om de kan ændres.
Trin 3. Bestem dine ønskede arkivindstillinger
Du kan arkivere alle IBM Notes -mails eller vælge bestemte. Du skal også beslutte, hvor ofte du vil have IBM Notes arkiveret.
- Åbn det relevante program (Mail).
- Gå til Handlinger, Arkiv, Indstillinger.
- Gå til fanen Kriterier, og kontroller, at "Standard for senest ændret" er valgt.
- Klik på "ok" for at gemme ændringer.
- Sørg for, at kriterierne er aktiveret.
Trin 4. Planlæg automatiske arkiver
Planlægning af automatiske arkiver sikrer, at du arkiverer regelmæssigt og konsekvent. Det sparer dig også tid.
- Åbn det relevante program (Mail).
- Gå til Handlinger, Arkiv, Indstillinger.
- Gå til fanen Planlæg. Sørg for, at "Planlæg arkivering" er valgt.
- Vælg det passende tidspunkt og den dag, du vil have din computer til at arkivere dine filer.
Trin 5. Arkiver IBM Notes manuelt
Selvom du planlægger automatisk arkivering, kan du til enhver tid stadig arkivere manuelt.
- Åbn det relevante program (Mail).
- Åbn den mail eller mappe, du gerne vil arkivere.
- Gå til Handlinger, Arkiv, Arkiver nu.
- Klik på Ja for at arkivere i henhold til dine forudbestemte indstillinger.
Trin 6. Arkiver ved hjælp af træk og slip -metoden
Dette er simpelthen en anden måde at arkivere IBM Notes manuelt.
- Åbn det relevante program (Mail).
- Åbn den mail eller mappe, du gerne vil arkivere.
- Vælg den eller de relevante meddelelser.
- Træk meddelelsen / beskederne til det påkrævede arkiv i din navigationsrude.
Trin 7. Se arkiverede meddelelser
Selvom du har arkiveret en e -mail, skal du muligvis stadig få adgang til den fra tid til anden. Din arkivfil vil efterligne de mapper, du har konfigureret på din IBM Notes -konto. Alt vil forblive organiseret, som du har designet det til.
- Åbn det relevante program (Mail).
- Klik på Arkiv i din navigationsrude.
- Vælg det relevante arkiv (dvs. Standard for sidst ændret).
Tips
- Sikkerhedskopier vigtige e -mails. Hvis du har vigtige e -mails i IBM Notes, skal du sørge for at kopiere disse til et andet sted, f.eks. En cd eller dvd. Dette giver dig en ekstra kopi, hvis der sker noget med serveren eller den kopi, der er gemt på din personlige computer.
- Slet gamle og unødvendige meddelelser, især hvis de indeholder vedhæftede filer. Dette hjælper også med at reducere din datastørrelse og hjælpe din computers ydeevne.
