Sådan arkiveres dokumenter: 6 trin (med billeder)

Indholdsfortegnelse:

Sådan arkiveres dokumenter: 6 trin (med billeder)
Sådan arkiveres dokumenter: 6 trin (med billeder)

Video: Sådan arkiveres dokumenter: 6 trin (med billeder)

Video: Sådan arkiveres dokumenter: 6 trin (med billeder)
Video: How to cancel your Adobe trial or subscription 2024, Marts
Anonim

Arkivering er opbevaring eller opbevaring af oplysninger. Organisationer konverterer papirdokumenter til digitalt hver dag for at øge levetiden for dokumenter. Det, kombineret med den enorme mængde data, der genereres af computere i dag, betyder, at arkivering af dokumenter kun vil vokse i betydning. Hvis du ved, hvordan du arkiverer dokumenter, kan du frigøre plads, så din computer håndterer aktuelle dokumenter mere effektivt.

Trin

Arkivér dokumenter Trin 1
Arkivér dokumenter Trin 1

Trin 1. Arkiver dokumenter i en zip -fil

Især nyttigt med vigtige, men sjældent nødvendige filer, zip -filer reducerer den plads, dokumenter optager på din harddisk.

  • Fremhæv ganske enkelt filer, som du vil konvertere til et zip -format.
  • Højreklik med musen, og vælg derefter "Send til".
  • Du vil sende filerne til en "Komprimeret (zippet) mappe."
  • Kontroller, at filerne faktisk er der ved at dobbeltklikke på zip-mappen. Hvis de er, kan du derefter slette de originale filer.
Arkivér dokumenter Trin 2
Arkivér dokumenter Trin 2

Trin 2. Migrer dine dokumenter til et separat lagringsmedium

Populære valg til digital arkivering er eksterne bånddrev, eksterne harddiske eller tommelfinger -drev.

Arkivér dokumenter Trin 3
Arkivér dokumenter Trin 3

Trin 3. Sikkerhedskopier dokumenter til en cd eller dvd, hvis du har en cd- eller dvd -optager

Sikkerhedskopier er en anden måde at arkivere, selvom du sikkert kender denne metode med et andet navn - brænding af en disk. For eksempel bruger Windows et Live File System og et Mastered -format (bedre til kompatibilitet på andre enheder) til kopiering af filer til cd'er eller dvd'er.

  • Indsæt en skrivbar cd eller dvd i din computers cd- eller dvd -optager til live -filsystemet.
  • Når dialogboksen vises, skal du klikke på "Brænd filer til datadisk".
  • Navngiv disken, og klik derefter på "Næste".
  • Vent på en tom mappe, før disken vises. Det betyder, at disken er formateret og klar til at kopiere filer.
  • Åbn mappen med de dokumenter, du vil arkivere, og træk filerne ind i den tomme diskmappe.
  • For det mestrede format skal du indsætte en skrivbar cd eller dvd i en computers cd- eller dvd -optager.
  • Når dialogboksen vises, skal du klikke på "Brænd filer til datadisk".
  • Navngiv disken, og klik på "Vis formateringsindstillinger".
  • Vælg "Mestret" og klik på "Næste".
  • Vent på en tom mappe, før disken vises. Det betyder, at disken er formateret og klar til at kopiere filer.
  • Åbn mappen med dokumenter, du vil arkivere, og træk disse filer til den tomme diskmappe.
Arkivér dokumenter Trin 4
Arkivér dokumenter Trin 4

Trin 4. Send dokumenter til offsite storage

  • Ud over at fungere som en placering for arkiverede filer, beskytter sikre offsite -lagringssteder data mod katastrofer som f.eks. Brand og harddiskfejl.
  • Da så mange virksomheder tilbyder denne service, skal du kontakte et firma direkte for at få nærmere oplysninger om, hvordan de fungerer, og hvilke garantier der er inkluderet i arkivering af dokumenter offsite.
Arkivér dokumenter Trin 5
Arkivér dokumenter Trin 5

Trin 5. Brug software til digital arkivering

  • En af de mest kendte metoder til at bevare et dokuments udseende er ved at oprette en PDF -fil. Denne software - som er kendt som Adobe Acrobat - tilbydes af Adobe og gør det let at konvertere dokumenter til PDF -format fra forskellige softwareprogrammer. Der er også flere gratis programmer, der vil oprette disse filer.
  • Det faktum, at specifikationer er offentlige, betyder, at fremtidige versioner af Adobes software vil kunne læse tidligere versioner af dokumenter.
  • Derudover er PDF -læsere let tilgængelige som gratis download fra Adobes websted.
Arkivér dokumenter Trin 6
Arkivér dokumenter Trin 6

Trin 6. Hold dig opdateret med teknologi til at arkivere dokumenter

Med den hurtige udfoldelse af teknologi kan det, der er aktuelt i dag, være forældet i morgen. Dette kan være et problem ved overførsel af arkiverede filer til et nyt system.

Tips

  • Katalogiserede arkiverede filer, så du eller andre mennesker vil kunne finde nødvendige filer over tid. Dette kan være så simpelt som at navngive filer eller mapper med indholdsnavn og de datoer, filerne omfatter. Hvis du f.eks. Arkiverer forretningsrekorder, kan du navngive en mappe "Forretningsfiler 1. kvartal 1997." I større systemer bruger arkiver sandsynligvis metadata til katalogiseringsformål.
  • En anden grund til at arkivere filer er, at der nogle gange er lovkrav, der nødvendiggør lagring af oplysninger.

Advarsler

  • Multimediedata er ofte knyttet til specifik hardware eller software og er muligvis ikke tilgængelige uden for proprietære systemer.
  • En fare er risikoen for filkorruption. Sørg for at bruge et godt testet system til at sikkerhedskopiere dine oplysninger.
  • Hvis du ikke har et system til arkivering af dokumenter, kan det føre til utilsigtet tab af filer, især hvis de slettes ved en fejl.

Anbefalede: