E -mail -emnelinjer er ofte det, læserne bruger til at beslutte, om de vil åbne din e -mail. Disse mellemrum skal udfyldes med et kort, præcist og detaljeret sprog for at forhindre din modtager i at slette din e-mail uden selv at læse den. Hvis du angiver præcis, hvorfor din læser skal have lyst til at se, hvad du har at sige ved at bruge detaljer i dine emnelinjer, bør du nyde hurtigere og hyppigere svar på dine e -mails.
Trin
Del 1 af 3: Formatering af dine emnelinjer
Trin 1. Undgå at efterlade emnelinjen tom
Når du vælger ikke at inkludere en emnelinje, udnytter du ikke den mulighed, det giver for at trække din læser til. At have en tom emnelinje får dig også til at se doven ud. Vigtigst af alt, det får bestemt ikke din læser til at føle, at de skal åbne eller svare på din e -mail hurtigt.
Trin 2. Skriv din emnelinje, før du skriver din e -mail
Din emnelinje kan føles som en eftertanke, der ikke er så vigtig som det faktiske indhold i din e -mail. Da det er det første din læser ser, er det dog lige så kritisk - hvis ikke mere! - som det der er indeni. For at sikre, at du bruger nok tid og opmærksomhed på din emnelinje, skal du skrive det, før du skriver noget andet.
Trin 3. Følg standardregler for store bogstaver for at undgå sjusk
Medmindre du sender en hurtig note til en, du kender godt, bør du behandle dine e -mails som formel kommunikation. Store bogstaver i dine emnelinjer på samme måde, som du ville bruge titlerne på dine præsentationer.
Husk et par grundlæggende regler for at hjælpe dig med at udnytte korrekt. For eksempel skal du altid bruge de første og sidste ord i dine emnelinjer med store bogstaver. Du bør også altid versere substantiver (bjerg, præsentation, bygning), pronomen (han, hun, de), verber (gå, skift), adverbier (hurtigt, langsomt) og adjektiver (sjusket, fremragende). Du bør ikke anvende store bogstaver i artikler (a, an, the), prepositioner (ind, ud) eller koordinere konjunktioner (og, men)
Trin 4. Undgå at behandle dine emnelinjer som komplette sætninger
Selvom dine emnelinjer skal være grammatisk korrekt, skal du se dem som titler frem for sætninger, der altid har brug for tegnsætning. Dine emnelinjer behøver ikke være begrænset med et punktum, spørgsmålstegn eller udråbstegn.
- Vær opmærksom på, at nogle spamfiltre automatisk skifter e -mails med punkterede emnelinjer til uønsket mailfilter.
- Du vil måske lejlighedsvis bruge et spørgsmålstegn til at fange din læsers opmærksomhed. Overbrug ikke denne strategi.
- Forbind flere sætninger i emnelinjer med streger. For eksempel indeholder emnelinjen: "Planlagt møde til tirsdag - dit fremmøde kræves", indeholder to forskellige sætninger, der er forbundet med et bindestreg.
Trin 5. Hold dine emnelinjer under omkring 50 tegn
Dine emnelinjer skal være så korte som muligt. Dette kan lejlighedsvis kræve, at du udelader nogle detaljer til fordel for andre. Det er vigtigst, at din læser ved, hvad de skal gøre ved, så snart de læser din emnelinje.
Det er muligvis ikke altid muligt at beholde dine emnelinjer på eller under 50 tegn. Nogle gange går du cirka ti tegn over. Hvis du begynder at skyde efter reglen på 50 tegn, begynder du dog automatisk at skrive kortere emnelinjer
Trin 6. Sæt vigtige ord først for at fange læserens opmærksomhed
Hvad disse ord er, vil variere afhængigt af formålet med din e -mail. Dit navn og din titel skal muligvis komme først i nogle e -mails, mens den handling, der kræves af dig eller læseren, kan være foran i andre. Tænk over, hvad der vil gøre din læser mest tilbøjelig til at åbne din e -mail, og sæt de ord, der svarer til dette emne, helt i begyndelsen af emnelinjen.
Generelt bør du starte din emnelinje med et ord, der angiver, hvorfor du kontakter din læser. Hvis du for nylig har ændret kontorets regler, for eksempel, skriver du: "Ændrede virksomhedsregler - har brug for din anmeldelse i dag."
Trin 7. Vælg bestemte substantiver og verber for at kommunikere e -mailens formål
Inkluder ikke vage eller uklare substantiver og verber i din emnelinje. Brug i stedet ord, der specifikt angiver, hvad du ønsker fra din læser. Dette vil reducere længden af din emnelinje, mens du stadig giver de detaljer, du har brug for i din emnelinje.
I stedet for: "Kontakt dig for at tjekke nye oplysninger", skriv: "Reviderede HR -regler - kræver godkendelse inden onsdag." I den anden version af emnelinjen har du præciseret, hvad den "nye information" er, og hvorfor du kontakter læseren. Du har korrigeret enhver forvirring om, hvorvidt modtageren skal læse e -mailen, og hvad de skal gøre, når de åbner den
Del 2 af 3: Angivelse af detaljer i dine emnelinjer
Trin 1. Angiv formålet med din e -mail
Fortæl læseren, hvorfor du kontakter dem. Vær så specifik som muligt. Dette vil hjælpe læseren med det samme med at vide, om de skal åbne din besked.
- En emnelinje, der beder om et anbefalingsbrev eller en henvisning, kan se sådan ud: "Anmodning om reference til Tamara G. senest fredag den 6/2."
- Hvis du tilbyder din læser en fordel, kan du prøve noget i stil med: "Skift din olie med Jim's 50% rabat kun i denne uge."
Trin 2. Skriv, hvilken handling du vil have din læser til at foretage
Så snart de ser din e -mail, vil din læser gerne vide, hvad de skal gøre. Hvis du har denne viden med det samme, vil din læser forberede sig på at kigge efter yderligere detaljer i indholdet af din note.
I stedet for at skrive "Reaching for a Favor", lav din emnelinje: "Har brug for din hjælp til at skrive projektforslag i næste uge." Dette lader læseren ikke kun vide, at du beder om hjælp, men forklarer også præcis, hvad du håber, at læseren vil gøre for dig
Trin 3. Angiv en deadline, så læseren ved, hvornår han skal svare
Hvis du ikke giver læseren besked, når du har brug for dem til at handle eller svare, åbner de muligvis ikke din e -mail før i morgen, i næste uge eller endda i næste måned. Dette er ikke fordi din læser ikke vil hjælpe dig. De fleste mennesker modtager titusinder eller endda hundredvis af e -mails om dagen, så e -mails uden klare deadlines går let tabt i flokken.
Hvis din e -mail er særlig vigtig og har brug for øjeblikkeligt svar, kan du bruge ordene "Hastende", "Kritisk" eller "Nødvendigt svar" for at lade din læser vide, at de skal være særlig opmærksomme på denne note
Trin 4. Angiv, hvem du er, hvis læseren ikke allerede kender dig
Nogle gange sender du en e -mail til folk, du aldrig har mødt før. I disse tilfælde kan det være vigtigt for dig at give din læser din titel, virksomhed eller navn, så de har en grund til at åbne din note. Ellers ser du ud til at være bare en tilfældig person, hvis e -mail kan gå direkte til papirkurven!
Måske er du en elev, der kommer i kontakt med en lokal politiker til et skoleprojekt. Skriv: "High School Senior anmoder om interview til projekt, der skal betales 6/24."
Trin 5. Nævn at møde læseren, hvis de er en nylig bekendt
Du kommer muligvis i kontakt med denne person, fordi du lige har mødt og håber at udvikle et tættere forhold til dem. Jog deres hukommelse i emnelinjen, så de husker at møde dig. Det er mere sandsynligt, at de opretter en opfølgning, hvis de husker dit tidligere møde.
Måske havde du en kort diskussion på en konference eller middag om nogle af dine fælles interesser. Lav din emnelinje: "Opfølgning på vores chat på Writers 'Conf, 4/30."
Trin 6. Navngiv din gensidige kontakt, hvis du bliver introduceret til læseren
Hvis en anden sætter dig i kontakt med din modtager, er det vigtigt, at du præciserer dette. Din læser vil meget mere sandsynligt åbne en e -mail med en emnelinje, der indeholder navnet på en, de kender, frem for en anonym person, som de aldrig har mødt. Din læser kan også vælge at kontakte din gensidige kontakt for at bekræfte introduktionen.
Skriv f.eks. "Dr. Smith's Student @ Hopkins, anmoder om møde i næste måned."
Del 3 af 3: Effektivisering og korrekturlæsning af dine emnelinjer
Trin 1. Brug simpelt sprog for at undgå forvirring
Du vil ikke have, at din læser har problemer med at forstå din emnelinje. Undgå at bruge alt for lange ord og komplekst ordforråd. Lad som om, at du sender din e -mail til en mellemskole, og spørg dig selv, om de kunne forstå hvert ord i emnelinjen.
Undgå at bruge uklart ordforråd, når et enklere ord vil gøre. Vælg: "Nye kontoregler - Gennemgå og svar hurtigt", i stedet for "Nye kontoregler - Gennemgå og svar med alacrity." "Hurtigt" og "med lethed" betyder det samme, men den første mulighed er mindre afskrækkende og forvirrende
Trin 2. Brug symboler og forkortelser til at forkorte emnelinjer
Mange ord kan forkortes uden at forlade læseren forvirret. Brug kun almindelige forkortelser og symboler, og læs over din emnelinje for at sikre, at der ikke er forvirring om din e -mails formål.
For eksempel kan alle ugens dage forkortes. "@" Er et almindeligt symbol for "at." Du kan også bruge "RE:" til at betyde "om." "EOM" kan bruges til "slut på meddelelse", og "EOD" kan stå i "slutningen af dagen."
Trin 3. Kontroller stave- og grammatiske fejl
Ligesom enhver anden del af din e -mail skal din emnelinje være fri for fejl. Dette vil sikre, at du ikke ser uprofessionel eller doven ud lige fra flagermuset, før din læser overhovedet har mulighed for at åbne din note.
- E-mail stavekontrol dækker muligvis ikke emnelinjerne, så vær særlig forsigtig med stavefejl. Hvis du er bekymret, skal du kopiere og indsætte emnelinjen i et Word- eller Google -dokument og køre stavekontrol der.
- Din emnelinje behøver muligvis ikke at være en komplet sætning. Undgå dog almindelige grammatiske fejl som forveksling af "de er", "deres" og "der" eller "du er" og "din".
Trin 4. Læs dine emnelinjer højt for at kontrollere klarheden
Den bedste måde at sikre, at dine emnelinjer er enkle, præcise og korrekt skrevet, er at læse dem højt for dig selv. Når du hører dine ord talt, vil du fange fejl, som du ikke ville have gjort, hvis du lige havde kontrolleret dem på skærmen.
Hvis du er på et offentligt sted, skal du læse ordene blidt under vejret
Advarsler
- Skriv ikke rutinemæssige e -mail -emnelinjer med udråbstegn !!! eller alle CAPS. Du mister troværdighed.
- Start aldrig en sætning i emnelinjen, som du afslutter i indholdet af din e -mail. For eksempel vil du ikke skrive "Beder dig om en tjeneste, som jeg gerne vil have du …" i emnelinjen, og derefter åbne e -mailen med "gør inden fredag."
