En kundedatabase kan fjerne en masse papirarbejde til en virksomhed og levere et enkelt lager til værdifuld klientinformation, der kan bruges af salgsteam, kundesupportpersonale og endda regnskabsteamet. Selvom det er muligt at købe softwareprodukter, der leverer grundlæggende formater til denne type database, kan tilpassede databaser oprettes ved at have et par grundlæggende oplysninger om form og funktion i tankerne.
Trin
Trin 1. Køb software til oprettelse af database
Vælg et produkt, der er kompatibelt med tekstbehandlingen og andre softwareværktøjer, der bruges i virksomheden. Dette vil gøre det lettere at importere eller eksportere data fra andre kilder, hvilket gør det muligt at undgå at indtaste en stor mængde data i den nyoprettede database.
Trin 2. Bestem hvilken type information, der vil blive opbevaret i kundedatabasen
De fleste designs vil indeholde oplysninger som firmanavn, postadresse, fysisk adresse, kontaktnavn, telefon- og faxnumre og e -mail -adresser. Yderligere data, såsom oplysninger om kontraktvilkår, priser og noter om afventende opgaver, der er knyttet til hver klient, er ofte inkluderet i de data, der indsamles og vedligeholdes i denne type elektroniske ressourcer.
Trin 3. Overvej de mulige anvendelser for databasen
Sammen med at tilvejebringe en centraliseret ressource til at hente vigtige data, tænk i form af hvilke typer rapporter der kan oprettes ved hjælp af dataene, eller om databasen er beregnet til brug som en ressource til at generere postetiketter, e -mail -lister eller endda lister, der skal bruges i faxudsendelse. At have dette i tankerne hjælper med at bestemme, hvordan man navngiver hvert af de felter, der vil indeholde data, og letter processen med at oprette rapportformater, der trækker fra disse felter.
Trin 4. Organiser datafelterne
Opret en simpel skabelon, der følger en logisk sekvens, når det kommer til indtastning af navne, adresser og andre kontaktoplysninger. Dette gør det lettere at flytte fra det ene felt til det næste med et minimum af afbrydelse og afslutte indtastningen af en ny kunderekord inden for en rimelig periode.
Trin 5. Angiv godkendelser på hvert af felterne
Dette omfatter at identificere, hvilke felter der vil blive inkluderet i rapportformater, samt hvilke der kan tjene som grundlag for at sortere eller søge i databaseposterne. Tildeling af de rigtige autorisationer til hvert felt vil fremskynde hentning af de rigtige data, når og efter behov.
Trin 6. Forbered rapportformater
Et par grundlæggende formater, der kan bruges ofte, vil ofte være tilstrækkelige, selvom centrale brugere kan få mulighed for at oprette tilpassede rapporter, der indeholder felter, der er relevante for brugerens jobposition og adgangsniveau til kundedata.
Trin 7. Opret loginoplysninger og adgangsrettigheder
En brugbar kundedatabase indeholder muligheden for at oprette loginoplysninger, der kun tillader autoriserede medarbejdere at få adgang til oplysningerne. At gå videre og tildele forskellige rettighedsniveauer sikrer, at hver bruger er i stand til at se, ændre og indtaste data, der er relevante for hans eller hendes jobansvar, men ikke er i stand til at se andre oplysninger, der kan bruges til andet personale.
Trin 8. Gennemgå og test kundedatabasen før frigivelse
Prøv at bruge betaversionen med en lille gruppe medarbejdere for at sikre, at hver af funktionerne fungerer som planlagt. Brug resultaterne fra denne testgruppe til at udjævne eventuelle problemer med ydeevne, format og brugervenlighed. Når alle problemerne er løst og løst, kan den endelige version rulles ud til hele virksomheden.
Tips
- Prøv at designe databasen, så der er plads til at tilføje flere felter eller funktioner, efterhånden som virksomhedens behov ændres. Dette vil gøre det muligt at fortsætte med at bruge produktet i en årrække uden at skulle udskifte det med et mere robust produkt.
- Det er ikke usædvanligt, at en ny kundedatabase tager lang tid at udvikle. Selv når du bruger software, der muliggør let udførelse af en række opgaver, kan det tage uger at komme frem til det ideelle format.
