Brug stavekontrolværktøjet til at kontrollere, om der er korrekt tegnsætning i Microsoft Word. Find det ved at trykke på F7 (i Windows), klikke på det lille bogikon langs nederste kant af skærmen eller klikke på "Stavning og grammatik" under fanen Gennemgang. Du kan også køre dokumentet manuelt ved at højreklikke på ord, der automatisk er blevet understreget med røde eller grønne hvirvler.
Trin
Metode 1 af 3: Kontrollerer manuelt
Trin 1. Se over dit dokument for røde og grønne understregninger
Hvis der er en rød snirklet streg under et ord, staves det ord forkert. Hvis der er en grøn snirklet streg under en sætning eller sætning, betyder det, at sætningen er grammatisk eller syntaktisk forkert. Du behøver ikke at køre stave- og grammatikværktøjet - disse markører skal vises af sig selv, når du laver fejl. De fleste versioner af Word vil automatisk korrigere let stavede ord, men du skal muligvis selv ordne tegnsætningen.
Der skal være et lille billede af en bog langs bunden af siden, tæt på nederste venstre hjørne. Hvis der er tjek på det, er der ingen fejl i dokumentet. Hvis der er et rødt X, skal du klikke på bogen. Programmet vil trække forskellige fejl og foreslåede rettelser frem
Trin 2. Højreklik for at se forslag
Når du højreklikker på det rød-understregede ord eller den grønne understregede sætning, vises en menu med handlinger og forslag. Du bør se en liste over foreslåede "korrekte alternativer" til dit ord eller din sætning. Du har også mulighed for at Ignorer eller Ignorer alle.
Hvis du f.eks. Skrev "hvad", giver Word dig mulighed for at rette ordet til "hvad" - sammen med "hvad", "hvetter", "hvide" og "hvede"
Trin 3. Vælg den rigtige løsning
Klik på forslaget, der virker rigtigt, og programmet vil automatisk erstatte det stavede ord med det korrekte modstykke. Igen - hvis du ikke er sikker, skal du køre en websøgning for at finde den rigtige stavning for det omtvistede ord.
Trin 4. Prøv at lære den korrekte tegnsætning
Læg mærke til, hvilke ord du konsekvent stavefejl. Prøv at lære af dine fejl, så du laver færre af dem. Indstil hensigten med at øve din stavning, og prøv at fange dig selv, når du smutter. Hvis du har særlige problemer, kan du overveje at bruge flashkort eller en flashcard -app til at træne dig selv i korrekt brug af tegnsætning.
Metode 2 af 3: Ændring af grammatikindstillinger
Trin 1. Naviger til dialogboksen Grammatikindstillinger
I Word skal du klikke på fanen "Fil" og derefter på "Indstillinger". Klik derfra på "Korrektur". Vælg "Indstillinger" fra listen herunder "Når du retter stave og grammatik i Word." Når du er her, kan du fortælle stavekontrol at passe på flere almindelige tegnsætningsfejl: udelade et komma før det sidste element på en liste, skrive tegnsætning uden for anførselstegn og efterlade for mange eller for få mellemrum mellem sætninger.
Trin 2. Kontroller, om der er et komma, før det sidste listeelement
Dette kaldes ofte Oxford Comma, og du vil måske eller måske ikke have det på dine lister. Vælg en af følgende indstillinger i menuen Grammatikindstillinger under "Komma påkrævet før sidste listeelement":
- Kontroller ikke: Vælg "Kontroller ikke", hvis du ikke vil have grammatik-checkeren til at markere eventuelle sætninger baseret på kommaer.
- Aldrig: Grammatikkontrollen markerer sætninger, der har komma før det sidste element på en liste. F.eks. Mens jeg gik gennem junglen, så jeg en løve, en tiger og en tukan.
- Altid: Word giver dig besked om sætninger, der mangler det sidste komma. F.eks.: Mens jeg gik gennem junglen, så jeg en løve, en tiger og en tukan.
Trin 3. Hold øje med tegnsætning uden for citater
Vælg en af følgende under "Tegn som kræves med anførselstegn":
- Kontroller ikke: Word markerer ingen sætninger baseret på interaktion mellem citater og tegnsætninger.
- Inde: Word markerer sætninger inde i anførselstegn, når et tilsvarende komma er uden for anførselstegnene. Denne sætning ville blive markeret: George kaldte skuespilleren en "diva", men han beundrede hemmeligt hendes panache.
- Udenfor: Word markerer sætninger inde i anførselstegn, hvor det tilsvarende komma også er inden for anførselstegnene. Denne sætning ville blive betragtet som forkert: George kaldte skuespilleren en "diva", men han beundrede hemmeligt hendes panache.
Trin 4. Kontroller mellemrum mellem sætninger
Word kan markere sætninger, der har for mange eller to få mellemrum efter sig. Vælg en af disse muligheder:
- Kontroller ikke: Vælg "ikke tjek", hvis du ikke vil have, at grammatikkontrollen markerer sætninger for deres mellemrum.
- 1 (mellemrum): Word markerer alle sætninger med mere end et mellemrum mellem dem og den følgende sætning.
- 2 (mellemrum): Grammatikkontrollen markerer sætninger, der enten har et enkelt mellemrum eller mere end to mellemrum efter perioden.
Metode 3 af 3: Brug af stavekontrol
Trin 1. Åbn det Word -dokument, du vil kontrollere
Sørg for, at du tjekker den seneste version af dokumentet. Hvis du vil kontrollere tegnsætning for det hele, skal du fortsætte til fanen "Stavning og grammatik" for at åbne et let stavekontrolværktøj. Hvis du vil kontrollere tegnsætning for et bestemt afsnit af teksten, skal du blot markere den tekst, før du bruger stavekontrolværktøjet.
Trin 2. Naviger til "Stavning og grammatik"
Klik først på fanen Gennemgang øverst i Word -vinduet (mellem forsendelser og visning). Du får vist en liste over forskellige redigeringsmuligheder. Klik på "Stavning og grammatik"-knappen skal vises i øverste venstre hjørne af skærmen, lige under "File". Klik på det, og det vil køre, kontrollere stavning og grammatik for hele dokumentet. Hvis der er tegnsætningsfejl, genererer dette værktøj en pop-up-boks med muligheder for korrektioner.
- Hvis du bruger en Windows-computer, kan du også blot trykke på F7-tasten genvej, mens du er i Word for at starte en stavekontrol.
- Alle ord, der ikke er stavet korrekt, vises med rødt. De rigtige substantiver, som programmet ikke genkender, gengives med blåt, og de grammatiske fejl vises grønt.
Trin 3. Gennemgå forslagene til korrektion for hvert ord
For hver grammatisk fejl vil pop-up-boksen give dig flere forslag til "Du har også mulighed for at" Ignorer "," Ignorer alle "eller" Føj til ordbog ". Forstå, hvad hver af disse muligheder betyder:
- Ignorer vil signalere til programmet, at der ikke er noget galt med denne særlige forekomst af dette ord, men det forhindrer ikke stavekontrolalgoritmen i at opfange det ord, næste gang det vises.
- Ignorer alle vil signalere til programmet, at alle forekomster af denne specifikke stavemåde er korrekte, så længe de vises i dette dokument. Enhver rød og grøn hvinende understregning forsvinder, hvilket kan gøre det lettere at læse og gennemgå dit dokument.
- Føj til ordbog vil permanent indtaste denne stavning i Words bibliotek med "kendte" ord. Du bør være i stand til at skrive ordet (med denne nøjagtige stavning) i ethvert fremtidigt dokument, uden at det bliver markeret igen.
Trin 4. Vælg den rigtige løsning for hver tegnsætningsfejl
Du bliver bedt om flere muligheder for hvert markerede ord, så sørg for at vælge det rigtige. Klik på det foreslåede ord, og klik derefter på Skift. Hvis du har stavet ordet forkert flere steder, skal du klikke på Skift alle for at rette dem alle på én gang.
Hvis du ikke er sikker på, hvilket forslag der er korrekt, skal du køre en websøgning efter ordet og prøve at se, hvordan folk normalt stave det. Sofistikerede søgemaskiner vil endda trække dine søgeresultater fra den korrekt stavede version af ordet
Trin 5. Klik på "OK" for at afslutte kontrollen, når du bliver bedt om det
Når der ikke er andre tegnsætningsfejl, der skal løbe igennem, bliver du bedt om at bekræfte, at stave- og grammatikkontrollen er fuldført. Når du har klikket på denne knap, kan du gemme dokumentet eller fortsætte med at arbejde. Du kan altid køre en anden stavekontrol, hvis der kommer et andet tegnsætningsproblem!
