Excel er et super nyttigt program, men dets forskellige funktioner kan virke overvældende! Bare rolig. Der er masser af tips og tricks, du kan bruge til at hjælpe dig med at fuldføre dit arbejde hurtigt. Du kan øge dit færdighedssæt ved at lære et nyt sæt tricks. Du kan også lære at bruge pivottabeller til bedre at analysere dine data. Endelig bruge lidt tid på at udforske nye funktioner. Der er masser af måder til hurtigt at blive en excel -mester!
Trin
Metode 1 af 4: Lærings -tricks og tidsbesparelser
Trin 1. Brug tastaturgenveje til at navigere hurtigere
Gennemfør tastaturgenveje, og afbryd den tid, det tager at bruge musen. Hvis du f.eks. Holder nede ctrl -tasten, mens du klikker på en pileknap, vælger du alle celler i slutningen af regnearket. Tjek hvor meget hurtigere du kan arbejde uden din mus!
- Gør tal til valuta ved at trykke på ctrl, shift og $ samtidigt.
- Konverter tal til datoer ved at trykke på ctrl, shift og # på samme tid.
- Skift sider hurtigt ved at holde ctrl nede, mens du trykker side op eller side ned, placeret i øverste højre hjørne af dit tastatur.
- Generelt er Excel til Mac blevet opdateret til meget at ligne Excel til Windows. Hvis du støder på problemer med at bruge disse genveje, kan du tjekke instruktionerne for netop dit program.
Trin 2. Gå til menuen Sort med en genvej:
kommando, skift, r. Excel tilbyder tilpassede lister i menuen Sort. Du kan f.eks. Vælge at arrangere dine produkter leveret efter uge, måned eller prioritet. Når du har åbnet denne menu, kan du klikke på Åbn rullelisten "Sorter efter". Der kan du se en lang række muligheder baseret på dit eget regneark. Hvor nyttigt er det?
Trin 3. Tryk på alt="Image" og pil ned for at komme til filtermenuen
Denne genvej giver dig mulighed for at komme til filtermenuen endnu hurtigere! Du får vist rullemenuer, der lader dig vælge og vælge, hvad du vil fremhæve i dit regneark. Du kan også bruge flere andre tastaturgenveje til at bruge filtre endnu mere effektivt:
- Tryk på ctrl, shift, L for at slå filtre til eller fra.
- Tryk på ALT, pil ned for at få vist Filter -rullemenuen.
Trin 4. Find Hurtig analyse i nederste hjørne
Du kan hurtigere foretage grundlæggende analyser uden at skulle søge efter den ønskede funktion. Hurtig analyse har en lille menu i nederste højre hjørne af dit regneark. I denne menu finder du masser af værktøjer, der kan bruges til at trække forskellige dele af dine data sammen. Denne tidsbesparelse forhindrer dig i at skulle søge efter bestemte funktioner-mange af dem findes i denne menu.
Trin 5. Gå til Indsæt> Diagrammer for at finde nye diagrammer
Diagrammer kan få dine data til at se meget mere interessante ud! Bliv ikke gået i stå med at bruge de samme gamle cirkeldiagrammer. Imponere din chef og livnære dine data ved hjælp af hierarkiske diagrammer såsom trækort. Dette viser dine data som en firkant (hele dine data), der består af mindre rektangler, der repræsenterer de individuelle komponenter i dine data.
Et andet nyere diagram er vandfaldet, som illustrerer, hvordan dele af dataene bidrager til helheden. Du kan også finde denne i diagrammer
Trin 6. Lav solide forudsigelser ved hjælp af One-Click Prognose
Dette værktøj får dig til at føle dig som en proff. Vælg de data, du vil analysere. Gå til fanen Data, og indtast gruppen Prognose. Vælg Prognoseark, og udforsk mulighederne i dialogboksen.
- For eksempel kan du vælge at få dine oplysninger vist som enten et linje- eller søjlediagram.
- Du kan også vælge muligheden for prognoser afhængigt af sæsonbetingelser.
Metode 2 af 4: Brug af pivottabeller
Trin 1. Gå til Data i Excel, og vælg pivottabeller
At mestre pivottabeller kan være en reel game changer for Excel -brugere. Pivottabeller hjælper dig med at reorganisere dine data og se på dem på forskellige måder. Excel udfylder automatisk dine data, men du kan flytte dem rundt, som du vil. Når du har oprettet tabellen, kan du vælge, hvordan du vil organisere den ved at vælge en af fire muligheder:
- Rapportfilter, som giver dig mulighed for kun at se på bestemte rækker.
- Kolonneetiketter, som kan fungere som dine overskrifter.
- Radetiketter, som du kan bruge til at navngive dine rækker.
- Værdi, som giver dig mulighed for at vælge, om du vil tælle eller summe dine data og tilbyder forskellige andre manipulationer.
Trin 2. Tilføj flere rækker og kolonner på samme tid
Når du ser på din tabel, kan du vælge, hvilke rækker eller kolonner du vil tilføje. Fremhæv de rækker/kolonner, du vil indsætte, højreklik, og vælg "Indsæt". Dette sparer tid, da dette er meget hurtigere end at tilføje individuelle kolonner eller rækker.
Trin 3. Del dine data ned med filtre
Når du klikker på fanen Data i dit regneark, skal du vælge "Filter". Du kan derefter vælge, om du vil se dine kolonner i faldende eller stigende rækkefølge ved at klikke på pilen ud for din kolonneoverskrift. Du kan også gøre dette for at vælge, hvilke rækker du vil se.
Trin 4. Fremhæv den kolonne, du vil transponere
I nogle tilfælde vil du måske ændre dine data fra rækker til kolonner eller omvendt. Fremhæv den række eller kolonne, du vil ændre, og højreklik. Vælg derefter "Kopier". Vælg den celle, hvor du vil starte din nye række eller kolonne. Højreklik derefter på og vælg "Indsæt special". En ny mulighed vises, og du kan klikke på "Transponer".
Trin 5. Fremhæv en række eller kolonne for at fjerne dubletter
Hvis du arbejder med et stort datasæt, har du muligvis meget gentagelse i dine data. Vælg den række eller kolonne, du vil forfine, og fremhæv den. Under fanen Data skal du se under "Værktøjer" og vælge "Fjern dubletter."
En pop-up vil bede dig om at bekræfte, hvilke data du vil manipulere. Vælg igen "Fjern dubletter."
Metode 3 af 4: Tilføjelse af nye formler og funktioner til dit repertoire
Trin 1. Brug værktøjet Indsæt formel
Vær ikke bange for at prøve nogle nye formler. For at indtaste en funktion skal du markere cellen, der indeholder funktionen. Klik derefter på fanen Formel på båndet øverst i regnearket, og vælg "Indsæt funktion". Hvis du kender den nøjagtige formel, du vil bruge, kan du indtaste den. Du kan også skrive søgeord som f.eks. "Tæl celler". Excel kan hjælpe dig med at finde den formel, du har brug for, hvilket er virkelig nyttigt.
Trin 2. Øv dig i at bruge SUMPRODUCT i Excel
Denne funktion bruges til at multiplicere arrays eller intervaller og give dig summen af produktet. Syntaksen er: = SUMPRODUCT (array1, [array 2], …)
Der er forskellige funktioner inden for SUMPRODUCT. For eksempel, hvis du har brug for at tilføje bundværdierne for dine data, kan du vælge funktionen SMALL inden for SUMPRODUCT -funktionen
Trin 3. Brug funktionen TÆLLE
Dette er nyttigt, hvis du vil bestemme, hvor mange gange et tal eller et ord vises i dit regneark. Formlen er = COUNTIF (område, kriterier).
For eksempel, hvis du ville vide, hvor ofte ordet "Californien" vises, ville du skrive = COUNTIF (B: B, "California")
Trin 4. Brug VLOOKUP til at kombinere data
Du kan tænke på VLOOKUP som ligner at bruge en telefonbog til at bruge en persons navn til at finde deres telefonnummer. Denne funktion giver dig mulighed for at se på et stykke information og finde den tilsvarende værdi i den samme eller forskellige række eller kolonne.
- Du vil måske opleve, at du vil kombinere 2 eller flere regneark til 1. Sørg først for, at du har mindst 1 kolonne, der er helt identisk i begge regneark. Formlen er: = VLOOKUP (opslagsværdi, tabel array, kolonnenummer, [områdeopslag]).
-
Når du f.eks. Indtaster dine egne variabler, kan det se sådan ud:
- = OPLYSNING (C2, Ark2! A: B, 2, FALSK)
- Dette ville være nyttigt, hvis du havde et varenummer til et stykke udstyr og havde brug for at kende prisen på delen.
Metode 4 af 4: Høring af andre ressourcer for at lære mere
Trin 1. Henvend dig til Mr Excel for vanskelige problemer
Selv en Excel -ekspert kan støde på problemer. Det er okay! Excel har så mange funktioner, at det ville være ret svært at kende dem alle. Hvis du finder dig selv fast, skal du bare gå til www.mrexcel.com. Først kan du prøve at finde svaret på dit spørgsmål på opslagstavlerne. Andre anvendelser kan være virkelig nyttige til at hjælpe dig ud.
Hvis du har brug for eksperthjælp, kan du tilmelde dig en konsultation fra Mr. Excel. Du skal muligvis bruge lidt penge, men du får sandsynligvis en tilpasset løsning, der virkelig kan hjælpe dig
Trin 2. Tag en gratis online tutorial
Uanset om du leder efter nye genveje eller bare ønsker at begejstre din chef med nye færdigheder, kan en vejledning virkelig hjælpe dig med at få et ben op. GCF Learn Free tilbyder et virkelig grundigt kursus, der tackler en række Excel -spørgsmål. Du kan lære, hvordan du hurtigere bruger What-If-analyse, og se eksempler på, hvordan du bruger mange forskellige formler.
Trin 3. Lav en hurtig internetsøgning for at finde en klasse i dit område
I din søgemaskine skal du bare skrive "excel class" og hvor du bor. For eksempel kan du skrive "excel class in Chicago". Mod betaling kan du tilmelde dig personlige eller online klasser. Du kan bede en ekspertinstruktør om at vise dig de nyeste tricks.
Tips
- Du kan tage klasser i Excel online eller personligt på din lokale community college.
- Du kan også finde det nyttigt at downloade nogle Excel -skabeloner og øve dig i at bruge dine nye færdigheder.
