E-mail er nu en af de mest almindeligt anvendte kommunikationsformer sammen med tekstbeskeder, telefonopkald og applikationer til onlinemeddelelser. Tilsvarende med e -mail har været så almindeligt, at mange mennesker har glemt, hvordan man korrekt opretter en. En velkomponeret e-mail afspejler professionalisme og oprigtighed i den besked, den formidler, så det er absolut nødvendigt, at man skal vide, hvordan man formaterer en e-mail-besked.
Trin
Trin 1. Skriv din e -mails emne
Emnelinjen i en e -mail -besked fungerer som en kort opsummering af, hvad meddelelsen handler om. Din emnelinje skal være ligetil og kortfattet, at den er i stand til at give modtageren en ide om, hvad emnet er for din e -mail med bare et par enkle ord.
- For eksempel, hvis du skriver til nogen om en virksomhed, skal du ikke komplicere emnelinjen med for mange detaljer som "Jeg kan godt lide den bil, du kører. Jeg elsker den blå farve, og hjulene er smukke.”
- Angiv tydeligt dit motiv direkte på emnelinjen. I eksempel: "Interesseret køber af din blå sedan."
Trin 2. Inkluder de korrekte hilsner
Start ikke øjeblikkeligt e -mailen med det, du har brug for at sige. Inkluder almindelige hilsner som "Hilsen" eller "God dag." Du ville ikke have en tilfældig person til at gå op og straks tale med dig uden selv at hilse på dig, vel? Det er det samme for e -mails.
For at gøre din hilsen mere personlig, skal du inkludere din modtagers efternavn i din hilsen
Trin 3. Skriv brødteksten i din besked
Afhængigt af den slags besked, du skriver, og hvem du sender den til, kan du skrive den, som du vil.
- Hvis du skriver til en nær dig, kan du få din e -mail til at lyde personlig; men hvis du skriver et forretningsbrev, skal du holde e -mailen så professionel som du kan.
- Du skal også huske formatet på din besked. Brug ikke svær at læse skrifttyper, størrelser og formater, og undgå at bruge store bogstaver. Store bogstaver i den digitale verden ligner råben.
Trin 4. Inkluder en afsluttende bemærkning
Afslut ikke bare din e -mail, hvor din besked slutter. Skriv afsluttende bemærkninger som "Med venlig hilsen", "Med venlig hilsen" eller noget, du synes, vil passe bedst til den e -mail, du skriver.
Afsluttende bemærkninger bør helt sikkert passe godt til din e -mail. Hvorfor? For hvis du skriver en forretningsmeddelelse, vil du ikke skrive "Kærligt din" som de afsluttende bemærkninger til dit brev; det ville være upassende
Trin 5. Tilføj en signatur
Selvom din e -mail -adresse allerede indeholder dit navn på hver e -mail, du sender, anbefales det stadig, at du medtager en signatur sammen med hver besked, du skriver. Signaturer kan være ren tekst eller, hvis du vil være kreativ, billeder (f.eks. Logoer, mærker osv.).
Brug underskriftsmuligheden for hvilken webmail- eller e -mailklientapplikation du har til at oprette din egen signatur
Tips
- Bortset fra formatering af e -mail -meddelelser, bør du også bruge korrekt navngivne e -mail -adresser. Det er okay at sende besked til din barndomsven ved hjælp af "[email protected]", men det er ikke en god idé, når du sender forretningsmails til din chef.
- Brug korrekte internetetiketter, når du opretter e -mails. Send ikke spam -mails eller beskeder til ukendte kontakter.
- Kontroller altid din e-mail-besked, før du sender den ud for at undgå at sende flere beskeder til en modtager. Dine meddelelser kan markeres som spam, hvis du gør det.
