Næsten alle, der arbejder, bruger e -mail, men det kan let overvælde os. Nogle af os modtager langt mere e -mail, end vi effektivt kan håndtere. At kunne svare på en e -mail hurtigt og korrekt kan hjælpe os med at spare tid og se mere professionel ud. Bemærk:
Ikke alle disse trin og forslag fungerer i alle e -mail -tjenester, men de fungerer alle i Gmail.
Trin
Trin 1. Forstå grunden til, at folk bruger e -mail
E -mail er til kommunikation mellem mennesker; det er til at sende tekst og visuel information fra en person til en anden / mange andre. Det er ikke til:
- Opbevaring af oplysninger; det er bedre at gemme oplysninger som et dokument på din computer eller i skyen
- Minde dig om, hvad der skal gøres; brug hellere en huskeliste eller kalender til dette
Trin 2. Brug etiketter eller mapper til at holde e -mails organiseret og ude af din indbakke
- Brug en "opfølgning" eller "svar" etiket til ting, du skal gøre. Du bør derefter tilføje disse til din dagbog eller 'at gøre' liste.
- Brug 'afventer svar', når du venter på en anden
- Brug 'presserende' til ting, der skal gøres hurtigst muligt
Trin 3. Gem nyttige oplysninger, og arkiver derefter e -mailen
- Download eventuelle vedhæftede filer, og gem filerne på det rigtige sted
- Hvis du ikke vil svare på e -mailen, skal du arkivere den
Trin 4. Arkiver e -mails, du er færdig med
Frygt ikke Arkivering; Det flytter grundlæggende e-mailen fra din indbakke til en 'no-name'-boks (teknisk fjerner den etiketten' indbakke ')
- Det er ikke væk - det er hvad sletning er til
- Det kan altid søges og findes
Trin 5. Slet fejlmeddelelser, og afmeld derefter deres kilde
Dette vil holde din indbakke fri for unødvendige og uønskede e -mails.
- Slet e -mails, du ikke skulle modtage i første omgang
- Disse vil ikke længere kunne søges eller findes efter at have været i 'skraldespanden' et stykke tid
- Hvis du ikke ønsker at modtage den slags e -mail igen, skal du sørge for at afmelde dig fra at få den ved at kigge efter 'afmeld' oplysningerne nederst i e -mailen
- Hvis du ikke kan afmelde det, skal du tildele e -mailen som spam
Trin 6. Brug stjerner til særlige og meget vigtige eller presserende e -mails
Brug stjernerne sparsomt, for at have for mange stjernemarkerede e -mails vil være lige så ubehageligt som ingen e -mails med stjerner.
Tips
- Husk altid formålet med e -mail, og prøv ikke at bruge den til noget mere.
- Brug e-mail som en del af din 'produktivitetsarbejdsgang' sammen med en huskeliste, en kalender eller dagbog og ethvert andet værktøj, du finder nyttigt.
