At skrive dine prioriteter på papir virker, hvis du er i stand til at slå dem fra om en eftermiddag. Med en strøm af indgående opgaver derhjemme eller på arbejde, bliver mange overført til den næste dag (eller uge eller måned). Dette Excel -regneark ser på at nærme sig deadlines og ændrer opgaveprioriteter i overensstemmelse hermed. På 20 minutter giver nedenstående trin en mere effektiv måde at styre dine prioriteter på.
Trin
Trin 1. Opret en fane "Hjem" eller "Kontor"
Åbn et nyt Excel -regneark. Højreklik på fanen "Ark1" nederst og klik på Omdøb. Indtast "Hjem" eller "Kontor".
Trin 2. Omdøb Sheet2 til "Skabelon" og Sheet3 som "Points" ved at gentage trin 1
Trin 3. Opret tabellen Betydning
På fanen Punkter skal du udfylde kolonner A, B og C:
Trin 4. Definer navnet "Betydning"
Vælg fra celle A2 til C7. Klik på Indsæt navn Definer
Definer navnet som "Betydning", og klik på OK
Trin 5. Opret indsatsbordet
Gentag trin 3, 4 og 5 for at oprette tabellen Indsats i kolonnerne E, F og G. Vælg cellerne E2 til G6 og giv dem navnet "Indsats".
Trin 6. Opret tabellen Hastelighed
Gentag trin 3, 4 og 5 for at oprette tabellen Hastighed i kolonne I, J og K. Navngiv dem "Hastende".
Trin 7. Indtast overskrifter på fanen Startside
Klik på fanen Hjem og indsæt overskrifter i række 1:
- A - Prioritet En formel, 1 for den vigtigste opgave, men kan være over 100
- B - Opgave Navnet på opgaven.
- C - Betydning A, B, C, D, E eller F fra tabellen.
- D - Indsats A 1-5, fra tabellen Indsats.
- E - Urgency En formel baseret på forfaldsdato.
- F - Forfaldsdato, når opgaven skal være afsluttet. Forfaldsdatoer er ikke hårde og hurtige. Ramp op fortæller dig, hvor tidligt du kunne starte opgaven og Udvidelse fortæller dig, hvor mange dage det kunne glide. At blive klippet kan have en rampe op på 5 og en forlængelse på 4 - det giver ikke mening at blive klippet 2 uger for tidligt, og folk vil måske bemærke, om det var mere end 5 dage forsinket.
- G - Ramp Up Dage før Forfaldsdato kan du starte opgaven.
- H - Udvidelse Automatisk forlængelse af forfaldsdato
- I - Days Left Formula. Antal dage før forfaldsdato; negativ, hvis forfaldsdatoen er udløbet.
- J - Færdig Dato opgave blev faktisk udført.
- K - Kommentar Eventuelle detaljer for opgaven.
Trin 8. Indtast din liste over opgaver
Bemærk Prioritet, hastende karakter og dage tilbage er tomme. De vil blive udfyldt med formler. Her er et eksempel på hjemmeopgaver.
Trin 9. Indtast formler for dage tilbage, haster og prioritet
Nedenstående formler er for række 2.
- I (dage tilbage) = F2-IF (ISBLANK (J2), I DAG (), J2)
- E (Urgency) = IF (I2> G2, 5, IF (I2> 0, 4, IF (I2 = 0, 3, IF (I2+H2> 0, 2, 1))))
- A (prioritet) = VLOOKUP (C2, betydning, 2, FALSK) + VLOOKUP (D2, indsats, 2, FALSK) + VLOOKUP (E2, haster, 2, FALSK)
Trin 10. Skift format for Celle I2 til Heltal ved at højreklikke på cellen, vælge format og gøre det til et tal med 0 decimaler
Trin 11. Kopier formler for Prioritet, Hastende og Dage tilbage til de resterende celler i hver kolonne
Vælg celle E2, og skriv CTRL-C.
Vælg cellerne E3 til E10, og klik på CTRL-V. Gentag for at kopiere celle I2 til celler I3 til I10. Endelig gentages for at kopiere celle A2 til celler A3 til A10. Ignorer de ulige værdier, du får for udefinerede opgaver.
Trin 12. Sorter rækkerne efter prioritet
Vælg mellem cellerne A1 til K for lige så mange rækker, som du har data. Klik derefter på Datasortering.
Trin 13. Gem dine prioriterede regneark, herunder datoen for versionering
Trin 14. Marker opgaverne Færdig
Når du udfører opgaver, skal du markere datoen i kolonnen Færdig. Husk CTRL- ;
(kontrolnøgle og semikolon) indtaster straks den aktuelle dato.
Trin 15. Se prioriteterne ændre sig hver dag
Her er prioriteterne over flere dage. Den 13. juli er alle opgaver inden Ramp op periode, så har et stort antal. Den 20. juli vises højere prioriteter (mindre antal) for fire opgaver, herunder Slå græsplæne som har ramt sit På grund dato. Den 21. er prioriteten højere, fordi vi er i Udvidelse periode, og den 23. juli er det endnu højere, fordi det er uden for Udvidelse periode. Betale regninger går også igennem en eskalering den 23. og 25..
Tips
- Tilføj gerne flere kolonner - hvem har tildelt opgaven, kategorien osv.
- Opdel store opgaver i mindre.
- Sorter opgavelisten hver dag, hvis det er nødvendigt.
- Gem separate Excel -filer til familie/hjem og arbejde.
- = HVIS (WEEKDAY (TODAY (), 2)> 5, TODAY ()-(WEEKDAY (TODAY (), 2) -5) +7, TODAY ()-(WEEKDAY (TODAY (), 2) -5))
- Brug AutoFilter til at vælge forfaldne opgaver (haster = 1) eller yderst vigtige opgaver (betydning = "A")
- Læs artiklerne nedenfor om prioritering og tidsstyring.
- Kopiér tilbagevendende opgaver til fanen Skabeloner, så du nemt kan finde og kopiere dem tilbage.
- Du er velkommen til at ændre de punkter, der er givet for hver del af prioriteten.
- En måde at holde en gentagen opgave konstant opdateret på er at indtaste dette under datokolonnen: (Dette eksempel bruger fredag, som er "5" her.)
- Tilføj betingede formater på forfaldsdato for at angive, hvornår det er forsinket.
- Ugentligt, månedligt (eller måske det dobbelte) tæller antallet af gennemførte opgaver i hver periode. Dette er muligvis den eneste positive feedback, du kan få på dit arbejde.
- Dette finder "dagens" dato (mandag = 1, tirsdag = 2, … søn = 7) og kontrollerer, om det er senere end fredag. Hvis det er tilfældet, tilføjes det syv til den nuværende fre, hvilket giver næste uge fredag. Hvis det ikke er senere end fredag, viser det bare fredagsdatoen for denne uge.
- I dette eksempel er mandag = 1, tirsdag = 2, onsdag = 3, torsdag = 4, fredag = 5, lørdag = 6 og søndag = 7.
- For at ændre denne formel, så den fungerer for, siger tirsdag, kan vi se ved at se på listen ovenfor, at tirsdag = 2, så skift bare de tre 5'er i formlen for 2s.
Advarsler
- I stedet for at bære dine Excel -filer med dig hele tiden, skal du bruge Google Regneark, så dine filer altid vil være tilgængelige for dig.
- Gem regnearket hvert par sessioner til gendannelse.
- Tidsstyring er meget personlig, og dette regneark passer muligvis ikke til dine behov og præferencer. Det kan føles påtrængende eller bare for krævende at besøge dagligt. Det fungerer måske for dig, men ikke dine venner eller omvendt.
- De beregnede prioriteter er ikke ordinære tal. At fuldføre en "1" prioritetsopgave skifter ikke alle de andre op. Prioriteter kan variere til over hundrede, og ikke alle tal er mulige. Fokuser normalt på prioriteter mellem 1 og 12.
- Bare rolig om at have for mange opgaver - selv to måneders opgaver kan vente nederst på listen, indtil deres forfaldsdato nærmer sig.
