Du tror måske, at kun skolelærere skal bekymre sig om at deltage, men det er faktisk også en vigtig forretningspraksis. For både små og store virksomheder kan præcise fremmødedata afsløre meget om effektivitet, rentabilitet og medarbejdertilfredshed. Takket være moderne teknologi er der mange måder at registrere medarbejdermøde på og effektivt udnytte dataene.
Trin
Metode 1 af 3: Indsamling af fremmødedata
Trin 1. Brug kun et enkelt regneark, hvis du driver en lille virksomhed
Hvis du har 5 eller færre medarbejdere og muligvis endda 10 eller færre, kan det være en fordel at bruge en meget enkel metode til registrering af fremmøde. Du kan for eksempel spore tilstedeværelse og timer i et Microsoft Office- eller Google Docs -regneark eller endda stole på papirregneark. Vælg dog mere avancerede sporingsmuligheder, hvis du har mere end 5-10 ansatte.
- Uanset størrelsen på din virksomhed skal du altid bruge et klart system til at registrere fremmøde og timer. Stol ikke på din hukommelse eller din medarbejders ord, når du prøver at holde styr på tingene!
- Hvis du foretrækker et papirbaseret regneark, skal du tjekke online, om der kan udskrives en skabelon, der passer til dine behov.
Trin 2. Lav en Office- eller Docs -skabelon for at strømline dit regneark
Både Microsoft Office og Google Docs tilbyder tilføjelsesskabeloner designet til registrering af medarbejdermødet og timer. Sammenlignet med et generisk regneark kan denne mulighed gøre det lettere for dine medarbejdere at indtaste deres timer og for dig at spore og analysere dataene.
Selvom den er mere effektiv end et grundlæggende papir eller elektronisk regneark, er denne mulighed stadig bedst overladt til små virksomheder-dem med op til 20 ansatte, måske
Trin 3. Indgå din journalføring, hvis det er tid- og omkostningseffektivt
For mange virksomheder, både små og store, er den bedste måde at registrere fremmøde på at betale en anden for at gøre det! I de fleste tilfælde vil dine medarbejdere indtaste deres fremmøde og timer i en webportal eller app, og entreprenøren er vært for dataene og giver dig regelmæssige rapporter baseret på dem.
Nogle virksomheder opkræver en fast sats baseret på medarbejderniveauer-for eksempel $ 20 USD pr. Måned for op til 10 ansatte-mens andre opkræver pr. Medarbejder. Sammenlign omkostninger, funktioner og tjenester, når du vælger en tredjepartsvirksomhed til at spore dine medarbejderes fremmøde og timer
Trin 4. Administrer kun journalføring internt, hvis du har IT-kapacitet
Som en mellemstor eller stor virksomhed er du måske ikke tryg ved at dyrke din journalføring, måske af økonomiske eller sikkerhedsmæssige årsager. Sporing af fremmøde og timer for 100, 1, 000 eller endda 10.000 medarbejdere kræver en robust IT -afdeling, der kan udvikle og vedligeholde den nødvendige infrastruktur for dataindsamling, lagring og analyse. Dine it- og HR -afdelinger skal også kunne fungere godt sammen!
Evaluer omhyggeligt omkostningerne og fordelene ved at håndtere dig selv i kontra kontrahering med en tredjepart for at gøre det
Metode 2 af 3: Sporing af fremmøde med Tech
Trin 1. Lad medarbejderne "stryge ind" og "ud" med deres ID -kort
Dette er dybest set den moderne version af at få medarbejdere til at "klokke ind" og "ud" med et papirstansekort. Fordelen her er, at dataene sendes direkte til din interne eller tredjeparts journalføringsinfrastruktur til opbevaring og analyse.
Stryg kortstationer fungerer bedst med medarbejdere, der holder sig til et enkelt sted og arbejder regelmæssigt i løbet af deres typiske hverdag-f.eks. Kontorarbejdere, lærere eller fabriksarbejdere
Trin 2. Brug biometri eller video til at begrænse”buddy punching” ved ID -scannere
Mens det var lettere at se til en sen eller fraværende arbejdskammerat kaldet "buddy punching"-med punchekort, er det stadig muligt at stryge en arbejdskammerats ID for dem og opnå det samme formål. Hvis du er bekymret for, at dette er et problem blandt din arbejdsstyrke, kan du overveje at investere i foranstaltninger-lignende videokameraer eller biometriske scannere-for at øge sikkerheden og nøjagtigheden af dine swipe-kortstationer.
- Biometriske scannere, som typisk kræver godkendelse af fingeraftryk, kan bruges sammen med ID -kortscannere.
- Installation af sikkerhedskameraer på dine strygekortstationer kan hjælpe dig med at identificere formodede "kammerater."
Trin 3. Spor timerne for medarbejdere uden for kontoret med en telefonbaseret app
Strygkort fungerer ikke godt for medarbejdere, der arbejder hjemmefra eller flere steder. Lad dem i stedet "slå ind" og "ud" med en app installeret på deres arbejdsudstedte eller personlige telefon. I mange tilfælde skal de blot trykke på en knap for at starte og stoppe et løbende ur, der sporer deres fremmøde og timer.
Hvis din virksomhed allerede outsourcer sin journalføring til en tredjepart, kan denne type app inkluderes som en del af pakken. I dette tilfælde bør dine medarbejderes selv indtastede fremmødedata integreres problemfrit i din samlede journalføring
Trin 4. Overvej GPS -placering og tidssporing for medarbejdere, der rejser vidt
Denne type sporingssystem fungerer godt, hvis du har medarbejdere, der rejser mellem bestemte steder i løbet af deres hverdage. Deres arbejdstelefons GPS sporer, når de var i bestemte arbejdsområder, som igen kan bruges til at fastlægge deres samlede arbejdstid.
GPS -sporing er en valgfri funktion med nogle "tidskort" -apps. Denne funktion opbevares absolut bedst til brug med telefoner, der udstedes af arbejdet, da sporing af medarbejdere på deres personlige telefoner kan føles lidt for "storebror" -lignende
Metode 3 af 3: Håndtering af fremmødedata
Trin 1. Knæk tallene for at se, hvordan tilstedeværelsesspørgsmål påvirker din virksomhed
Ved at føre nøjagtige medarbejdermødedokumenter kan du beregne, hvordan positive og negative tilstedeværelsesmønstre påvirker din bundlinje. Til gengæld kan du bruge disse data til at justere din arbejdsplads og HR -strategier for større effektivitet.
Nogle hurtige beregninger kan f.eks. Give dig "incidensraten"-antallet af fravær pr. 100 ansatte over en bestemt periode. Lignende datapunkter, såsom "inaktivitetsrate" og "sværhedsgrad", kan også bruges til at fastslå de økonomiske konsekvenser af fremmøde og fravær
Trin 2. Anerkend medarbejdere, der følger korrekte tilstedeværelsesprocedurer
Lidt positiv forstærkning kan nå langt! Brug dine indsamlede data til at identificere medarbejdere med stjernemødedokumenter. Giv dem offentlig anerkendelse, ros og muligvis belønninger-selv et par gavekort eller en lille bonus kan hjælpe med at opmuntre andre til at følge trop.
Husk på, at "godt fremmøde" ikke nødvendigvis betyder, at medarbejderen aldrig går glip af arbejde. Det betyder også at være samvittighedsfuld omkring at tage fri, f.eks. Ved at give passende besked, inden man holder en fridag eller ved at blive hjemme, mens de er ved at komme sig efter en sygdom
Trin 3. Mød en medarbejder, der har tilstedeværelsesproblemer, før du tager handling
Når dine data identificerer en medarbejder med et fremmødeproblem, skal du ikke springe direkte til disciplin eller opsigelse. Mød i stedet med dem (og en HR -repræsentant eller lignende relevant part) for at diskutere spørgsmålet. Sæt en handlingsplan på skrift, der giver medarbejderen klar vejledning og benchmarks for at imødekomme forventninger til fremmøde.
Du har for eksempel at gøre med en dedikeret medarbejder, der kæmper med nogle presserende problemer derhjemme. I dette tilfælde kan du muligvis foretage nogle planlægnings- eller arbejdsbyrdejusteringer i stedet for at skære en værdifuld medarbejder løs
Trin 4. Naviger omhyggeligt bureaukratiet, når du disciplinerer eller opsiger en medarbejder
Følg altid en klar, konsekvent procedure, når du uddeler disciplin til en medarbejder med tilstedeværelsesproblemer, og især inden du fyrer dem. Ideelt set bør du rådgives af advokat med fokus på ansættelsesret. Ellers kan det, der ligner en skåret og tørret affyring, resultere i en dyr retssag.
