Denne artikel fokuserer på, hvordan du direkte kan sammenligne oplysninger mellem to forskellige Excel -filer. Når du kommer til at manipulere og sammenligne oplysningerne, kan du bruge Look Up, Index og Match til at hjælpe din analyse.
Trin
Metode 1 af 4: Brug af Excel's side ved side -funktion
Trin 1. Åbn de projektmapper, du skal sammenligne
Du kan finde disse ved at åbne Excel, klikke på Fil derefter Åben, og vælge to projektmapper at sammenligne fra menuen, der vises.
Naviger til den mappe, hvor du har gemt Excel -projektmapper, vælg hver projektmappe separat, og behold begge projektmapper åbne
Trin 2. Klik på fanen Vis
Når du har åbnet en af projektmapperne, kan du klikke på Udsigt fanen øverst i midten af vinduet.
Trin 3. Klik på Vis side om side
Dette er placeret i vinduesgruppen på båndet til Udsigt menu og har to ark som ikon. Dette vil trække begge regneark op i mindre vinduer stablet lodret.
- Denne indstilling er muligvis ikke let synlig under Udsigt fane, hvis du kun har en projektmappe åben i Excel.
- Hvis der er to projektmapper åbne, vælger Excel automatisk disse som de dokumenter, der skal vises side om side.
Trin 4. Klik på Arranger alle
Denne indstilling lader dig ændre orienteringen af projektmapper, når de vises side om side.
I menuen, der dukker op, kan du vælge at have projektmapperne Vandret, Lodret, Kaskade, eller Flisebelagt.
Trin 5. Aktiver synkron rulning
Når du har begge regneark åbne, skal du klikke på Synkron rulning (placeret under Se side om side option) for at gøre det lettere at rulle gennem begge Excel-filer linje for linje for at kontrollere, om der er forskelle i data manuelt.
Trin 6. Rul gennem en projektmappe for at rulle gennem begge dele
Når synkron rulning er aktiveret, kan du nemt rulle gennem begge projektmapper på samme tid og lettere sammenligne deres data.
Metode 2 af 4: Brug af opslagsfunktionen
Trin 1. Åbn de projektmapper, du skal sammenligne
Du kan finde disse ved at åbne Excel, klikke på Fil derefter Åben, og vælge to projektmapper at sammenligne fra menuen, der vises.
Naviger til den mappe, hvor du har gemt Excel -projektmapper, vælg hver projektmappe separat, og hold begge projektmapper åbne
Trin 2. Beslut dig for, hvilken celle du vil have brugeren til at vælge fra
Det er her, en rulleliste vises senere.
Trin 3. Klik på cellen
Grænsen skal mørkere.
Trin 4. Klik på fanen DATA på værktøjslinjen
Når du har klikket på det, skal du vælge Gyldighed i rullemenuen. En pop op skal vises.
Hvis du bruger en ældre version af Excel, vises DATA -værktøjslinjen, når du vælger DATA fane og display Data validering som mulighed i stedet for Validering.
Trin 5. Klik på Liste på listen TILLAD
Trin 6. Klik på knappen med den røde pil
Dette lader dig vælge din kilde (med andre ord din første kolonne), som derefter vil blive behandlet til data i rullemenuen.
Trin 7. Vælg den første kolonne på din liste, og tryk på Enter
Klik på Okay når datavalideringsvinduet vises. Du bør se en boks med en pil på, som ruller ned, når du klikker på pilen.
Trin 8. Vælg den celle, hvor du vil have de andre oplysninger vist
Trin 9. Klik på fanerne Indsæt og Reference
I ældre versioner af Excel kan du springe klik på Indsæt fane og klik bare på Funktioner fanen for at trække op Opslag og reference kategori.
Trin 10. Vælg Lookup & Reference fra kategorilisten
Trin 11. Find opslag på listen
Når du dobbeltklikker på den, skal der vises en anden boks, og du kan klikke Okay.
Trin 12. Vælg cellen med rullelisten for opslagsværdi
Trin 13. Vælg den første kolonne på din liste til Lookup_vector
Trin 14. Vælg den anden kolonne på din liste til Result_vector
Trin 15. Vælg noget fra rullelisten
Oplysningerne bør automatisk ændres.
Metode 3 af 4: Brug af XL Comparator
Trin 1. Åbn din browser, og gå til
Dette fører dig til XL Comparators websted, hvor du kan uploade to Excel -projektmapper til sammenligning.
Trin 2. Klik på Vælg fil
Dette åbner et vindue, hvor du kan navigere til et af de to Excel -dokumenter, du vil sammenligne. Sørg for at vælge en fil til begge felter.
Trin 3. Klik på Næste> for at fortsætte
Når du har valgt dette, skal der vises en pop op-meddelelse øverst på siden, der fortæller dig, at filoverførselsprocessen er begyndt, og at større filer vil tage længere tid at behandle. Klik på Okay for at lukke denne besked.
Trin 4. Vælg de kolonner, du vil scanne
Under hvert filnavn er der en rullemenu, der siger Vælg en kolonne. Klik på rullemenuen for hver fil for at vælge den kolonne, du vil fremhæve til sammenligning.
Kolonnenavne vil være synlige, når du klikker på rullemenuen
Trin 5. Vælg indhold til din resultatfil
Der er fire muligheder med bobler ved siden af dem i denne kategori, hvoraf den ene skal vælges som retningslinjer for formatering af dit resultatdokument.
Trin 6. Vælg indstillingerne for at lette kolonnesammenligning
I den nederste celle i sammenligningsmenuen ser du yderligere to betingelser for din dokumentsammenligning: Ignorer store/små bogstaver og Ignorer "mellemrum" før og efter værdier. Klik på afkrydsningsfeltet for begge, før du fortsætter.
Trin 7. Klik på Næste> for at fortsætte
Dette fører dig til downloadsiden for dit resultatdokument.
Trin 8. Download dit sammenligningsdokument
Når du har uploadet dine projektmapper og angivet dine parametre, har du et dokument, der viser sammenligninger mellem data i de to filer, der kan downloades. Klik på den understregede Klik her tekst i Download sammenligningsfilen boks.
Hvis du vil køre andre sammenligninger, skal du klikke på Ny sammenligning i nederste højre hjørne af siden for at genstarte filoverførselsprocessen.
Metode 4 af 4: Adgang til en Excel -fil direkte fra en celle
Trin 1. Find din projektmappe og dine navne
-
I dette tilfælde bruger vi tre eksempler på projektmapper, der er placeret og navngivet som følger:
- C: / Compare / Book1.xls (indeholder et ark med navnet "Salg 1999")
- C: / Compare / Book2.xls (indeholder et ark med navnet "Sales 2000")
- Begge projektmapper har den første kolonne "A" med produktets navn og den anden kolonne "B" med det solgte beløb hvert år. Den første række er navnet på kolonnen.
Trin 2. Opret en sammenlignings projektmappe
Vi vil arbejde på Book3.xls for at foretage en sammenligning og oprette en kolonne, der indeholder produkterne, og en med forskellen mellem disse produkter mellem begge år.
C: / Compare / Book3.xls (indeholder et ark med navnet "sammenligning")
Trin 3. Placer kolonnens titel
Kun med "Book3.xls" åbnet, gå til celle "A1" og skriv:
- = 'C: / Compare [Book1.xls] Salg 1999'! A1
- Hvis du bruger en anden placering, skal du erstatte "C: / Compare \" med den pågældende placering. Hvis du bruger et andet filnavn, skal du fjerne "Book1.xls" og tilføje dit filnavn i stedet. Hvis du bruger et andet arknavn, skal du erstatte "Salg 1999" med navnet på dit ark. Pas på ikke at få den fil, du henviser til ("Book1.xls") åbnet: Excel kan ændre den reference, du tilføjer, hvis du har den åben. Du ender med en celle, der har det samme indhold som den celle, du refererede til.
Trin 4. Træk cellen "A1" ned for at få vist alle produkter
Tag det fra den nederste højre firkant, og træk det, og kopier alle navne.
Trin 5. Navngiv den anden kolonne
I dette tilfælde kalder vi det "Forskel" i "B1".
Trin 6. (For eksempel) Vurder forskellen på hvert produkt
I dette tilfælde ved at skrive i celle “B2”:
- = 'C: / Sammenlign [Book2.xls] Salg 2000'! B2-'C: / Sammenlign [Bog1.xls] Salg 1999 '! B2
- Du kan udføre enhver normal Excel -operation med den henviste celle fra den henviste fil.
