Denne wikiHow lærer dig, hvordan du laver en mailfletning i Microsoft Office eller OpenOffice.org. Mail fletning er en super praktisk funktion, der lader dig automatisk tilpasse et dokument til hver modtager, det sendes til. På den måde behøver du ikke individuelt ændre dokumentet for hver modtager. Det er en enorm tidsbesparelse, og det er virkelig let at gøre! Trinene herunder vil guide dig gennem hele processen trin for trin.
Trin
Metode 1 af 3: Forberedelse
Trin 1. Byg en datafil
Dette kan være en regnearksfil, databasefil eller endda et tekstdokument med den korrekte formatering. Regnearkfiler bruges mest; denne vejledning forudsætter, at du bruger et regneark.
-
Din datafil skal have alle de oplysninger, der skal ændres fra kopi til kopi. Hvis du f.eks. Skriver et formularbrev, gemmer din datafil navnene og muligvis adresserne på alle, du har til hensigt at sende brevet til.
Sæt et informationselement i hver celle langs en linje, så hver type information (fornavn, efternavn, æresbevis osv.) Er i sin egen kolonne
-
Lav fornuftige kolonnenavne. Mail fletning læser data i kolonner. Det antager, at den første post i hver informationskolonne er det generelle navn for den type information, så brug navne, der giver mening for dig.
Start for eksempel en kolonne med fornavne ved at skrive "fornavn", og sæt derefter alle fornavnene under den. Når du bliver spurgt, hvilket felt der skal indsættes i dit brev, vil du se "fornavn" som en mulighed og huske, hvad der er indeholdt i den kolonne
- Microsoft Office-brugere, der også bruger Outlook til deres e-mail, kan i stedet bruge deres Outlook-adressebog som en datafil, hvis det ønskes.
Trin 2. Gem datafilen
Gem det et sted, hvor du let kan finde det, og navngiv det, som du let kan huske.
Trin 3. Skriv dit primære dokument ud
Dette er det dokument, du vil indsætte oplysninger i. Hvis du f.eks. Skriver et formularbrev, er det primære dokument brevet. Enhver vare, som mailfletning udfylder for dig (f.eks. Navne), skal stå tom for nu.
Metode 2 af 3: Mail Merge i MS Office
Trin 1. Åbn ruden mailfletning
Klik på ruden i dit primære dokument for at åbne den. Hvis du ikke kan se det, skal du åbne menuen Værktøjer og vælge Mail Merge på listen.
Trin 2. Besvar MS Office's spørgsmål
Mailfletningsværktøjet i Office har et par trin, der er designet til at gøre dit liv lettere ved at flette dine filer mere smart og præcist.
- Start med at fortælle det, hvilken slags dokument du skriver. Klik på den bedste pasform, og klik derefter på Næste.
- Fortæl det, hvilket "startdokument" (primært dokument) du vil bruge. Hvis du har fulgt disse trin, skal du kunne vælge "brug dette dokument". Klik på Næste.
Trin 3. Vælg den fil, der skal flettes
Dette er den datafil, du tidligere har oprettet. Vælg den relevante alternativknap, og klik på Næste for at søge efter filen og slutte den til dit primære dokument.
Hvis du foretrækker at bruge din Outlook -adressebog, skal du klikke på den mulighed i stedet
Trin 4. Vælg, hvilke data der skal bruges
Office giver dig mulighed for at vælge eller fravælge rækker af oplysninger, som du vil. Dette giver dig mulighed for at vælge, hvilke oplysninger i datafilen du vil flette til det primære dokument, hvilket gør datafilen mere nyttig over tid, når du bruger den til forskellige forskellige ting. Når du er tilfreds, skal du klikke på Næste.
Dataene kan sorteres ved at klikke på overskrifterne i hver kolonne. Dette kan være nyttigt, hvis du hurtigt skal søge i mange oplysninger
Trin 5. Indsæt datafelter
På den næste side i procesruden bliver du bedt om at skrive dit dokument, hvis du ikke allerede har gjort det, og du får vist en række muligheder for at indsætte data fra filen i dokumentet.
-
Indsæt et datafelt ved at placere markøren, hvor feltet vil gå, og klik derefter på den relevante knap i procesruden for at indsætte det der.
Du kan slette fejlplacerede eller dublerede datafelter ved at trykke på tasten Slet, det samme som et almindeligt bogstav eller tal
-
De forudindstillede indstillinger ændres en smule baseret på, hvilken type dokument du fortalte Office, at du skrev. Office gør sit bedste for at udfylde de relevante oplysninger fra de data, du giver det. Hvis du f.eks. Skriver et forretningsbrev til formularer, kan du muligvis se en mulighed for at indsætte en adresseblok, som indeholder hver modtagers for- og efternavn og fulde adresse, pænt organiseret på et par linjer.
- Nogle af de forudindstillede muligheder åbner yderligere vinduer, så du kan udfylde relevante oplysninger. Disse er alle mere eller mindre ligetil og lette at forstå.
- Hvis du bruger en forudindstilling, og det ikke ser ud til at kunne finde de rigtige oplysninger, skal du klikke på knappen "Match felter" for at lære programmet, hvilket af dine feltnavne svarer til dets standardnavne. For eksempel kan du vise det, at det skal bruge kategorien "Familienavn" i din datafil til at udfylde "Efternavn" -data i en adresseblok.
- Hvis du vil bruge dine egne felter, skal du klikke på "flere muligheder". Du kan se de navne, du gav hver kolonne og bruge dem i stedet.
Trin 6. Kontroller dine bogstaver
Mailfletning viser ikke de specifikke oplysninger i de felter, du anvender på dit primære dokument, før du udskriver det, men Office tilbyder en forhåndsvisningsfunktion, der giver dig mulighed for at kontrollere og sikre, at oplysningerne vises korrekt i henhold til, hvordan du placerede felter i dit dokument. Brug den gerne, indtil du er sikker på, at alt er i orden.
Trin 7. Afslut fletningen
Det sidste skærmbillede i ruden mailfletningsopgave informerer dig om, at alt er på plads, og det er klar til at udskrive dine dokumenter. Der vises ét sæt oplysninger pr. Dokument, der udskrives, og programmet udskriver lige så mange kopier, som der er informationssæt.
Hvis du vil foretage individuelle redigeringer af bestemte bogstaver, kan du også gøre det fra denne procesrude ved først at klikke på "rediger individuelle bogstaver"
Metode 3 af 3: Mail Merge i OpenOffice.org
Trin 1. Opret en database
I OpenOffice.org kræves der altid en databasefil til en fletning af mail; dog kan du stadig først oprette dine data i et regneark.
- Åbn menuen Filer fra dit primære dokument, og vælg at oprette en ny databasefil.
- I vinduet, der vises, skal du vælge "Opret forbindelse til en eksisterende database". Vælg "regneark" i rullemenuen, og klik derefter på Næste.
- På den næste skærm skal du direkte OpenOffice.org til den regnearksfil, du vil bruge. Du kan vælge, om databasen skal beskyttes med adgangskode eller ej, ved at markere afkrydsningsfeltet under filplaceringen. Klik på Næste, når du er klar.
-
På denne skærm skal du vælge, om du vil registrere databasen for lettere adgang senere, og beslutte, om du vil åbne databasefilen for at redigere den lige nu. (Det behøver du sandsynligvis ikke, hvis du lige har oprettet regnearksfilen.) Klik på Udfør for at gemme databasen.
Sørg for at give databasen et navn, du let kan huske
Trin 2. Indsæt dine felter
Nu hvor du har knyttet dine oplysninger til en database, som OpenOffice.org kan forstå, er det en simpel sag at bruge denne database til sammensmeltning af mails, så længe du ved, hvor du skal lede.
- Vælg 'felter' i menuen Indsæt, og derefter 'andet …' i undermenuen. Alternativt kan du skrive kontrol-F2.
- Klik på fanen "database" i det vindue, der vises.
-
Klik på knappen Gennemse i nederste højre del af vinduet, og find den databasefil, du lige har oprettet.
Når du har valgt din database, vises den på listen med titlen "databasevalg" i højre side af vinduet
- Vælg "typefletningsfelter" på listen "type" i venstre side af vinduet.
- Klik på + ud for din database, og en regnearksfil skal vises under den. Klik på + ud for at, og du vil se de feltnavne, du valgte, da du oprettede dit regneark.
-
Vælg det felt, du vil indsætte, og klik på Indsæt for at placere feltet i dit primære dokument.
- Husk at placere markøren, hvor du vil have dit felt indsat, før du indsætter, eller du bliver nødt til at klippe og indsætte for at flytte det til den rigtige position.
- Som i Office behandles tekstfelter som alfanumeriske tegn i dit primære dokument. Du kan flytte dem med mellemrumstasten og slette dem med tasten Slet.
Trin 3. Afslut fletningen
Dobbelttjek hvert felt for korrekt placering. Når du er klar, skal du udskrive dit primære dokument. Mailfletning udskriver en kopi for hvert sæt poster i den fil, du flettede til dokumentet.
Tips
- Tekstbehandlingsprogrammer har ofte skabeloner, som du kan bruge til at oprette primære dokumenter.
- Sørg for at opdele felter i de mest specifikke udtryk, der er mulige. For eksempel kan du bruge høflighedstitel (Mr., Mrs., Miss), fornavn og efternavn til navnet. Det er tre felter til navne, så brug tre separate kolonner med en felttype i hver kolonne.
