Denne wikiHow lærer dig, hvordan du bruger funktionen "Mail Merge" i Microsoft Word. Mail Merge giver dig mulighed for at bruge et regneark med kontaktoplysninger til automatisk at tildele en anden adresse, navn eller andet stykke information til hver kopi af et dokument. Dette er nyttigt, når du tilpasser nyhedsbreve eller udsagn, da du ikke behøver at skrive hver persons navn eller adresse i hånden øverst i hvert dokument.
Trin
Del 1 af 3: Oprettelse af et kontaktark
Trin 1. Åbn Microsoft Excel
Microsoft Excel's appikon ligner et hvidt "X" på en mørkegrøn baggrund. Excel "Ny" side åbnes.
Hvis du allerede har et kontaktark i Excel, skal du springe videre til at importere Excel -kontakterne i stedet
Trin 2. Klik på Tom projektmappe
Det er i øverste venstre side af den "nye" side. Dette åbner et nyt, tomt Excel -dokument.
Trin 3. Tilføj dine kontaktoverskrifter
Starter i celle A1 og flytter lige derfra, indtast følgende overskrifter:
- Fornavn - Dine kontaktpersoners fornavne kommer i denne kolonne (celle A1).
- Efternavn - Dine kontaktpersoners efternavne kommer i denne kolonne (celle B1).
- Tlf - Dine kontaktpersoners telefonnumre findes i denne kolonne (celle C1).
- StreetAddress - Dine kontaktpersoners gadeadresser findes i denne kolonne (celle D1).
- By - Dine kontaktpersoners bopælsbyer kommer i denne kolonne (celle E1).
- Stat - Dine kontaktpersoners bopælsstater vises i denne kolonne (celle F1).
- ZIP - Dine kontaktpersoners postnumre kommer i denne kolonne (celle G1).
- E -mail - Dine kontakters e -mail -adresser kommer i denne kolonne (celle H1).
Trin 4. Indtast dine kontaktoplysninger
Start i kolonne A, celle 2, begynd at indtaste kontaktoplysningerne for hver af de personer, for hvem du vil generere en mailfletning.
Sørg for, at disse oplysninger er korrekte, før du fortsætter
Trin 5. Gem dit dokument
For at gøre det:
- Windows - Klik Fil, klik Gem som, Dobbeltklik Denne pc, klik på en gemplacering i venstre side af vinduet, skriv dokumentets navn i tekstfeltet "Filnavn", og klik på Gemme.
- Mac - Klik Fil, klik Gem som…, indtast dokumentets navn i feltet "Gem som", vælg et gemt sted ved at klikke på feltet "Hvor" og klikke på en mappe, og klik på Gemme.
- Husk din valgte gemplacering-du skal finde Excel-regnearket senere.
Trin 6. Luk Excel
Klik på x i øverste højre hjørne af Excel (Windows) eller den røde cirkel i øverste venstre hjørne (Mac). Du kan nu fortsætte med at oprette mailfletningen i Microsoft Word.
Del 2 af 3: Import af kontakter til Word
Trin 1. Åbn Microsoft Word
Word-appikonet ligner et hvidt "W" på en mørkeblå baggrund. Som med Excel åbnes siden "Ny".
Hvis du har et eksisterende Microsoft Word-dokument, som du vil importere Excel-kontakter til, skal du i stedet dobbeltklikke på det for at åbne det og springe det næste trin over
Trin 2. Klik på Tomt dokument
Det er en hvid boks i øverste venstre side af siden. Et tomt Microsoft Word -dokument åbnes.
Trin 3. Klik på fanen Udsendelser
Denne fane er øverst i Microsoft Word -vinduet. En værktøjslinje vises lige under rækken af faner her.
Trin 4. Klik på Vælg modtagere
Det er i afsnittet "Start fletning af mail" i Forsendelser værktøjslinje. Hvis du gør det, bedes du om en rullemenu.
Trin 5. Klik på Brug en eksisterende liste…
Du finder denne mulighed i rullemenuen. Et nyt vindue åbnes.
- Hvis du nogensinde vil bruge Outlook -kontakter i stedet, kan du vælge Vælg mellem Outlook -kontakter indstilling i rullemenuen.
- Du kan også skrive en midlertidig liste over kontaktoplysninger i Word ved at vælge Indtast en ny liste mulighed. Dette er nyttigt, når du kun skal oprette en håndfuld kontaktoplysninger.
Trin 6. Vælg dit Microsoft Excel -kontaktark
I venstre side af vinduet skal du klikke på den mappe, hvor du har gemt Excel -arket, og derefter klikke på Excel -arket for at vælge det.
Trin 7. Klik på Åbn
Det er i nederste højre hjørne af vinduet.
Trin 8. Bekræft beslutningen
Klik på Excel-arkets navn i pop-up-vinduet, og klik derefter på Okay i bunden af vinduet. Dit Excel -ark vælges som det sted, hvorfra dine kontakter indlæses.
Sørg for, at afkrydsningsfeltet "Første række med data indeholder kolonneoverskrifter" i bunden af dette vindue er markeret
Del 3 af 3: Brug af Mail Merge
Trin 1. Gå til det sted, hvor du vil indsætte kontaktoplysninger
Find det sted, hvor du vil indsætte kontaktoplysninger (f.eks. Toppen af dokumentet), og klik på det for at placere markøren der.
Trin 2. Klik på Indsæt fletningsfelt
Det er en mulighed i sektionen "Skriv og indsæt felter" i Forsendelser fane. Der vises en rullemenu.
Du skal muligvis klikke på Forsendelser fane igen, før du gør dette.
Trin 3. Vælg en informationstype
I rullemenuen skal du klikke på navnet på en af overskrifterne fra dit Excel-dokument for at indsætte det.
For eksempel ville du klikke Fornavn i rullemenuen, hvis du ville indsætte et tag til kontaktpersoners fornavne.
Trin 4. Tilføj om nødvendigt andre oplysninger
Dette kan omfatte kontaktpersoners adresser, efternavne, telefonnumre og så videre.
Trin 5. Klik på Udfør og flet
Det er i yderste højre side af Forsendelser fanens værktøjslinje. Dette beder om en rullemenu.
Trin 6. Vælg en fletningsmulighed
Klik på et af følgende:
- Rediger individuelle dokumenter - Åbner hver modtagers dokument, så du kan tilpasse dokumenterne yderligere.
- Udskriv dokumenter … - Giver dig mulighed for at udskrive en kopi af dit dokument for hver enkelt person, der er angivet på dit kontaktark.
- Send e -mail -beskeder … - Giver dig mulighed for at sende dokumenterne som e -mails. Kontakternes e -mail -adresser vælges som destinations -e -mail -adresser.
Trin 7. Følg instruktionerne på skærmen
Afhængigt af din valgte indstilling har du en ekstra formular til gennemgang (f.eks. Hvis du har valgt E -mail, skal du indtaste et emne og derefter klikke på Okay). Dette vil fuldføre processen med sammensmeltning af mail.
