Denne wikiHow lærer dig, hvordan du automatiserer rapportering af data i Microsoft Excel. For eksterne data lærer denne wikiHow dig, hvordan du forespørger og opretter rapporter fra enhver ekstern datakilde (MySQL, Postgres, Oracle osv.) Inde fra dit regneark ved hjælp af Excel -plugins, der forbinder dit regneark med eksterne datakilder.
For data, der allerede er gemt i et Excel -regneark, bruger vi makroer til at oprette rapporter og eksportere dem i en række filtyper med et tryk på en tast. Heldigvis leveres Excel med en indbygget trinoptager, hvilket betyder, at du ikke selv skal kode makroerne.
Trin
Metode 1 af 2: For data allerede i Excel
Trin 1. Hvis de data, du skal rapportere om, allerede er gemt, opdateret og vedligeholdt i Excel, kan du automatisere rapporteringsarbejdsprocesser ved hjælp af makroer
Makroer er en indbygget funktion, der giver dig mulighed for at automatisere komplekse og gentagne opgaver.
Trin 2. Åbn Excel
Dobbeltklik (eller klik, hvis du er på en Mac) på Excel-appikonet, der ligner et hvidt "X" på en grøn baggrund, og klik derefter på Tom arbejdsbog på skabelonsiden.
- På en Mac skal du muligvis klikke Fil og klik derefter på Ny blank arbejdsbog i den resulterende rullemenu.
- Hvis du allerede har en Excel-rapport, som du vil automatisere, dobbeltklikker du i stedet på rapportens fil for at åbne den i Excel.
Trin 3. Indtast om nødvendigt regnearkets data
Hvis du ikke har tilføjet de kolonnetiketter og numre, som du vil automatisere resultater for, skal du gøre det, før du fortsætter.
Trin 4. Aktiver fanen Udvikler
Som standard er Udvikler fanen vises ikke øverst i Excel -vinduet. Du kan aktivere det ved at gøre følgende afhængigt af dit operativsystem:
- Windows - Klik Fil, klik Muligheder, klik Tilpas bånd i venstre side af vinduet skal du markere feltet "Udvikler" i nederste højre side af vinduet (du skal muligvis først rulle ned), og klikke på Okay.
- Mac - Klik Excel, klik Præferencer …, klik Bånd og værktøjslinje, markér feltet "Udvikler" på listen "Hovedfaner", og klik på Gemme.
Trin 5. Klik på Udvikler
Denne fane skal nu være øverst i Excel -vinduet. Hvis du gør det, vises en værktøjslinje øverst i Excel -vinduet.
Trin 6. Klik på Optag makro
Det er i værktøjslinjen. Et pop op-vindue vises.
Trin 7. Indtast et navn for makroen
Indtast navnet på din makro i tekstfeltet "Makronavn". Dette hjælper dig med at identificere makroen senere.
For eksempel, hvis du opretter en makro, der vil lave et diagram ud af dine tilgængelige data, kan du navngive det "Chart1" eller lignende
Trin 8. Opret en genvejstastkombination for makroen
Tryk på ⇧ Shift -tasten sammen med en anden tast (f.eks. T -tasten) for at oprette tastaturgenvejen. Dette er, hvad du vil bruge til at køre din makro senere.
På en Mac vil genvejstastkombinationen ende med at være ⌥ Option+⌘ Command og din nøgle (f.eks. ⌥ Option+⌘ Command+T)
Trin 9. Gem makroen i det aktuelle Excel -dokument
Klik på rullemenuen "Gem makro i", og klik derefter på Denne arbejdsbog for at sikre, at makroen vil være tilgængelig for alle, der åbner projektmappen.
Du skal gemme Excel -filen i et specielt format, for at makroen skal gemmes
Trin 10. Klik på OK
Det er i bunden af vinduet. Hvis du gør det, gemmes dine makroindstillinger og placerer dig i optagelsestilstand. Alle trin, du tager fra nu, indtil du stopper optagelsen, bliver optaget.
Trin 11. Udfør de trin, du vil automatisere
Excel sporer hvert klik, tastetryk og formateringsindstilling, du indtaster, og tilføjer dem til makroens liste.
- For eksempel, for at vælge data og oprette et diagram ud af det, vil du markere dine data, klikke på Indsæt øverst i Excel -vinduet skal du klikke på en diagramtype, klikke på det diagramformat, du vil bruge, og redigere diagrammet efter behov.
- Hvis du ville bruge makroen til at tilføje værdier fra celler A1 igennem A12, ville du klikke på en tom celle, indtaste = SUMME (A1: A12) og trykke på ↵ Enter.
Trin 12. Klik på Stop optagelse
Det er i Udvikler fanens værktøjslinje. Dette stopper din optagelse og gemmer alle trin, du tog under optagelsen som en individuel makro.
Trin 13. Gem dit Excel-ark som en makroaktiveret fil
Klik på Fil, klik Gem som, og ændre filformatet til xlsm i stedet for xls. Du kan derefter indtaste et filnavn, vælge en filplacering og klikke på Gemme.
Hvis du ikke gør dette, gemmes makroen ikke som en del af regnearket, hvilket betyder, at andre mennesker på forskellige computere ikke kan bruge din makro, hvis du sender projektmappen til dem
Trin 14. Kør din makro
Tryk på tastekombinationen, som du oprettede som en del af makroen for at gøre det. Du bør se dit regneark automatisere i henhold til din makros trin.
Du kan også køre en makro ved at klikke Makroer i Udvikler fane, vælg din makros navn og klik Løb.
Metode 2 af 2: Til eksterne data (MySQL, Postgres, Oracle osv.)
Trin 1. Download Kloudios Excel -plugin fra Microsoft AppSource
Dette giver dig mulighed for at oprette en vedvarende forbindelse mellem en ekstern database eller datakilde og din projektmappe. Dette plugin fungerer også med Google Sheets.
Trin 2. Opret en forbindelse mellem dit regneark og din eksterne datakilde ved at klikke på knappen + på Kloudio -portalen
Indtast detaljerne i din database (databasetype, legitimationsoplysninger), og vælg eventuelle sikkerheds-/krypteringsmuligheder, hvis du arbejder med fortrolige eller virksomhedsdata.
Trin 3. Når du har oprettet en forbindelse mellem dit regneark og din database, vil du være i stand til at forespørge og oprette rapporter fra eksterne data uden at forlade Excel
Opret dine tilpassede rapporter fra Kloudio-portalen, og vælg dem derefter fra rullemenuen i Excel. Du kan derefter anvende eventuelle ekstra filtre og vælge den frekvens, som rapporten skal opdateres (så du kan få dit salgsregneark opdateret automatisk hver uge, dag eller endda time.)
Trin 4. Derudover kan du også indtaste data i dit tilsluttede regneark og få dataene til at opdatere din eksterne datakilde
Opret en uploadskabelon fra Kloudio -portalen, og du vil manuelt eller automatisk kunne uploade ændringer i dit regneark til din eksterne datakilde.
Video - Ved at bruge denne service kan nogle oplysninger blive delt med YouTube
Tips
- Download kun Excel -plugins fra Microsoft AppSource, medmindre du har tillid til tredjepartsudbyderen.
- Makroer kan bruges til alt fra simple opgaver (f.eks. Tilføjelse af værdier eller oprettelse af et diagram) til komplekse (f.eks. Beregning af din celles værdier, oprettelse af et diagram ud fra resultaterne, mærkning af diagrammet og udskrivning af resultatet).
- Når du åbner et regneark med din makro inkluderet, skal du muligvis klikke Aktiver indhold i et gult banner øverst i vinduet, før du kan bruge makroen.
Advarsler
- Makroer kan bruges ondsindet (f.eks. Til at slette filer på din computer). Kør ikke makroer fra upålidelige kilder.
- Makroer implementerer bogstaveligt talt hvert trin, du foretager dig under optagelsen. Sørg for, at du ikke ved et uheld indtaster den forkerte værdi, åbner et program, du ikke vil bruge, eller sletter en fil.
