Det kan være svært at starte en e -mail med den rigtige hilsen. Når du sender en professionel e -mail eller skriver til en, du ikke kender godt, vil dit bedste bud normalt være at vælge en enkel, alsidig hilsen som “Hej”, inden du henvender dig til personen ved deres efternavn. Hvis du skriver til en ven, et familiemedlem eller en anden, du har et mere afslappet forhold til, er det i orden bare at henvise til dem ved deres fornavn.
Trin
Metode 1 af 4: Valg af en passende hilsen
Trin 1. Sig "Hej" for at starte din e -mail på en venlig note
Et simpelt "Hej" efterfulgt af personens navn fungerer fint for de fleste e -mails. Det er afslappet og personligt uden at føles overdrevent formelt eller afslappet. Og da det er så kort og direkte, vil det ikke distrahere din læser eller se malplaceret ud.
Du kan også bruge "Hej", når du adresserer flere modtagere på én gang, som i "Hej alle."
Tip:
"Hej" laver en fantastisk, fuldstændig hilsen, uanset om din e-mail er beregnet til en ven, en vejleder eller en fremmed.
Trin 2. Åbn med “Dear” for mere formelle beskeder
"Kære" er en alsidig hilsen-den er mere korrekt end "Hej", men har stadig en varm, behageligt gammeldags ring. Dette gør det til en perfekt måde at invitere korrespondance med både nære kære og mennesker, du ikke kender særlig godt.
Denne hilsen kan også bruges til venner og familie
Trin 1.
- Ordet "Kære" bærer også en notat om anstændighed og respekt, som mindre formelle hilsner ikke gør.
- En ulempe ved denne åbner er, at den kunne betragtes som lidt for formel for nogle, især i forretningsmæssige omgivelser.
Trin 2. Brug en anonym hilsen, hvis du ikke kender din modtagers navn
"Hilsen" og "Til hvem det kan vedrøre" er to af de mest almindelige, uanstødelige anonyme hilsner. De er et sikkert bud på de tidspunkter, hvor du ikke er sikker på, hvem der læser din besked.
- Du kan også prøve noget tvetydigt som "Dear Sir or Madam", selvom det kan virke lidt indelukket i alle undtagen de mest formelle e -mails.
- Anonyme hilsner bruges oftest, når man skriver til grupper, f.eks. Virksomheder og organisationer, frem for enkeltpersoner.
Trin 3. Sæt personens navn i sig selv, hvis du vil komme lige til sagen
Hvis du er i tvivl om, hvilken hilsen du skal bruge, eller hvis du hellere vil lade din besked stå i centrum, er det helt i orden at angive din modtagers navn og lade det være ved det. Tilføj blot et komma, spring en linje over, og sig, hvad du vil sige.
- "Frk. Thompson”lyder ikke mere eller mindre formelt end“Hej fru Thompson”, og det giver dig mulighed for at omgå ubeslutsomheden om at vælge den mest passende hilsen.
- At bruge personens navn som en hilsen i sig selv kan også være nyttigt i opfølgende korrespondance, når du ikke nødvendigvis vil vælge en ny hilsen hver gang.
Metode 2 af 4: Adressering til din modtager
Trin 1. Kald personen ved sit fornavn, hvis du kender dem godt
Denne regel er ret simpel: Hvis du er på fornavn med nogen, er det i orden at bruge deres fornavn. Ellers er det en god idé at holde sig til deres efternavn for at undgå at være formastelig og potentielt gnide dem den forkerte vej. F
Når du skriver til en kendt bekendt, kan du enten føre med deres navn i sig selv eller vedhæfte en mere afslappet hilsen som en introduktion (dvs. "Hey Jackie")
Advarsel:
Henvis aldrig til nogen, du ikke har mødt ved deres fornavn, medmindre de specifikt fortæller dig, at det er okay, gør det. Det er bare ikke høfligt!
Trin 2. Henvis til professionelle og ukendte kontakter ved deres efternavn
Vælg en passende hilsen (husk, "Hej", "Kære" og "Hilsener" er alle nyttige i en række forskellige situationer), og tag derefter fat på personens efternavn. De fleste e -mails, du sender, vil sandsynligvis begynde med din modtagers efternavn, især hvis de vedrører arbejde.
- Hvis den person, du sender en e -mail, er kvinde, skal du gå med præfikset "Ms." i stedet for "fru" medmindre du ved med sikkerhed, at hun er gift.
- At gøre et punkt i at bruge din modtagers efternavn etablerer en høflig og respektfuld tone for korrespondancen at følge.
Trin 3. Brug et udtryk som "Alle", når du hilser på mere end én modtager
Store grupper kan indeholde mange forskellige slags mennesker, og du ønsker ikke at antage noget om deres køn eller niveau af fortrolighed. Da udtryk som "Guys" og "Ladies and gentlemen" kunne tolkes som kønsbegrænsende, bliver de bedst forbigået til fordel for noget mere inkluderende.
- Sørg også for at styre uden om overdrevent tilfældige hilsner som "folk" eller "alle".
- Hvis du kaster det forkerte kollektive pronomen ud, kan en af dine læsere føle sig marginaliseret eller ignoreret helt.
Trin 4. Nævn personens titel eller position, hvis det er relevant for din besked
Under normale omstændigheder kan det lyde mærkeligt at starte en e -mail med "Hilsen Chief Customer Service Representative." Hvis personens holdning er direkte relateret til din begrundelse for at skrive, kan det dog være en god måde at få dem på for et spørgsmål, en anmodning eller en klage.
- Adressering af en e -mail til "Communications Direct" frem for "Mr. Everett”vil fortælle din modtager, at sagen indebærer udførelse af deres individuelle pligter.
- På samme måde kan du, når du kommer i kontakt med lederen af en organisation, starte med en hilsen som "Dear Salt Lake City Union Organizer."
Metode 3 af 4: Undgå almindelige hilsningsfejl
Trin 1. Husk altid at inkludere en hilsen
Reglen nummer et til at skrive en e -mailhilsen er at sikre, at der er en der. Det kan være rystende at åbne en e -mail og blive konfronteret med en tekstblok uden introduktion eller personlige behageligheder, og det tager kun et par sekunder at skrive et par ord for at opsummere hensigten med din kommunikation.
En e -mail uden en hilsen vil af mange blive betragtet som ufuldstændig. Som et resultat kan det reflektere dårligt om dig eller din evne til at kommunikere effektivt
Tip:
Tænk ikke for meget over det-hvis du ikke er sikker på, hvad du ellers skal sætte, vælg et simpelt "Hej" og kanaliser din hjernekraft til at komponere resten af din e-mail.
Trin 2. Undgå "Hey", medmindre du er tæt på den person, du skriver
"Hey" er næsten lige så afslappet som det bliver. Af denne grund er det en acceptabel måde at starte en e-mail til din bedste ven eller en kollega på samme rangering, men ikke en til en højere eller nogen, du kommunikerer med for første gang.
- Selvom de måske lyder harmløse, kan overdrevent uformelle hilsner som "Hey" utilsigtet signalere mangel på respekt for din modtager.
- Andre afslappede adressemåder, såsom "Hvad sker der" eller "Yo", bør aldrig bruges i e-mails. Disse hilsner er bedre forbeholdt udvekslinger af tekstbeskeder.
Trin 3. Vær forsigtig, når du bruger tidsspecifikke hilsner som “God eftermiddag
”Henvisning til det tidspunkt, du skriver, kan give din e -mail en mere personlig fornemmelse og give dig mulighed for bedre at forholde dig til din modtager. Du bør dog kun gøre dette, når du er sikker på, at de er i samme tidszone. Hvis du ikke er det, kan du ende med at se uvidende eller hensynsløs ud.
- At sige "Godmorgen" til en person, der bor på den anden side af verden, kan forårsage forvirring, især hvis din e-mail indeholder tidssensitive oplysninger.
- Hvis du har sat dit hjerte på at bruge en af disse hilsner, vil det ikke skade at tage et øjeblik for at se, hvilket tidspunkt (og dato!) Det er på det sted, hvor din modtager vil læse din besked.
Trin 4. Hold din tegnsætning enkel og passende
Den bedste måde at formatere enhver hilsen på er at skrive din valgfrie hilsen og din modtagers navn og derefter indsætte et komma for at hjælpe deres øjne med at overgå til e -mailens brødtekst. Du tror måske, at et udråb er mere udtryksfuldt, men der er en chance for, at det kan læses som ung eller uprofessionelt.
- I nogle tilfælde kan du også afslutte din hilsen med et kolon eller bindestreg for henholdsvis en mere formel eller afslappet effekt.
- At formidle for meget spænding kan endda irritere den person, du skriver til, hvis de ikke deler din entusiasme.
Trin 5. Sørg for at stave modtagerens navn korrekt
Dobbelttjek stavningen af personens navn, som det fremgår af en tidligere e-mail eller originaldokument, før du trykker på "send". En uskyldig stavefejl er ikke slutningen på ordet, men at lave den samme fejl mere end én gang siger, at du ikke er ligeglad nok til at få det rigtigt.
- Hvis du støder på et særligt udfordrende eller usædvanligt navn, skal du se, om du kan kopiere og indsætte det direkte i din e -mail fra en ekstern kilde.
- Du risikerer at fremmedgøre din læser ved at stave deres navn på den forkerte måde inkonsekvent.
Metode 4 af 4: Udformning af åbningslinjen for din e -mail
Trin 1. Angiv formålet med din e -mail med det samme
Brug din første sætning til at fortælle din modtager præcis, hvorfor du skriver. På den måde vil de ikke blive hængende. Dette er normalt lige så simpelt som at destillere, hvad du vil diskutere i dit budskabs krop til en central idé og gøre det til en kort introduktion.
- En solid åbner til din e -mail kan være, "jeg skriver for at forhøre mig om …" eller, "jeg ville gerne have din mening om …"
- Ked ikke din modtager med en langvarig præambel eller unødvendige oplysninger. Der er ingen grund til at slå rundt om busken-bare spring lige ind i den.
Trin 2. Tak din modtager, hvis du skriver et svar
Når du vender tilbage til nogen om en besked, de har sendt dig, er det sædvanligt at tage et øjeblik at sige tak. At blive takket for noget kan være meget glædeligt, og et lille udtryk for taknemmelighed vil hjælpe dig med at sikre, at din korrespondance starter på højre fod.
- Mens du formulerer din første sætning, skal du sørge for at anerkende eller opsummere formålet med den originale e -mail, som i "Tak, fordi du kontaktede Acme Corporation om din seneste oplevelse" eller "Tak fordi du svarede så hurtigt."
- Hvis din korrespondance ikke er relateret til forretning, kan du åbne med noget i stil med: "Tak fordi du kontaktede. Det er så længe siden, vi har talt!”
Trin 3. Hils tætte kontakter med en mere personlig note
Hvis du kender din modtager rimelig godt, kan du vælge at tage en mere sentimental tilgang ved at tjekke ind på dem eller bede om opdateringer om deres liv. Personlige hilsner har en intim stemning og tjener til at etablere en venlig, inderlig dynamik.
- Du kan bruge en ledningslinje som: "Tillykke med den nye baby!" eller "Jeg var lige i Brooklyn, og det bragte mange gode minder tilbage" for at minde en slægtning eller en lækker kontorkammerat om, at de er i dine tanker.
- Sørg for, at uanset hvilke personlige kommentarer eller spørgsmål, du inkluderer, er passende i betragtning af dit forhold til din modtager. Spørg: "Hvordan kan du lide din nye lejlighed?" kan snige nogen, du kun har mødt en eller to gange.
Trin 4. Arbejd i lidt humor som en opsigtsvækkende isbryder
Selvom humor ofte frarådes i den professionelle verden, kan den give et øjeblik med kærlig lettelse fra den kedelige karakter af praktisk daglig kommunikation, når den bruges med omtanke. De fleste mennesker er vant til at skumme tørre, til-punktet e-mails, så sjove hilsner kan have den virkning, at de tilslutter din læser og gør dem mere engagerede.
”Hvis du vil gøre tingene lidt lettere, kan du prøve en åbningslinje som:” Er det fredag endnu?” eller: "Jeg ved, hvor meget du elsker at høre fra mig først om morgenen."
Advarsel:
Et hurtigt snert eller lidt fjollet ordspil kan være nyttigt til at sætte liv i farveløse professionelle e-mails, men kun når situationen kræver det.
Tips
- På trods af at den er kort, er hilsenen en af de vigtigste dele af en forretningsmail. Det giver i det væsentlige din modtager deres første indtryk af dig og professionel adfærd.
- De fleste givne eller foretrukne navne kan findes i deres afsenderoplysninger eller deres egen e -mail -adresse.
- Hvis du tilfældigvis lærer en anonym modtagers navn efter din første e -mail, skal du sørge for at inkludere det i efterfølgende meddelelser for at anerkende ændringen og slå en mere personlig akkord.
