At sende e -mails er en del af livet for næsten enhver professionel, studerende og arbejdende person, der lever i dag. Selvom nogle e -mails kan komme ud som kolde, kan andre være åbenlyst uhøflige og har brug for adressering. Du kan håndtere sådanne e -mails ved at holde din ro, reagere efter at du har lavet en plan og gå videre med din dag.
Trin
Del 1 af 3: Hold ro og lav en plan
Trin 1. Overvej, om e -mailen er beregnet til at være uhøflig
Det kan være svært at vide, om nogen er uhøflig over e -mail, især da du ikke kan se deres ansigtsudtryk eller høre tonen i deres stemme for at hjælpe dig med at beslutte. Inden du reagerer på en e -mail, der virker uhøflig for dig, skal du overveje, om uhøfligheden kan være en fejlkommunikation.
Prøv at spørge personen direkte, hvad han mente med at tale med ham ansigt til ansigt eller over telefonen. Dette kan hjælpe med at afhjælpe et problem på grund af en simpel fejlkommunikation
Trin 2. Svar ikke med det samme
Selvom det kan være fristende at straks begynde at samle en masse slette eller sårende ord som svar på denne e -mail, skal du undgå at gøre det for enhver pris. Du vil sandsynligvis fortryde det senere. I stedet skal du gå væk fra e -mailen, lukke din browser og tage et øjeblik til at indsamle dine tanker.
- Gå en tur i et par minutter, indtil du føler dig rolig.
- Tag et par dybe indåndinger og drik lidt vand.
Trin 3. Vent i et udkast til e -mail, men send det ikke
En anden måde at få noget negativ energi konstruktivt på er at udarbejde en e -mail til personen, men ikke sende den. På den måde kan du begynde at samle dine indledende tanker, uanset hvor intens, samtidig med at du giver dig tid til senere at forfine, finpudse og tilføje dem.
- Træk en separat e -mail op, og skriv et svar uden nogensinde at have indtastet en modtager, så du ikke ved et uheld sender den ud. Eller du kan angive din egen e -mail som modtager.
- Tænk på alle de gange, du har reageret på noget med det samme og senere har fortrudt alle de kloge eller tankevækkende ting, du kunne have sagt. Dette vil give dig tid til at udvikle sådanne og forhindre beklagelse.
Trin 4. Accepter ansvar, når det er nødvendigt
Når du læser e -mailen, har du måske opfattet det som uhøfligt, fordi en del af det er sandt, og sandheden kan gøre ondt. Selvom dette ikke aflaster dem fra deres skyld i situationen, giver det dig dog plads til selvforbedring og ærlighed, både med dig selv og med e-mail-afsenderen.
For eksempel sendte din chef dig måske en uhøflig e -mail om at være forsinket på arbejde. Selvom formuleringen ikke behøvede at være uhøflig, bør du anerkende og rette op på din forsinkelse
Trin 5. Efterlign ikke deres dårlige opførsel
Når nogen er uhøflig over for dig, kan det være alt for fristende at vende tilbage. Igen, afstå fra at reagere negativt, men afstå også fra passiv aggressiv eller uhøflig adfærd, hvis du skulle se dem personligt, før du reagerer. Giv dem ikke beskidte blikke eller ignorer dem, hvis de taler til dig.
- Øv i stedet venlighed. Sig goddag til dem og fortsæt med at gå.
- Brug ikke tid omkring dem, medmindre det er nødvendigt, men undgå dem heller ikke aktivt.
Trin 6. Overvej roden
Nogle gange har en uhøflig e -mail meget lidt at gøre med dig eller omstændighederne omkring den. Det er aldrig i orden at slå ud over nogen, men nogle gange kan den person, der sendte e -mailen, gå lidt mere igennem, end de kan klare og kunne have sendt dig det af frustrationer, der ikke involverer dig. De er måske ikke engang klar over, at de har været uhøflige. Dette undskylder dem ikke, men forståelse af en persons nuværende tilstand og motivationer kan hjælpe med at tage skridt fremad.
- For eksempel, hvis de har ægteskabelige problemer, eller hvis nogen i deres familie for nylig er død, kan dette forklare deres uhøflighed.
- Det er også muligt, at de bare har en dårlig dag.
Del 2 af 3: Besvarelse af e -mailen
Trin 1. Få hjælp fra en ven
Venner eller kolleger kan være særligt nyttige til at hjælpe dig med at lave et svar på en uhøflig eller grim mail, og de kan også give en anden mening om situationen. I løbet af denne tid skal du afstå fra at bede dine venner, der er hotheadede, om at hjælpe; række ud til dem der i stedet er rolige, kloge og løsningsfokuserede.
Bed om muligt om at se tidligere svar på uhøflige e -mails, som de har sendt
Trin 2. Anerkend deres uhøflighed
Når du udarbejder din e -mail, vil det være nødvendigt for dig at erkende, hvor uhøflige de var. Det kan være, at de ikke var klar over, at deres ord ville blive ufølsomme, men uanset hvad skal du gøre opmærksom på det.
- Sig noget i retning af "før jeg begynder med et svar, vil jeg gerne anerkende den uhøflighed, der vises i din e -mail, især omkring dine anklagende og fornærmende bemærkninger."
- At være direkte er nyttigt for dig og for den anden person, og det kan hjælpe med at forhindre gentagelse af den samme situation.
Trin 3. Anerkend deres frustration
Selvom deres e -mail var uhøflig, kom deres frustration måske fra et meget rigtigt sted. I så fald erkend den frustration og udtryk forståelse, hvis den kun er marginal. Dette vil give dem mulighed for at føle mindre dig-imod-mentalitet og bevæge jer begge mod potentiel fredsskabelse.
- Sig noget i stil med "Din e -mail angav, at du er frustreret."
- Sørg for at fokusere på, hvad deres e -mail sagde og ikke dem personligt.
Trin 4. Spørg hvorfor
Nogle gange kan du dog være helt uvidende om, hvorfor nogen har besluttet at sende dig en sådan e-mail efter meget selvreflektion og høring af andre. I dette tilfælde bør du spørge afsenderen et simpelt 'hvorfor', så du kan få forståelse og bedre løse problemet.
Du kan sige "Jeg har tænkt grundigt over din e -mail og er stadig lidt forvirret over din begrundelse for at sende den, så jeg vil gerne vide, hvad der fik det til at være."
Trin 5. Tilbyd en løsning eller forklaring
Når du har behandlet nogle af dine foreløbige bekymringer og punkter i e -mailen, bør du begynde at søge løsninger og svare på deres bekymringer, hvis de er til stede. Lad dem vide, hvad du er villig til at gøre, udforske kompromisområder, og udtryk din vilje til at arbejde igennem dette.
- Oprettelse af et møde kan også være en fordel. Folk har en tendens til at være venligere personligt, end når de gemmer sig bag en computerskærm.
- Du kan måske sige noget i stil med “du udtrykte vrede over, at jeg kom tilbage fra frokost 15 minutter sent i går, men jeg var nødt til at hente min syge datter fra skolen. Selvom jeg helt sikkert kan prøve at komme tilbage til tiden i fremtiden, vil der være tidspunkter som denne, der er uundgåelige.”
Trin 6. Etabler grænser
Når du med succes har tilbudt løsninger, er det nu tid til at fastsætte nogle grundregler for enhver fortsat samtale. Lad dem vide, at du ikke vil tolerere sådan uhøflighed i fremtiden, og det vil gøre det meget svært, hvis ikke umuligt, at fortsætte samarbejdet.
- Fortæl dem, at du ikke vil acceptere fornærmelser eller upassende anklager.
- Bed dem om at komme til dig med bekymringer og med venlighed, før du springer pistolen.
Trin 7. Slet det om nødvendigt
Du vil måske opleve, at du læser og genlæser e -mailen igen og igen og bliver fanget af negative følelser omkring det. Dette vil dog ikke hjælpe dig med at komme videre og vil sandsynligvis kun gøre dig mere gal og frustreret. Hvis det er absolut nødvendigt, skal du slette e -mailen fra din indbakke, så du ikke har adgang til den.
Hvis du tror, at du muligvis har brug for e -mailen igen i fremtiden, skal du sende den til en, du har tillid til, men slette den fra din egen indbakke
Del 3 af 3: Fortsæt med din dag
Trin 1. Fortsæt med at være produktiv
Selvom denne e -mail tilsyneladende har ødelagt din dag, skal du gøre alt i din magt for at afvise det. Fortsæt med din rutine, lav en huskeliste, og udfør alle nødvendige opgaver. Lad ikke en blip afspore din dag eller dine fremskridt.
At holde dig beskæftiget hjælper dig med at holde fokus på det, der er vigtigt for dig, og undgå at drøfte en e -mail
Trin 2. Sæt små mål for at bevare dit momentum
Ved at holde din rutine skal du sætte små, opnåelige mål, som du kan forpligte dig til den dag. At fuldføre dem hjælper dig med at føle dig mere gennemført og efterfølgende mindre påvirket af den uhøflige e -mail, du har modtaget.
Overvej at sætte mål som "svar på alle andre e -mails" eller "gå til gymnastiksalen"
Trin 3. Distraher dig selv
Nogle gange har du brug for lidt distraktion for at komme videre fra noget. Tag en pause for at lytte til musik, spise frokost, eller ring til en ven for at chatte om noget andet end e -mailen. At få sindet væk fra tingene kan give dig en meget nødvendig og katartisk pause.
Trin 4. Overvej om nødvendigt at rapportere dem
I slutningen af dagen er nogle gange den bedste måde at komme videre på at håndtere problemet permanent. Hvis e -mailen indeholdt trusler eller fornærmelser, der kunne betragtes som hadefulde ytringer, skal du rapportere denne person til de rigtige personer, som kan være HR -afdelingen på dit job eller Elevadfærd på din skole. Du kan også blokere dem fra at sende dig e -mails i fremtiden.
- Anmeld dem til myndighederne, hvis de udgør fysiske trusler mod dig.
- Prøv at e -maile din manager først for at fortælle dem, hvad der foregår. Hvis de ikke løser problemet, skal du tage det til HR.
