Access er en relationsdatabasemanager, der giver dig mulighed for at importere en eller flere Excel -databaser til sit system, så du kan matche fælles felter mellem eller blandt dem. Fordi en enkelt Access -fil kan indeholde flere Excel -regneark, er programmet også en god måde at samle eller analysere store mængder information på. Først skal du dog importere Excel -regnearket til Access. Dette kræver kun et par vigtige trin.
Trin
Del 1 af 3: Forberedelse til import af Excel til Access
Trin 1. Åbn begge programmer på din computer
Du skal købe og downloade en Microsoft Office -pakke, der indeholder både Excel og Access. Du kan gøre dette online via Microsoft -webstedet.
- Når programmerne er downloadet, skal du klikke på "Start" i Windows og vælge "Alle programmer".
- Klik på "Microsoft Office", og vælg derefter "Adgang" (eller "Excel") i rullemenuen. Du har muligvis allerede oprettet et Excel -regneark, som en anden har sendt dig, eller som du har downloadet andre steder. Når du har Office på din computer, kan du åbne det.
Trin 2. Ryd op i dit Excel -regneark, før du importerer det til Access
Det vil gøre det lettere, hvis du gør et par enkle trin, før du importerer Excel -regnearket til Access. Nøglen er, at dine data skal være konsistente mellem importerede regneark.
- Det er en god idé at sikre, at den første række i Excel -regnearket indeholder dine kolonneoverskrifter (eller feltnavne), og at disse er meget klare og lette at forstå. For en kolonne, der indeholder folks efternavne, kan du f.eks. Kalde kolonneoverskriften/feltnavnet "efternavn". Vær klar og præcis, fordi det vil gøre det lettere, når du forsøger at matche kolonneoverskrifter i et Excel -ark med et andet.
- Adgang giver dig mulighed for at forbinde fælles felter mellem to eller mellem mange regneark. Lad os sige, at du har et Excel -ark, der indeholder lønoplysninger. Det inkluderer folks for- og efternavne, adresser og lønninger. Lad os for argumentets skyld sige, at du vil matche dette ark i Access til et andet Excel -ark, der indeholder oplysninger om kampagnefinansieringsbidrag. Dette andet ark indeholder folks navne, adresser og donationer. Hvad Access giver dig mulighed for at gøre, er at matche forskellige kolonneoverskrifter med hinanden. Du kan f.eks. Linke navneoverskrifter for at se, hvilke personer med samme navn der for eksempel vises i begge databaser.
- Scan Excel -arkene for at sikre, at hver datatype håndteres på samme måde, og ryd dem op, før du importerer dem til Access. Det må være det, Access kalder "relationelt". For eksempel, hvis det hypotetiske regneark til lønningslisten indeholdt fornavn, efternavn og melleminitial i en kolonne, men det andet regneark kun indeholdt fornavn og efternavn i separate kolonner, registrerer Access dette som ingen match. Der skal være matchende kolonneoverskrifter/felter.
Trin 3. Opdel oplysninger i en kolonne i Excel
For at tage sig af dette problem kan du opdele oplysninger i en kolonne i Excel, så det ikke fejlagtigt registreres som et "ingen match" i Access.
- Som et eksempel kan du opdele fornavnet i sin egen kolonne, den midterste initial i sin egen kolonne og efternavnet i sin egen kolonne. Hvis det allerede er gjort på samme måde i det andet regneark, skal du generere matches, når navnene er de samme, når du f.eks. Forbinder efternavn med efternavn i Access.
- For at opdele en kolonne i Excel skal du markere den kolonne, der har oplysninger, du vil opdele i den. Klik på "data" i værktøjslinjen i Excel -programmet. Klik på "tekst til kolonner". Generelt vælger du indstillingen "afgrænset". Klik på næste.
Trin 4. Fortsæt med at bruge guiden til at opdele flettede kolonner
Nu er du klar til at fuldføre processen med at opdele flettede oplysninger i en kolonne i flere kolonner.
- Vælg, hvordan dataene i kolonnen er "afgrænset". Det betyder, at hvert stykke information i kolonnen er adskilt af noget. De mest almindelige valg omfatter et mellemrum, et komma eller en semikolon. Ofte er oplysningerne bare adskilt af et mellemrum. Som i følgende eksempel: lad os sige, at navnet "John A. Doe" vises i en enkelt kolonne. Fornavnet John er adskilt fra den midterste initial A med et mellemrum. Efternavnet Doe er adskilt fra den midterste initial A med et mellemrum. Så vælg plads i den afgrænsede guide.
- Klik på næste. Klik på afslut. Programmet skal opdele John, A. og Doe i tre kolonner. Du kan derefter give de nye kolonner nye overskriftsnavne for at angive, hvilken slags information der er indeholdt i dem (efternavn, fornavn osv.). Det er en god idé at oprette flere tomme kolonner til højre for de data, du deler, før du gør det, fordi det vil skubbe dataene ind i de nye tomme kolonner (i stedet for kolonner, der allerede indeholder oplysninger).
Del 2 af 3: Import af Excel til Access
Trin 1. Åbn Access -programmet på din computer
Gå til startmenuen, vælg Microsoft Office, og klik på Microsoft Access. Du skal åbne en ny tom Access -database for at importere Excel -arket til den.
- Vælg "blank desktop database" for at oprette en ny database i Access -programmet.
- Giv det et nyt navn, hvis du vil. Klik på "Opret".
Trin 2. Importer et Excel -regneark til Access
Det næste trin er at trække Excel -regnearket (eller mere end et) ind i Access -databasen.
- Klik på "Eksterne data" i værktøjslinjen, når du er i Access -databasesystemet. Vælg "Excel." I nogle versioner af Access finder du denne funktion ved at klikke på "fil" i værktøjslinjen og "Få eksterne data".
- Hvor der står "filnavn", skal du klikke på "gennemse". Dette giver dig mulighed for at finde dit Excel -ark på din computer.
- Lad feltet være markeret, hvor der står "importer kildedataene til en ny tabel i den aktuelle database." Det kontrolleres som standard.
- Når du finder det Excel -regneark, du vil importere på din computer, skal du klikke på det. Klik på "OK". Dette fører dig ind i guiden til import af Excel til Access.
Del 3 af 3: Brug af guiden til at fuldføre importprocessen
Trin 1. Gå igennem trinene i guiden, der vises i Access
For at fuldføre processen med at importere dit regneark skal du fuldføre trinene i guiden.
- Vælg regnearket i Excel -regnearket, som du vil importere. Nogle gange er dette enkelt, fordi Excel -regnearket kun er et ark. Nogle gange opretter folk dog flere sider i et enkelt Excel -regneark, som du kan se ved at klikke på fanerne nederst i regnearket. Hvis dette er tilfældet, skal du fortælle guiden Adgang, hvilket regneark du vælger. Klik på næste.
- Den næste side har en boks, der spørger, om den første række i Excel -arket har kolonneoverskrifter. Dette betyder rækken i et regneark, der identificerer dataene i hver kolonne (f.eks. Efternavn, adresse, løn osv.). Det er en god idé, hvis du først har ryddet op i dit Excel -ark for at sikre, at den første række har klart definerede kolonneoverskrifter. Kontroller derefter bare, at den første række indeholder kolonneoverskrifter. Dette er den enkleste fremgangsmåde. Klik på næste.
- Hvis din første række ikke indeholder kolonneoverskrifter, spørger den næste side dig, om du vil omdøbe det, der kaldes "felter" i Access (disse er kolonneoverskrifter). Hvis du ikke allerede har navngivet hvert felt noget klart og let at genkende, før du importerer (anbefales), kan du gøre det her.
Trin 2. Afslut importprocessen
Der er kun få trin tilbage i importprocessen. Den næste side i guiden spørger, om du vil identificere en primær nøgle.
- Du behøver ikke at gøre dette, men du kan. En primær nøgle betyder, at computerprogrammet vil tildele hver række informationer et unikt nummer. Dette kan være nyttigt senere, når du sorterer dataene. Klik på næste.
- Det sidste skærmbillede i guiden har et mellemrum, der giver et standardnavn. Du kan ændre navnet på det Excel -ark, du importerer (det bliver til en "tabel" i Access på venstre side af siden, når du er færdig med at importere det).
- Klik på "import". Klik på "luk". Du vil se dit bord i venstre side af skærmen. Det er nu importeret inden for Access.
- Hvis du vil linke mere end ét datasæt, skal du gentage denne proces med et andet eller flere Excel -regneark. Nu er du klar til at matche dataene i arkene i Access.
Video - Ved at bruge denne service kan nogle oplysninger blive delt med YouTube
Advarsler
- Hvis Excel -filen er fra en anden version af Office end Access, kan du have problemer med at importere filer uden problemer.
- Det kan ikke understreges nok: Du skal rydde op i dit Excel -regneark, før du importerer det. Dels betyder det at analysere de data, du har for problemer.
- Gem altid en kopi af dine originale regneark, så hvis du ødelægger dem, kan du gentage processen.
- Du kan ikke importere mere end 255 felter til Access.
