Selvom de ikke bruges så ofte i dag, er en faxmaskine stadig en vigtig enhed til hurtigt og effektivt at overføre vigtige dokumenter, formularer og håndskrevne noter, især i kontormiljøer. En faxmaskine bruger en aktiv fastnettelefon til at sende og modtage dokumenter, og det er lige så let at bruge en som at ringe til et telefonnummer. Når du har konfigureret din faxmaskine korrekt og gjort dig bekendt med metoderne til afsendelse og modtagelse af en fax, sender du nemt dokumenter hurtigt!
Trin
Del 1 af 3: Opsætning af din faxmaskine
Trin 1. Placer faxmaskinen
Placer faxmaskinen på en flad overflade tæt på stikkontakter og et telefonstik. Sørg for, at papirindføringen vender udad. Dette hjælper med at forhindre indgående faxer og scannede dokumenter i at sidde fast mellem væggen og maskinen og forhindre dem i at blive beskadiget.
Trin 2. Tilslut strømkilden
Slut faxmaskinen til den nærmeste stikkontakt. Sørg for, at forbindelsen er god, og at stikket passer korrekt i stikkontakten. Når faxmaskinen er tilsluttet strømkilden, skal du sørge for, at den forbliver slukket i resten af opsætningen.
Trin 3. Fastgør telefonlinjen
En faxmaskine bruger en telefonlinje til at sende og modtage data til at oprette og udskrive dokumenter. De fungerer ikke via en internetbaseret telefonlinje. Sørg for at have en aktiv telefonlinje og et telefonnummer til faxmaskinen, så din maskine kan sende og modtage signaler for at oprette dokumenterne.
Ring til din kabel- og telefonudbyder for at oprette en fastnet, hvis det er nødvendigt
Trin 4. Tilslut telefonkablet
Et standard telefonkabel skal tilsluttes faxmaskinens telefonstik, som typisk er på bagsiden af maskinen. Den anden ende af ledningen skal sikres direkte i det nærmeste telefonstik i væggen. Dobbelttjek for at se, at ledningen er sluttet til maskinen og vægens telefonstik.
Trin 5. Tilsæt papir og blæk
Faxen kræver papir og blæk til at oprette og udskrive de indgående dokumenter. Sørg for at have disse forsyninger til rådighed.
- Inden du lægger papiret i, blæser du eller blader i papirstakken for at sikre, at de ikke hænger sammen. Dette hjælper med at forhindre papirstop.
- Hver maskine huser en bestemt type, størrelse og antal blækpatroner. Sørg for at gennemgå maskinens instruktioner for at afgøre, hvilket blæk der bedst fungerer med din maskine.
Trin 6. Kontroller forbindelsen
Når din faxmaskine er tilsluttet, og der er indsat papir og blæk, skal du tænde maskinen og kontrollere telefonforbindelsen. Forbindelsen skal være sikker for at kunne bruge faxmaskinen.
- Kontroller, at fastnet er korrekt tilsluttet ved at tage faxmaskinens modtager, hvis den er tilgængelig på din enhed. Modtageren skal ligne en telefon. Lyt efter summen af en klartone, som vil indikere, at forbindelsen er sikker.
- Hvis faxen ikke har en modtager, kan du tilslutte en telefon via det eksterne telefonstik på faxmaskinen. Du bør høre summen af en klartone, hvis forbindelsen er lyd.
Del 2 af 3: Afsendelse af en fax
Trin 1. Tænd for maskinen
Sørg for, at maskinen er tændt, og at telefonledningen er sikkert på plads, før du sender et dokument. Du vil måske kontrollere modtageren for en klartone for at sikre, at forbindelsen er sikker.
Trin 2. Brug et omslag
Et omslag er en god måde at garantere, at dit dokument kommer til den korrekte person. Dette er især nyttigt, når du sender faxer til en virksomhed, hvor flere medarbejdere muligvis bruger den samme enhed. Et forsideark skal indeholde modtagerens navn, deres faxnummer og dit, dine kontaktoplysninger og antallet af sider, modtageren skal forvente at modtage i faxen.
Inkludering af sideantal på forside er nyttigt for modtageren, så de ved, om de har modtaget alle de nødvendige sider
Trin 3. Bestil dokumenterne korrekt
Sørg for at tilføje sidetal og placere dokumentets sider i den rækkefølge, du ønsker, at de skal modtages. Du vil ikke have, at modtageren puslespil siderne sammen. Dette kan forårsage forvirring og kan forstyrre den tilsigtede betydning bag dokumentet. Bestilling af siderne og nummerering vil sikre en effektiv overførsel af oplysninger.
Trin 4. Indsæt dokumenterne i scanneren
De fleste faxmaskiner kræver, at du placerer dokumentet enten med forsiden opad eller nedad i scannerdelen af faxmaskinen. Der er ingen standardmetode på alle enheder. De fleste faxmaskiner angiver, hvilken metode der skal bruges med et letlæseligt symbol på forsiden af enheden.
Trin 5. Indtast modtagerens faxnummer
Brug tastaturet foran på faxen til at ringe til modtagerens faxnummer, herunder områdenummeret. Hvis du faxer et dokument internationalt, skal du indsætte landekoden. Hvis der er et firmanummer, der bruges til ekstern opkald (ofte "7" eller "9"), skal du trykke på dette ciffer før område- eller landekoden og faxnummeret.
Trin 6. Send dokumenterne
Når du har ringet op til nummeret, kræver de fleste faxmaskiner, at du trykker på en "send" eller "start" -knap for at overføre dokumentet. Se, når dokumentet sender, hvis der er en fejl eller papirstop. Når dokumentoverførslen er lykkedes, udskriver faxen med en statusrapport eller en bekræftelsesside. Hvis du modtager en fejlmeddelelse, kan du prøve at sende dokumentet igen.
Del 3 af 3: Modtagelse af en fax
Trin 1. Kontroller forbindelsen
Sørg for, at faxmaskinen er tændt. Det er også vigtigt at sikre, at faxmaskinen er tilsluttet en strømkilde og telefonstikket for at modtage faxer. Det kan være en god idé at tage modtageren og lytte efter klartonen for at sikre korrekt forbindelse.
Trin 2. Undersøg papir- og blækforsyningen
Du vil gerne levere nok papir og blæk i faxmaskinen. Hvis du modtager mange dokumenter via en faxmaskine, skal du kontrollere disse forbrugsvarer ofte. Ellers kan dette forhindre dig i at modtage et dokument i sin helhed eller forsinke dets ankomst.
Trin 3. Lyt efter ringetonen
Faxmaskinen ringer eller giver en opkaldslyd, når den modtager et indgående dokument. Maskinen er indstillet til automatisk at behandle disse dokumenter, så du er ikke forpligtet til at gøre noget på nuværende tidspunkt. Undgå at trykke på knapperne på maskinen i løbet af denne tid, ellers kan forbindelsen blive forstyrret eller afbrudt.
Trin 4. Gennemgå dokumentet
Når faxmaskinen har modtaget dokumentet med succes, udskriver den siderne i den rækkefølge, de blev placeret af afsenderen. Gennemgå forsidearket for at sikre, at du er den tiltænkte modtager, og at alle siderne blev overført og udskrevet.
Trin 5. Opfølgning med afsenderen
Hvis du ønsker at bekræfte, at du har modtaget faxen, eller hvis du er bekymret for, at du ikke har modtaget alle de nødvendige oplysninger, kan du følge op med afsenderen via telefon eller e-mail. Kontaktoplysningerne er muligvis angivet på forsiden, så se denne side, hvis du ikke har afsenderens oplysninger ved hånden.
