Selvom folk faxer dokumenter med mindre hyppighed, end de engang gjorde, skal du muligvis stadig sende en fax fra tid til anden. Der er stadig mange gode grunde til at sende en fax, især hvis du sender kontrakter, eller hvis din modtager ikke har den teknologi eller det udstyr, der er nødvendigt for at sende papirer på en anden måde. Heldigvis kan du faxe dokumenter ved hjælp af en faxmaskine, en computer eller endda en smart telefon.
Trin
Metode 1 af 3: Brug af en faxmaskine
Trin 1. Konfigurer din faxmaskine
For at kunne sende og modtage faxer ved hjælp af en faxmaskine skal du sikre dig, at din faxmaskine er tilsluttet og forbundet til din fastnetforbindelse.
- En dedikeret linje anbefales, hvis du planlægger at faxe ofte, fordi du ikke vil kunne bruge faxmaskinen og telefonen på samme tid.
- Du bør også sikre dig, at din faxmaskine har toner og papir, hvis du planlægger at modtage faxer.
- Hvis du ikke har en faxmaskine derhjemme eller på arbejdet, kan du muligvis sende en gratis fra dit lokale offentlige bibliotek. Du kan også gå til en butik som Kinko's eller UPS Store for at faxe dine dokumenter mod et gebyr. Disse muligheder fungerer bedst, hvis du ikke forventer at sende faxer ofte.
Trin 2. Juster dine indstillinger
Alle faxmaskiner er forskellige, men du har normalt mulighed for at justere visse indstillinger. Læs din brugermanual for at lære mere om de specifikke funktioner, der er tilgængelige på din maskine.
- Hvis du vil vide med sikkerhed, at din fax blev overført, skal du slå indstillingen for bekræftelsessiden til. Når denne funktion er slået til, udskriver maskinen en side, efter at du har sendt en faxmeddelelse, som giver dig besked om, hvorvidt den blev overført eller ej.
- Du kan også konfigurere en faxoverskrift, som er en tekstlinje, der vises øverst i hvert dokument, du sender. Den indeholder typisk grundlæggende oplysninger om, hvem faxen er fra.
- Hvis du også planlægger at modtage faxer, kan du vælge mellem automatisk modtagefunktion eller manuel modtagefunktion, hvilket kræver, at du accepterer hver indgående fax.
Trin 3. Saml dine dokumenter
Brug af de originale dokumenter i stedet for fotokopier giver modtageren et dokument, der er renere og lettere at læse.
Brug et omslag oven på de sider, du vil faxe. Forsidebladet skal indeholde oplysninger såsom afsenderens navn og faxnummer, modtagerens navn og faxnummer, dato og antallet af sider, der er inkluderet i faxen
Trin 4. Læg dine dokumenter i maskinen
Mange maskiner har både en papirfremfører og en fladskærm. Hvis du kun har en side, kan du bruge begge funktioner. Hvis du har flere sider, fungerer papirføderen normalt bedre.
- Når du bruger papirføderen, kan du indsætte alle dine sider på én gang. Faxmaskinen skal have et ikon, der angiver i hvilken retning papiret skal vende i papirfremføreren. Nogle faxmaskiner tilbyder også mulighed for at scanne og faxe begge sider af et dokument, så tjek din brugervejledning for at se, om dette er muligt på din maskine.
- Når du bruger fladskærmen, skal du løfte låget på toppen af maskinen og placere dit dokument med forsiden nedad på glasskærmen. Sørg for at justere dit dokument med markeringerne på skærmen og lukke låget, før du fortsætter.
Trin 5. Indtast faxnummeret
Når du indtaster nummeret, skal du medtage områdenummer, landekode og alle numre, du skal ringe ud. Du skal indtaste nummeret nøjagtigt, som du ville gøre, hvis du ringer til nummeret ved hjælp af en telefon.
Trin 6. Tryk på send -knappen
Efter et par sekunder vil du høre maskinen begynde at sende faxen, og papirerne begynder at indføre faxmaskinen.
Knappen på din maskine siger muligvis "gå" eller "fax" i stedet for "send"
Trin 7. Se efter en bekræftelsesmeddelelse
Nogle maskiner viser en meddelelse på skærmen for at fortælle dig, om din fax blev overført. Hvis du konfigurerede dine indstillinger til at modtage udskrevne bekræftelser, udskriver din maskine en side, der beskriver status for din fax.
Metode 2 af 3: Fax med en computer
Trin 1. Vælg et program
Når du sender en fax fra en computer, har du mulighed for at bruge software, der er installeret på din computer eller en onlinetjeneste.
- Nogle operativsystemer leveres med programmer, der giver dig mulighed for at sende faxer. Windows 7 har for eksempel et værktøj kaldet Fax og Scan, som giver dig mulighed for at sende en fax uden en faxmaskine.
- For at kunne bruge computersoftware skal du slutte din computer til en telefonlinje. Hvis dette ikke er muligt, kan du prøve at bruge en onlinetjeneste i stedet.
- Der er flere onlinetjenester tilgængelige, herunder MyFax, eFax og FaxZero. Nogle er gratis, nogle kræver et abonnement eller medlemskab, og nogle tjenester vil bede dig om at betale pr. Fax.
Trin 2. Åbn programmet, og opret en ny fax
Hvert program er unikt, men du bør se en mulighed kaldet "opret ny fax" eller noget lignende.
Trin 3. Vedhæft dine dokumenter
For at faxe dokumenter ved hjælp af en computer skal du uploade dem til din besked. Du bør se en knap, der siger "upload dokumenter" eller noget lignende.
- Hvis du har elektroniske dokumenter, kan du søge efter dem på din computer og vedhæfte dem til din besked.
- Hvis du har papirdokumenter, skal du bruge en scanner til at digitalisere dem. Hvis du ikke har en scanner, kan du også tage et billede af dokumenterne og enten sende det til dig selv eller uploade billedet direkte til din computer.
Trin 4. Indtast faxnummeret og en meddelelse
Indtast en kort besked til din modtager i rummet på skærmen, ligesom du ville gøre, hvis du sendte en e -mail. Dette fungerer som dit forside, så det er ikke nødvendigt at vedhæfte et separat omslag. Du skal også indtaste modtagerens faxnummer i feltet TO.
Du kan også blive bedt om at indtaste en bekræftelseskode for at bevise, at du ikke er en robot
Trin 5. Tryk på send
Når du har vedhæftet dine dokumenter, indtastet din besked og indtastet modtagerens faxnummer, skal du trykke på send -knappen, og du er færdig.
Metode 3 af 3: Brug af en mobiltelefon eller tablet
Trin 1. Download en app
Der findes en række forskellige mobilapps til telefoner og tablets, der giver dig mulighed for at sende faxer, ligesom du ville fra din computer. Nogle apps er gratis, mens andre muligvis opkræver et gebyr. Populære apps omfatter Files Anywhere, Fax Burner og JotNot Fax.
Nogle apps giver dig et midlertidigt faxnummer, hvilket muligvis ikke er ideelt, hvis du planlægger at sende og modtage ofte
Trin 2. Åbn appen, og vælg dit dokument
Når du åbner appen på din mobilenhed, bliver du bedt om at oprette en ny fax. Den første ting du skal gøre er at vælge det dokument, du vil faxe.
- Hvis dit dokument er gemt lokalt på din enhed, i din e -mail eller i en cloud -lagertjeneste som DropBox, skal du være i stand til at søge efter og uploade dit dokument fra appen.
- Hvis du har et papirdokument, kan du bruge din telefon eller tablet til at tage et billede af dit dokument og vedhæfte det til din besked.
Trin 3. Indtast faxnummeret og en meddelelse
Skriv en besked til din modtager, ligesom du ville gøre, hvis du sendte faxen fra en computer. Sørg for at indtaste modtagerens faxnummer i feltet TO i din meddelelse.
Trin 4. Tryk på send
Når du har vedhæftet dine dokumenter, indtastet din besked og indtastet modtagerens faxnummer, skal du trykke på send -knappen, og din fax vil blive sendt.
Tips
- Opgrader til en alt-i-en-printer, hvis du vil kunne faxe hjemmefra eller på kontoret uden at downloade software, uploade dokumenter til et websted eller købe en separat faxmaskine. Du skal stadig have en telefonforbindelse.
- Hvis du har en konto hos en online faxtjeneste som RingCentral eller eFax, kan du bruge din konto til at sende faxer direkte fra Gmail. Alt du skal gøre er at indtaste det faxnummer, du vil sende til efterfulgt af @domainname.com i feltet TO. Hvis du f.eks. Bruger eFax, skal du indtaste [email protected].
- Faxmaskiner sidder undertiden fastklemt, og sider hænger nogle gange sammen. Hvis dette sker, skal du sende dit dokument igen.
