Uanset om du er en ung piskesnipper, der aldrig har hørt om en fax før, eller du har været omkring blokken, men bare har glemt det, skal du nok vide, hvordan du sender en fax på et tidspunkt. Husk, at der er en række variationer mellem faxmaskiner, så du bør læse vejledningen eller instruktionerne til din personlige maskine, hvis du har dem ved hånden. Brug af de fleste maskiner kræver indsættelse af et følgebrev, opkald til faxnummeret og afsendelse af din fax på vej.
Trin
Metode 1 af 2: Inden afsendelse af faxen
Trin 1. Opret følgebrev
Faxmaskiner deles ofte af kontorer eller flere personer på et kontor. Da alle kan se en fax sendt til en faxmaskine, er det en god idé at medtage et følgebrev. Dette sikrer, at din fax kommer til den korrekte person.
Følgebrevet indeholder oplysninger som modtagerens navn, faxens indhold og hvor mange sider det indeholder. Det skal også indeholde afsenderens oplysninger, f.eks. Navn og faxnummer, så modtageren ved, hvem den kom fra, og kan svare om nødvendigt
Trin 2. Indtast faxnummeret
Dernæst skal du ringe til faxnummeret, på samme måde som du ville gøre med en telefon. På de fleste nye faxmaskiner behøver områdenummeret ikke at blive ringet op til et lokalt nummer, men det er stadig nødvendigt for langdistancenumre. Nogle faxmaskiner kræver områdenummeret uanset placering. Tjek eller spørg om din maskine.
- Landekoden (nummer 1 for amerikanske telefoner og faxnumre) skal også undertiden ringes op inden lokale numre, men kun når områdenummeret også er påkrævet. Landekoden er næsten altid nødvendig for at ringe til langdistancenumre.
- Du skal ofte også ringe 9, før du ringer til langdistancenumre. Kontroller specifikationerne for, eller spørg om din individuelle faxmaskine.
- Sørg for, at det nummer, du bruger, er faxnummeret og ikke telefonnummeret til den person, du forsøger at nå. Ofte vil tallene blive angivet ved siden af hinanden på visitkort, og det er let at læse det forkert eller se på det forkerte nummer.
Trin 3. Bestem fodringsmetoden
Når du lægger de materialer, der skal faxes i maskinen, skal du lægge dem i den rigtige retning. Papiret scannes, så hvis papiret vender den forkerte vej, scannes kun bagsiden, og den fax, du sender, er tom. Sørg for, at papirerne vender mod højre side opad, før du sender faxen.
-
Forskellige faxmaskiner fodrer på forskellige måder. Alle faxmaskiner er nyttigt mærket med den rigtige retning til at placere papirerne. Et eller andet sted i nærheden af det område, hvor du fodrer papiret, skal du kigge efter et symbol på et ark papir med et hjørne foldet ned. Du vil se på dette symbol, at den ene side af arket har linjer, og den anden side er blank.
- Hvis det nedfældede hjørne har stregerne, betyder det, at arkene skal føres ind i faxmaskinen med den tomme side mod dig.
- Hvis det foldede hjørne er tomt, betyder det, at du skal fodre maskinen med forsiden af papiret mod dig.
Trin 4. Fax det rigtige materiale
Faxmaskiner fungerer bedst med papir i standardstørrelse. At sende noget i en ikke-standard størrelse virker muligvis ikke, eller det kan sætte sig fast eller skade din faxmaskine. Hvis du skal sende noget af en ikke-standardstørrelse, f.eks. En kvitteringskopi, vil du først gerne tage en fotokopi af varen og faxe fotokopien i stedet.
Det mest almindelige papirformat til faxmaskiner, som med printere, er A4 eller amerikansk brevpapir
Metode 2 af 2: Afsendelse af faxen
Trin 1. Brug din faxmaskine til at sende faxen
Når du har gjort alt, der er angivet ovenfor, er du klar til at sende din fax. Med papiret korrekt indsat og nummeret ringet op, er du klar til at trykke på send. Denne knap vil normalt være stor og godt mærket. Det er det! Du har sendt din fax!
Du vil bemærke, at efter at have trykket på send, vil maskinen lave en række bip og hvirvlende lyde. Dette er normalt. Disse lyde er, hvordan faxmaskinerne kommunikerer med hinanden. Når en fax er gennemført, hører du normalt et langt, klart bip efter et par minutter. Når en fax støder på et problem og ikke går igennem, vil du normalt høre det gøre en frygtelig form for dødsangst. Hvis du hører denne frygtelige lyd, skal du tjekke faxmaskinen for at vurdere problemet
Trin 2. Brug internettet til at sende en fax
Det er også muligt at bruge internettet til at sende materialer til en faxmaskine. Der er en række tjenester, der kan bruges, hvoraf de fleste koster penge. Dette kan dog være en klog investering, hvis du ikke sender faxer ret ofte og ikke ønsker at købe en faxmaskine eller beskæftige dig med tjenester som FedEx.
- PamFax er en fremragende faxservice til Skype. Dette program opkræver dog et mindre gebyr.
- HelloFax er en service, der godt integrerer Google Drive, så du nemt kan faxe Google -dokumenter. Det inkluderer et bestemt antal gratis faxer og opkræver derefter et gebyr.
Trin 3. Brug e -mail til at sende en fax
Afhængigt af det nummer, du sender faxen til, kan det være muligt ganske enkelt at sende filen til faxmaskinen uden beregning. Du skal dog huske på, at denne metode kun dækker et begrænset antal faxnumre og kun kan sende begrænsede oplysninger.
- Du kan kontrollere, om faxnummeret er dækket ved at se online.
- Brug denne formel til at oprette den adresse, du vil sende e-mailen til: “remote-printer. [email protected]”
- Fjern citaterne, skift numrene til faxnummeret (inklusive land- og områdenummer), og først og sidst med navnet på den person, du sender det til.
- Bemærk, at kun teksten i tekstfeltet vises på faxen. Du kan ikke vedhæfte PDF -filer eller andet materiale med denne metode.
Tips
- Indtast altid hele nummeret, inklusive områdenummeret og et nummer 1 for langdistance.
- De fleste faxmaskiner vil have instruktioner af dem. Lad visdommen hos dem, der er kommet, før du guide dig på din rejse …
