Selvom du kan beskytte individuelle PDF -filer med adgangskoder, kan dette blive unødigt komplekst, hvis du sender masser af filer. Med Adobe Acrobat kan du oprette det, der kaldes en sikkerhedskonvolut. Dette er en PDF -fil, der kan indeholde en række forskellige filer som vedhæftede filer. Alle disse vedhæftede filer er beskyttet af en enkelt adgangskode.
Trin
Trin 1. Åbn værktøjet Security Envelope i Acrobat Pro
Processen for dette varierer lidt afhængigt af hvilken version du bruger. Du kan ikke oprette sikkerhedskonvolutter i den gratis Acrobat Reader.
- XI og DC - Klik på menuen Værktøjer i højre side af vinduet, og vælg "Beskyttelse" → "Flere indstillinger"/"Mere beskyttelse" → "Opret sikkerhedskonvolut."
- X og ældre - Klik på knappen "Sikker" i værktøjslinjen, og vælg "Opret sikkerhedskonvolut." Hvis du ikke kan se knappen "Sikker", skal du åbne menuen Avanceret og vælge "Sikkerhed" → "Opret sikkerhedskonvolut."
Trin 2. Tilføj filer, der skal sendes i konvolutten
Din aktuelt åbne PDF-fil tilføjes automatisk, og du kan tilføje andre filer, du ønsker. De filer, du tilføjer, behøver ikke at være PDF -filer; du kan tilføje Word -dokumenter, Excel -regneark og andre typer filer.
Klik på knappen "Tilføj fil til afsendelse", og søg efter de filer, du vil tilføje. Flere filer øger størrelsen på sikkerhedskonvolutfilen
Trin 3. Vælg en konvolutskabelon
Acrobat leveres med tre forskellige konvolutskabeloner, som du kan vælge fra, og du kan downloade mere online. Hvis du bruger en Mac, har du muligvis ikke nogen skabeloner at vælge imellem. Hvis dette er tilfældet, skal du udføre følgende trin:
- Åbn din applikationsmappe, og højreklik på Adobe Acrobat.app.
- Vælg "Vis pakkeindhold", og naviger derefter til/Applications/Adobe Acrobat DC/Adobe Acrobat.app/Contents/Resources/en.lproj/DocTemplates.
- Kopier skabelonerne til en lettere placering, f.eks. Mappen Dokumenter.
- Tilbage i vinduet Opret sikkerhedskonvolut skal du klikke på "Gennemse" og vælge din nye skabelonplacering.
Trin 4. Vælg, hvordan du vil sende konvolutten
Du kan vælge at sende det med det samme, hvilket åbner din e -mail -klient, efter at konvolutten er oprettet. Hvis du vælger at sende den senere, opretter Acrobat konvolutfilen i PDF -format, så du kan sende den, som du vil.
Det er generelt bedst at vælge at sende filen senere
Trin 5. Marker feltet "Vis alle politikker", og vælg "Krypter med adgangskode
" Dette giver dig mulighed for at tilføje en adgangskode til konvolutten. Du bliver ikke bedt om at oprette adgangskoden, før processen er færdig.
Du kan vælge at sikre med certifikater, men dette er en mere kompleks proces, der kræver oprettelse af krypterede certifikater for både dig og modtageren. Dette er mere sikkert end et kodeord, da kun certifikatholderen kan åbne filen, men vil forvirre de fleste mennesker, du prøver at sende filen til. Hold dig til adgangskoder, medmindre du er under meget strenge sikkerheds- eller fortrolighedsforanstaltninger
Trin 6. Indtast dine afsenderoplysninger
Du bliver bedt om at indtaste dine afsenderoplysninger, som Acrobat vil bruge til at udfylde skabelonen. Du kan markere "Vis ikke igen" efter at have udfyldt dette for at gemme det til fremtidige konvolutter.
Trin 7. Gennemgå dine indstillinger, og klik på "Afslut
" Dette åbner vinduet Indstillinger for adgangskode.
Trin 8. Marker feltet "Kræv en adgangskode for at åbne dokumentet"
Dette giver dig mulighed for at indtaste din adgangskode.
Trin 9. Opret en adgangskode til konvolutten
Nyere versioner af Acrobat vurderer din adgangskodestyrke, mens du skriver den. Du bliver bedt om at indtaste det igen for at bekræfte det.
Trin 10. Vælg din kompatibilitet (valgfri)
De fleste brugere kan efterlade dette på "Acrobat 7.0" for maksimal kompatibilitet. Hvis du ved, at din modtager bruger Acrobat 6.0, kan du vælge det i stedet. Hvis du ved, at de bruger XI eller nyere, kan du vælge det for øget adgangskodekryptering.
Sikkerhedskonvolutter er ikke kompatible med 5.0 eller tidligere
Trin 11. Afslut oprettelsesprocessen
Du bliver advaret om, at indstillingerne ikke træder i kraft, før du gemmer filen.
Trin 12. Sæt sidste hånd på konvolutten
Når du er færdig med oprettelsesprocessen, ser du din sikkerhedskonvolut. du kan gå igennem og foretage redigeringer af felterne og udfylde de relevante oplysninger. Du kan inkludere instruktioner til modtageren i feltet "Til", men sørg for at du ikke lægger adgangskoden her.
Trin 13. Gem filen
Når du er færdig, skal du gemme filen på din computer. Den gemmes som en almindelig PDF -fil. Når filen er gemt, kan du sende den til enhver som en vedhæftet fil på e -mail eller uploade den til en cloud -lagringstjeneste, og de skal bruge adgangskoden for at åbne den.
