At skrive en e -mail er ret simpelt, men der er et generelt format, du skal huske på. Vær også opmærksom på forskellene mellem uformelle og formelle e -mails. Her er hvad du behøver at vide.
Sådan skriver du det bedste diasshow til e -mails
Trin
Del 1 af 5: Email Essentials
Trin 1. Opret en e -mail -adresse
Hvis du ikke allerede har en e -mail -adresse, skal du tilmelde dig en e -mail -udbyder, før du fortsætter. Heldigvis er der mange gratis webbaserede e-mail-udbydere, som du kan få en gratis e-mail-adresse med uden omkostninger. Nogle af de mest populære inkluderer:
- Gmail
- Hotmail
- Yahoo mail
Trin 2. Klik på "Compose" eller "New
"Før du kan skrive en e -mail, skal du åbne en ny, tom meddelelsesboks for at skrive din e -mail i. Den nøjagtige metode varierer afhængigt af den service, du bruger, men der vil normalt være en knap mod toppen af siden med en etiket som "Skriv", "Ny" eller "Ny besked".
Hvis du er i tvivl om, hvordan du opretter en ny besked, kan du tjekke hjælpesiderne til din e -mailtjeneste for at lære mere om den mere detaljeret
Trin 3. Angiv modtagerens e -mail -adresser
Du behøver ikke at angive din egen e -mail -adresse, men du skal angive e -mail -adressen til den eller de personer, du har til hensigt at sende e -mailen til.
- Et mellemrum er ofte nok til at adskille flere e -mail -adresser, men nogle tjenester kræver, at du adskiller flere adresser med et komma eller en anden form for tegnsætning. Hvis dette er tilfældet, skal disse instruktioner specificeres af din specifikke e -mailudbyder.
- Indtast e -mailadressen til hovedmodtageren eller modtagerne i feltet "Til:". Hovedmodtageren refererer normalt til alle, som e -mailen er direkte beregnet til eller adresseret til i selve e -mailen.
- Indtast andre e -mail -adresser i feltet "CC:". Dette er feltet "kopi". En modtager bør angives i feltet "CC:", hvis e -mailen ikke direkte nævner dem, men refererer til noget, som den enkelte bør være opmærksom på.
- Brug feltet "BCC:" til at skjule e -mail -adresser. Hvis du ikke ønsker, at modtagerne af en e -mail skal se en liste over e -mail -adresser, meddelelsen gik til, skal du skrive disse e -mail -adresser i feltet "blind kopi".
Trin 4. Inkluder et informativt emne
Hver e -mailtjeneste lader dig skrive et emne eller en titel til din e -mail i feltet "Emne".
-
Emnet skal være kort, men det skal også give modtageren en ide om, hvad e -mailen handler om.
- For eksempel kan en tilfældig e -mail til en ven simpelthen sige "Hvad sker der?" Hvis du sender en e -mail med et spørgsmål om en opgave, læser emnelinjen dog måske noget i stil med "Matematik hjemmearbejde."
- På samme måde kan et spørgsmål til en vejleder eller professor mærkes med en emnelinje som "Spørgsmål" eller "Spørgsmål om …" efterfulgt af en kort etiket, der beskriver det pågældende emne.
- Bemærk, at en meddelelse uden et emne vil blive vist i modtagerens indbakke med etiketten "(intet emne)".
Trin 5. Skriv brødteksten i din e -mail
Brødteksten i din e -mail skal skrives i den store tekstboks under emnelinjen.
- Brødteksten i hver e -mail skal typisk indeholde en hilsen, besked og lukning.
- E -mailens art er hurtig, så du bør generelt holde længden af din besked temmelig kort.
Trin 6. Tryk på knappen "Send"
Når du er færdig med at skrive din e -mail, skal du gennemgå den for at kontrollere, at der ikke er stave- eller grammatikfejl, og at meddelelsen klart omhandler det emne, du ønskede at tage op. Hvis e -mailen er klar, skal du trykke på knappen "Send" i meddelelsesboksen for at sende den væk til de angivne modtagere.
Del 2 af 5: Skrivning af en venlig e -mail
Trin 1. Ved, hvornår en venlig e -mail er passende
Venlige e -mails bør være forbeholdt kære, herunder venner, familie og romantiske partnere. Hvis beskeden er afslappet karakter, og du sender den til en person, du er på uformelle vilkår med, kan du sende en venlig e -mail.
Den eneste gang, du ikke ville sende en venlig e -mail til en familie eller en ven, ville være, hvis du sender en gruppemail af officiel karakter, f.eks. Et anbringende om donationer eller salgsannonce. Da disse e -mails sandsynligvis også vil blive sendt til folk, som du ikke er tilfældige med, skal du også rette e -mailen mod dem
Trin 2. Hold emnelinjen afslappet
En emnelinje er ikke strengt vigtig, men det er stadig en god idé at inkludere et emne. Hold det kort, sødt og til det punkt.
- Hvis du bare skriver en e -mail for at komme i kontakt med en ven, kan du inkludere en humoristisk emnelinje eller en så simpel som "Long time no see!"
- Hvis du skriver med et formål, skal du nævne, hvad formålet er. For eksempel, hvis du beslutter dig for at skrive en e -mail om en gruppeudflugt, skal du mærke e -mailen med et emne, der specifikt nævner denne udflugt.
Trin 3. Overvej at adressere modtageren ved navn
For en venlig e -mail er dette ikke strengt nødvendigt, men det er stadig en høflig måde at starte brødteksten i din besked på.
-
Din hilsen kan være så simpel som at angive personens navn:
Bob,
-
Alternativt kan du også inkludere en venlig hilsen med det navn:
- "Hej Bob!"
- "Hej Bob"
- "Morgen Bob!"
Trin 4. Skriv din besked tydeligt, men hold dit sprog tilfældigt
Budskabet bør være let at forstå, men tonen skal være uformel og samtale.
- Læs din e -mail, og spørg dig selv, om e -mailens indhold lyder som den måde, du taler personligt på. I så fald har du opnået en god tone til en venlig e -mail.
- Brug veer. Sammentrækninger er ikke en del af formel skrivning, men de er en almindelig del af dagligdags samtale, hvilket gør dem passende til en venlig e -mail.
- Brug gerne slang. Hvis det ønskes, kan du inkludere internetslang: "thx" i stedet for "tak", "4" i stedet for "for", "l8r" i stedet for "senere" osv.
- Brug også humørikoner, når det er relevant.:)
Trin 5. Overvej at underskrive dit navn
Ligesom hilsener er en lukning eller underskrift ikke strengt nødvendig for en venlig e -mail, men det kan være en god måde at afslutte beskeden på.
-
Din lukning kan være lige så simpel som dit navn:
- "Jen"
- "-Jen"
-
Du kan også blive lidt mere kreativ med din lukning:
- "Senere! Jen"
- "Denne e-mail ødelægger sig selv om 3… 2… 1…"
Del 3 af 5: Skrivning af en formel e -mail
Trin 1. Forstå, hvornår formelle e -mails er nødvendige
Du bør bruge en formel e -mail, når du skriver en person, du ikke er på tilfældige vilkår med. Dette omfatter blandt andet tilsynsførende, kolleger, klienter og kunder, instruktører og lokalsamfund eller politiske embedsmænd.
-
Bemærk, at du måske finder ud af, at strenge formelle e -mails ikke er nødvendige med nogen, der falder ind i en af disse kategorier, når du opbygger et arbejdsforhold med den pågældende. Når en "formel" e-mail bliver lidt for stiv, bør du skrive en "halvformel" e-mail.
- Tonen i dit budskab kan være lidt mere samtale, men du bør holde dig væk fra internetslang.
- Du skal stadig inkludere din signatur, men du behøver muligvis ikke at angive alle dine kontaktoplysninger under dit navn.
Trin 2. Inkluder et informativt emne
Emnet skal være kort, men præcist. Gå direkte til sagen ved hånden.
-
Eksempel:
- "Essayspørgsmål" (når du skriver en e -mail til en professor, der beder om detaljer om en essayopgave)
- "Ansøgning om ledelsesjobannonce" (ved afsendelse af en e -mail som svar på en jobannonce)
- "Problem med del #00000" (når du skriver en e -mail for at anmode om kundeservice eller for at rapportere et teknisk problem)
Trin 3. Skriv en formel hilsen
En formel hilsen bør indeholde ordet "Dear" efterfulgt af modtagerens navn. Brug modtagerens efternavn og en passende titel, og følg hilsenen med et kolon.
-
Eksempel:
- "Kære hr. Smith:"
- "Kære fru Jones:"
- "Kære Dr. Evans:"
Trin 4. Sørg for, at brødteksten i din e -mail er kortfattet og præcis
Begræns indholdet af din e -mail til et par afsnit, der direkte adresserer emnet for din e -mail. Brug formelt sprog og sørg for, at din stavemåde og grammatik er korrekte.
- Undgå brug af sammentrækninger.
- Brug ikke Internetslang eller humørikoner.
Trin 5. Inkluder en passende lukning
Den mest almindelige lukning er "Med venlig hilsen", men der er også et par andre, der kan fungere. Behold den afsluttende høflige og følg den med et komma.
-
Andre mulige lukninger omfatter:
- Hilsen
- Din trofast
- Med venlig hilsen
- tak skal du have
- Bedste ønsker
Trin 6. Angiv kontaktoplysninger i din signatur, når det er relevant
Inkluder dit fulde navn under lukningen af din e -mail. Nedenfor dit navn kan du medtage din officielle titel og eventuelle kontaktoplysninger, der er nyttige.
- Din titel, hvis du har en, skal indeholde din position og navnet på det firma eller den institution, du er en del af.
- Inkluder mindst dit telefonnummer, faxnummer og e -mail -adresse. Du vil muligvis også inkludere din mailadresse og webstedets URL.
Del 4 af 5: Specifikke typer venlige e -mails
Trin 1. Skriv en e -mail til en ven, der flyttede væk.
Hvis en ven, slægtning eller kæreste for nylig er flyttet til et nyt sted, skal du skrive en e -mail for at tjekke ind ved at spørge om, hvordan flytningen forløb, hvordan det nye kvarter er og så videre.
Trin 2. Send en venlig e -mail til en ven, der aldrig har givet dig en e -mail -adresse
Hvis du har modtaget en tilfældig vens e -mail -adresse fra en tredjepart, er det vigtigt, at du bruger din e -mail til at kontrollere, at adressen er korrekt, og at du hurtigt præciserer, hvem du er.
Trin 3. Lær, hvordan du skriver en e -mail til en fyr.
Hvis du er en pige, der skriver en e -mail til en fyr for første gang, kan du føle dig lidt nervøs. Dette gælder især, hvis den fyr, du skriver til, er potentielt knusemateriale. Prøv at skrive en e -mail, der virker afslappet, men alligevel intelligent og sammensat.
Selvom det er et ret risikabelt træk, kan du også bruge e -mail til at fortælle en fyr, du kan lide ham
Trin 4. Forstå, hvordan du skriver en e -mail til en pige.
Hvis du er en fyr, der skriver en e -mail til en pige for første gang, kan opgaven virke temmelig skræmmende. Hold din ro og skriv en besked, der er både afslappet og godt sammensat.
Trin 5. Lav en flirtende e -mail
Hvis du vil være sød og legende med modtageren af din e -mail, skal du bruge det samme sprog, som du ville bruge til at flirte med den person i virkeligheden. Emoticons og "kram og kys" (xoxo) kommer også godt med.
På samme måde kan du skrive en flirtende e -mail til nogen på et datingwebsted. For en e -mail som denne skal du dog både være flirtende og informativ, så modtageren får en god idé om, hvem du er
Trin 6. Skriv en kærligheds -e -mail
I denne digitale tidsalder kan kærligheds -e -mailen ses som en ækvivalent til kærlighedsbrevet. Hvis din romantiske partner er væk, og du vil sende en hurtig note, der udtrykker din kærlighed, er e -mail den hurtigste måde at gøre det på.
Del 5 af 5: Specifikke former for formelle e -mails
Trin 1. Ansøg om et job via e -mail
Når du sender dit CV og jobansøgning via e-mail, skal du forklare, hvilket job du søger, hvorfor du vil have det, og hvilke kvalifikationer du har, der gør dig velegnet til jobbet. Du bør også inkludere dit CV som en vedhæftet fil.
- På samme måde kan du også skrive en e -mail, der ansøger om praktik. Beskriv, hvilken slags praktikplads du leder efter, og hvordan det vil hjælpe dig med at nå dine karrieremål. Giv også grunde til, hvorfor du skal udvælges til praktikopholdet.
- Send en opfølgende e-mail, hvis du endnu ikke har modtaget et svar om den stilling, du har søgt.
Trin 2. Vide, hvordan du skriver en e -mail til din professor
Det kan virke skræmmende at sende en mail til en professor, men det er ikke sværere end nogen anden formel e -mail. Din professor er sandsynligvis en travl person, så hold dine spørgsmål så præcise som muligt.
Hvis din professor kender dig godt nok, kan du også sende en e -mail til din professor, når du beder om et anbefalingsbrev
Trin 3. Skriv et forespørgselsbrev via e -mail
Et forespørgselsbrev er et brev, der spørger en redaktør, om han eller hun ville overveje at acceptere et skrivearbejde til offentliggørelse. Du skal beskrive det pågældende arbejde godt nok til at give redaktøren en god idé om, hvad det handler om.
Trin 4. Brug e -mail til at kontakte menneskelige ressourcer
Hvis du har en menneskelig ressource bekymring for din virksomhed, er den hurtigste måde at adressere det på ved at sende en e -mail til de korrekte personer inden for HR. Sørg for, at e -mailen tydeligt adresserer problemet.
Eksempel på professionelle e -mails
Eksempel på påmindelse om e -mail til konferenceopkald
Understøtt wikiHow og låse alle prøver op.
Eksempel på påmindelse om e -mail til konferenceopkald
Understøtt wikiHow og låse alle prøver op.
Prøve -e -mail til arbejdsgiver, der beder om reference
Understøtt wikiHow og låse alle prøver op.
