At åbne din e -mail -indbakke kan være som at åbne en Pandoras æske med utilstrækkelig grammatik, dårlig stavemåde og dårlig smag. Overvej hvilke indtryk dine e -mails gør på andre; det er altid det rigtige tidspunkt at adskille dine e -mails fra pakken. Følg disse trin, og forbedr din e -mail -etikette.
Trin
Trin 1. Hold din e -mail kort, konverserende og fokuseret
Det er sværere at læse bogstaver på en computerskærm end på et ark papir, så hold e -mails korte og præcise. Selvom der ikke er en ideel e-mail-længde, skal du holde sætninger korte, cirka 8-12 ord og efterlade et mellemrum mellem afsnit.
I en arbejdsmail kommer du lige til punktet: "Jeg håber, at du vil …" "Jeg synes, vi burde …" etc. lige foran, hvilket gør sagen i de følgende linjer. Mange mennesker læser kun de første par linjer, før de beslutter sig for at svare eller gemme til senere. Denne linje bør give nok af "kødet" til at give en velinformeret beslutning. For personlige e -mails er det ofte en god idé at åbne med en kort personlig note, inden du kommer ind på hovedpunktet i din e -mail
Trin 2. Undgå fancy formatering
Ændring af skrifttyper og farver, indsættelse af punktlister eller brug af HTML kan få en e -mail til at se bizar ud eller gøre den ulæselig for modtageren, selvom formateringen ser fin ud på din computer. Hold det simpelt.
Trin 3. Begræns vedhæftede filer
Tilføj ikke en vedhæftet fil, medmindre det virkelig er nødvendigt. Hold vedhæftede filer så små som muligt. De fleste e -mail -applikationer kan sende og modtage vedhæftede filer på op til 1 MB, men alt andet end det kan være besværligt for dig eller modtageren, og selv mindre filer kan tage lang tid at åbne, hvis modtagerens e -mail -forbindelse er langsom. Hvis du skal sende en større fil, skal du komprimere eller zip den eller bruge onlinetjenester, der hjælper dig med at sende store filer, f.eks. YouSendIt.com. Hvis du har brug for at sende flere sider, f.eks. Mødeplaner eller store tekstrettelser, skal du sende en fax eller et indtastet sæt sider i et brev.
- Zip ikke vedhæftede filer, medmindre det er nødvendigt. Medmindre en vedhæftet fil er for stor til at sende på anden måde, risikerer du at spilde din modtagers tid og muligvis forhindre dem i at få adgang til dine vedhæftede filer. Mange mobile enheder kan ikke udpakke zip -filer. Derudover er det overflødigt, da mange almindelige filer som.xlsx,.docx,.pptx (MS Excel, Word og Powerpoint) allerede er i et komprimeret format.
- Husk, at mange mennesker eller virksomheder ikke åbner vedhæftede filer fra en person, de ikke kender, og nogle e -mail -konti er konfigureret til automatisk at sende e -mails med vedhæftede filer til spam -mappen, så hvis du f.eks. Søger et job, f.eks., sørg for at følge modtagerens instruktioner vedrørende vedhæftede filer. Hvis der ikke gives nogen instruktioner, skal du sende en anden e -mail for at lade modtageren vide, at du sender en e -mail med en vedhæftet fil.
Trin 4. Tænk dig om, før du sender
Send ikke e-mails, når du er følelsesladet. Skriv gerne emnet og teksten i e -mailen, og gem det derefter. Tilføj kun modtagerne og send det, når du har haft tid til at tænke over, hvad du sender; du kan ændre dit sind og have det bedre.
E-mail er også blevet et redskab til at spørge eller fortælle folk ting, som du normalt aldrig ville sige ansigt til ansigt (nogensinde spekulerer på, hvorfor du bliver en anden person instinktivt online?). Hvis du sender nogen hvad som helst, genlæs det, og spørg dig selv, om du ville sige det til dem, hvis de var lige ved siden af dig eller ansigt til ansigt. Hvis det handler om et berørt emne, skal du læse det to gange.
Trin 5. Vær forsigtig med at bruge forkortelser og humørikoner
Dette kan accepteres i en uformel e-mail, f.eks. Med en ven. Men i et formelt brev behøver du ikke at fortælle nogen, at du "griner højt", folk kan finde det upassende og kunne føle, at du er useriøs.
Nogle forkortelser, f.eks. "BTW" for "By the Way", bruges almindeligvis i e -mails og er generelt acceptable, undtagen i formelle, professionelle e -mails
Metode 1 af 3: Skrivning af nye e-mails
Trin 1. Brug modtagerfelterne korrekt
Adressater i "til" feltet forventes at tage handling, og dem på "CC" er til at holde kolleger eller chefer informeret.
- Vær forsigtig med at anmode om handling fra mere end én person i feltet "Til:". Dette kan føre til flere indsatser for den samme opgave eller ingen indsats, fordi det antages, at en anden håndterer anmodningen.
- Hvis du sender en e-mail til en liste over personer, hvis adresser du vil beholde private, skal du sætte dem alle i BCC-feltet og sætte din egen adresse i feltet "til".
- Hvis du vil fase nogen ud af tråden (f.eks. Hvis de har introduceret dig for en anden, og nu udarbejder du og den person nogle detaljer, og du ikke vil lægge indbakken på introduktøren i klemme), skal du flytte personens adresse fra "til" eller CC feltet til BCC feltet.
Trin 2. Gør emnelinjen nyttig
En god emnelinje giver et nyttigt resumé af e -mailens indhold og forbereder læseren hurtigt. E -mail -indbakker er ofte oversvømmet, så en god emnelinje hjælper modtageren med at bestemme prioriteten af din e -mail. Det hjælper også med at forhindre din e -mail i at blive slettet, før den overhovedet er blevet læst. Da emnet er det første, din modtager ser, skal du holde det fejlfrit, kortfattet og undgå generiske linjer som f.eks. "Hej", "Hvad sker der" eller modtagerens navn (sidstnævnte kan blokeres af anti-spamfiltre).
Undgå at prioritere dine beskeder til modtageren. Slip for vane med at markere hver e -mail som "Hastende!" eller "Høj prioritet" eller dine e-mails vil blive behandlet som den dreng, der råbte ulv, og de vil alle blive ignoreret. Det er irriterende og formasteligt at antage, at din e-mail-anmodning er højere i køen end nogen andens, især i en arbejdssammenhæng. Vær elskværdig nok til at give modtageren æren for selv at finde ud af, hvordan du prioriterer dit budskab
Metode 2 af 3: Besvarelse af e-mails
Trin 1. Vær forsigtig med, hvem du kopierer på svar
Hvis du svarer på en meddelelse og derefter CC: en tredjepart, som den originale afsender ikke inkluderede, skal du være sikker på, at den originale afsender ikke vil blive ked af det. Disse oplysninger kan have været "kun for dine øjne". Dette er især vigtigt, hvis den originale afsender er din arbejdsleder. Vær forsigtig med at bruge BCC:. Dette kan give bagslag, hvis den person, der er BCC: 'd svarer tilbage, uden at have set, at deres kopi var en blind.
Trin 2. Bestem hvem du skal svare
E -mails, der kun sendes til dig, kræver generelt, at du kun svarer afsenderen, men for e -mails, der sendes til flere personer, skal du muligvis vælge "Svar til alle" for at sende dit svar til alle. Vær fornuftig; ved at bruge "Svar alle" hele tiden skaber afkast i overflod og efterlader meddelelser hængende i mange menneskers indbakke. Overvej konsekvenserne af at modtage en e -mail, trykke på svar alle, og det går ud til tyve mennesker, og derefter rammer de tyve mennesker svar på alle; den kan meget hurtigt sammensættes til hundredtusinder af e -mails, og alle føler sig tvunget til at trykke "svar alle" som et middel til at holde alle i sløjfen, fordi ingen ved, hvem der skal læse den, og hvem der ikke er.
Trin 3. Tænk to gange, før du svarer, for bare at sige tak
Nogle mennesker ønsker ikke en e -mail, der siger "Tak". Dette tager ekstra tid at åbne e -mailen og læse den bare for at læse, hvad du allerede ved. Nogle mennesker inkluderer en linje, der siger "NTN" - "No Thanks Needed."
Trin 4. Opsummer lange diskussioner
Rulning gennem sider med svar for at forstå en diskussion er irriterende. I stedet for at fortsætte med at videresende en meddelelsesstreng, skal du bruge et minut på at opsummere den for dine læsere.
Trin 5. Sørg for at inkludere oplysninger, som du reagerer på
Mange mennesker og virksomheder skriver og reagerer på hundredvis af e -mails hver dag. Undgå at sende en utydelig e -mail, der kun siger "Ja". Inkluder det spørgsmål, som modtageren stillede, så de ved, hvad du svarer på. Undgå at få modtageren til at rulle ned mere end en enkelt besked i historikken.
Trin 6. Svar straks
Hvis du har brug for at undersøge eller tænke lidt, før du svarer på en e -mail, eller hvis du har for travlt til hurtigt at skrive et fuldstændigt svar, skal du sende et kort svar, så afsenderen ved, at du har modtaget e -mailen og rådgive, hvornår du vil svare.
Trin 7. Vær proaktiv
Når du svarer på en e -mail, kan du spare alle tid ved at forudse eventuelle spørgsmål eller bekymringer, dit svar kan fremkalde. Adressér disse i dit svar, før nogen skal sende en ny e -mail for at spørge om dem.
Metode 3 af 3: Nogle grundlæggende gøremål
Trin 1. Videresend ikke private e -mails
Undgå f.eks. At videresende en e-mail, der indeholder en hemmelighed, især hvis den person, du sender en e-mail, ikke vil have dig til. Hvis du gør det, kan modtageren muligvis miste tilliden til dig, og du kan muligvis få rodet dit forhold ud. Du vil bestemt ikke have, at det skal ske.
Trin 2. Spred ikke rygter om mennesker
Hvis du føler dig fristet til at gøre det, skal du sætte dig i den andens sko og tænke over, hvordan du ville have det, hvis vedkommende spredte rygter om dig. For eksempel, hvis din ven har et ry for at være slem og bossy, skal du tænke over, hvordan du ville have det, hvis din ven fortalte dine andre venner om et af dine særheder. Du ville ikke være særlig glad, ikke?
Trin 3. Undgå at diskutere folks private forretning
Undgå for eksempel at lade din ven vide, at hendes ven slog op med en ekskæreste. E -mail er ikke helt privat, så det er muligt, at den person, hvis virksomhed du diskuterer, kunne se e -mails og blive sur på dig og/eller flov, og det kan ødelægge dit forhold til personen.
Trin 4. Undgå flammende
Flammer er dybest set fornærmelser sendt online for at fornærme dig, så det er vigtigt ikke at sende flammer til andre mennesker eller starte flammekrige. Dette kan gøre den anden person gal, og du kan også have din konto suspenderet for dette.
Trin 5. Undgå at dele andres personlige oplysninger uden tilladelse
Dette kan være alt fra en persons alder til navnet på skolen, som han eller hun går på. Sæt dig selv i den andens sko - hvordan ville du have det, hvis nogen gav din ven adressen på dit hus? Du ville ikke være særlig glad, så sørg for at få tilladelse, før du deler nogens personlige oplysninger med andre via e -mail, eller lad være med at gøre det overhovedet.
Trin 6. Send ikke en e -mail, når du er vred
Det vil vise, at du er vred, og du kan forstyrre personen. For eksempel, hvis du er vred på en på arbejdspladsen, og du sender den pågældende person en stor rant i alle hætter, kan dette få den person, du har sendt til, til at blive irriteret. Det er det samme med besvarelse af e -mails; hvis du er vred på nogen for at have sendt dig en bestemt besked, skal du holde ud med at svare, indtil du er faldet til ro.
Eksempel på e -mails
Eksempel på påmindelse om e -mail til konferenceopkald
Understøtt wikiHow og låse alle prøver op.
Eksempel på e -mail, der skitserer ny politik
Understøtt wikiHow og låse alle prøver op.
Prøve E -mail Professor Om et spørgsmål
Understøtt wikiHow og låse alle prøver op.
Video - Ved at bruge denne service kan nogle oplysninger blive delt med YouTube
Tips
- Standard skrifttyper gør det lettere at læse. For eksempel Arial, Cambria og Narrow. Hold skriftstørrelsen ved normal, normalt ikke mere end 15. Hvis du har brug for at fange opmærksomhed på en særlig eller eftertrykkelig måde, skal du bruge fed eller kursiv skrifttype. Dette er uendeligt bedre end at råbe gennem alle hovedstæder.
- Hvis du får tilsendt en flamme, skal du straks slette den for at undgå at starte en flammekrig.
- Husk, at din tone ikke kan høres i e-mail. Har du nogensinde forsøgt sarkasme i en e-mail, og modtageren tog det forkert? E-mail-beskeder formidler ikke nuancerne i verbal kommunikation. I et forsøg på at udlede stemmetonen bruger nogle mennesker humørikoner, men bruger dem sparsomt, så du ikke fremstår uprofessionel.
Antag heller ikke, at brug af et smiley -emoticon vil tæmme en vanskelig besked.
- Undgå at bruge e-mail som et middel til at undgå personlig kontakt. "Vi sender dig en e -mail" kan ofte være den mest irriterende sætning for nogen. E-mailing bør ikke undgå idéen om ansigt til ansigt kontakt eller endda telefonsamtaler. Undgå også at bruge e-mail til at undgå en ubehagelig situation som at undskylde eller skjule en fejl.
- Afslut din e -mail høfligt. Afslutning med en erklæring som "Bedste ønsker", "Held og lykke" eller "På forhånd tak for din hjælp" kan blødgøre selv en hård e -mail og kan fremkalde et mere gunstigt svar.
- Vær forsigtig med at søge kvitteringer. Selvom der er visse tilfælde, hvor kvittering kan være påkrævet til journalføringsformål eller modtagelsesbevis, er det ofte irriterende og tvinger læseren til at udføre yderligere handlinger for at håndtere din e -mail. Hvis noget virkelig haster, eller du virkelig skal sørge for, at modtageren har din besked, skal du tage telefonen og bruge den i stedet.
- Hvis du får tilsendt noget, der gør dig utilpas, f.eks. Et videresendt rygte, skal du slette det. Du burde ikke være en del af dette.
Advarsler
- Undgå cybermobning. Det er ulovligt, og det kan enormt påvirke andre mennesker, især teenagere (det kan f.eks. Forårsage selvmord).
- Brug ikke alle hætter. Dette er en unødvendig praksis, og det kan irritere din modtager og give dig et flammebrev til gengæld. Alle hovedstæder anses for at svare til "råben".
- Lad være med at videresende kædepost. Der ville være meget få mennesker, der nyder at modtage konstant unødvendige beskeder. Disse typer e-mails har været berygtede for at forurene farlige og skadelige vira, der kan overføres til og fra computere. Målet er kun at videresende meddelelser, som du har modtaget direkte fra modtagere.
- Brug ikke din arbejdssignatur til personlige e -mails - det får dig til at virke uvenlig.
