Hvis du ikke er fortrolig med Microsoft Excel, kan det virke som et skræmmende program at bruge. Heldigvis er det let at komme i gang. Du kan indtaste data, kopiere og indsætte dem fra andre dokumenter og formatere dem med blot et par klik. Med lidt øvelse kan du hurtigt indtaste, redigere og administrere data i Microsoft Excel.
Trin
Del 1 af 3: Indtastning og valg af data
Trin 1. Start Microsoft Excel
Du kan finde Excel ved at klikke på menuen "Start", vælge "Alle programmer", vælge "Microsoft Office" og derefter vælge "Microsoft Excel". Excel leveres med Microsoft Office -pakken med produkter, der generelt er pakket med Windows -computere og notebooks.
Mac -brugere, der har købt Excel til Mac, finder programmet i deres Dock eller blandt ved at åbne "Finder" og derefter vælge "Programmer"
Trin 2. Åbn et regneark
En tom "projektmappe" vises muligvis automatisk ved åbning af Excel. Ellers ser du et "Skabelongalleri", hvorfra du enten kan vælge en ny tom projektmappe eller en specielt formateret skabelon.
Du kan altid åbne et nyt regneark, mens du arbejder på en anden projektmappe i Excel. Du skal blot klikke på "File" fra menulinjen og vælge "Ny projektmappe"
Trin 3. Indtast data i de ønskede celler
Du kan skrive tal, ord, ligninger, formler eller funktioner i en hvilken som helst celle efter at have valgt og klikket på den.
- Når du er færdig med en given celle, skal du trykke på ↵ Enter eller Tab ↹ for automatisk at gå til den næste celle vandret.
- Du kan også oprette en ny linje i en celle, hvorpå du kan tilføje mere tekst. Du skal blot indtaste et "Linjeskift" ved at trykke på Alt+↵ Enter.
Trin 4. Opret overskrifter til dine kolonner
Indtast tekst i række 1 for at oprette kolonneoverskrifter til dine data. Indtast f.eks. "Navn" i celle A1 og "Dato" i celle B1, og lad disse tjene som dine kolonneoverskrifter til sporing af navn og datooplysninger.
Trin 5. Opret en sekvenseret dataserie
Excel kan lære mønstre, der ligger til grund for dine data, og derefter udfylde data baseret på dette mønster for at spare tid og energi. Start med at etablere et mønster i på hinanden følgende celler (f.eks. Skrive "januar" i en celle og "februar" i den næste). Vælg derefter de udfyldte celler, og klik og træk i nederste højre hjørne af dit valgte rektangel for at udvide mønsteret til nye celler. Excel genkender automatisk dit etablerede mønster og udfylder efterfølgende celler med "marts", "april" og så videre.
Excel kan genkende mange almindelige mønstre, f.eks. Ugedage, datoer med jævnt mellemrum, fortløbende tal og mange andre
Trin 6. Vælg en række celler
For at vælge et celleområde med din mus (for at formatere eller redigere større datamængder) skal du blot klikke på begyndelsen eller slutningen af et dataområde og trække markøren i den ønskede retning for at markere den relevante tekst. Der er også en række nyttige tastaturgenveje opregnet nedenfor.
- Ved at trykke på Ctrl og mellemrumstasten udvides et valg i hele kolonnen, hvor den originale celle er placeret.
- Ved at trykke på ⇧ Skift og mellemrumstasten udvides et valg i hele rækken, hvor den originale celle er placeret.
- Ved at trykke på Ctrl+⇧ Shift og mellemrumstasten eller Ctrl+A markeres hele regnearket.
Trin 7. Indsæt række (r)
Begynd med at klikke på et rækkenummer (dette markerer hele rækken). Vælg den række, du vil have, at din nye række skal gå over. Højreklik (Ctrl+klik på Mac) og vælg "Indsæt" i menuen, der vises.
- Denne funktion er også tilgængelig fra fanen "Start" ved at vælge "Indsæt" fra "Celler" og derefter "Indsæt arkrækker".
- Hvis du indsætter flere rækker, skal du vælge flere rækker over det sted, hvor du vil placere nye rækker. Vælg blot det samme antal rækker, som du vil have indsat nedenfor.
Trin 8. Indsæt kolonner
Begynd med at klikke på et kolonnebogstav (dette markerer hele kolonnen). Vælg den kolonne, du vil have, at din nye kolonne skal gå til venstre for. Højreklik (Ctrl+klik på Mac) og vælg "Indsæt" i menuen, der vises.
- Denne funktion er også tilgængelig fra fanen "Start" ved at vælge "Indsæt" fra "Celler" og derefter "Indsæt arkrækker".
- Hvis du indsætter flere kolonner, skal du vælge flere kolonner til højre for det sted, hvor du vil placere nye kolonner. Vælg blot det samme antal kolonner, som du vil have indsat til venstre.
Del 2 af 3: Redigering af data
Trin 1. Kopier en eller flere celler
Efter at have markeret de celler, du ønsker at kopiere, skal du højreklikke og vælge "Kopier" i menuen, der vises. Alternativt kan du trykke på Ctrl+C (eller ⌘ Command+C for Mac -brugere). Dette tilføjer de valgte data til dit udklipsholder.
Trin 2. Skær en eller flere celler
Efter at have valgt den eller de celler, du vil klippe, skal du højreklikke og vælge "Klip" i menuen, der vises. Alternativt kan du trykke på Ctrl+X (eller ⌘ Command+X for Mac -brugere). Dette tilføjer de valgte data til dit udklipsholder.
Trin 3. Indsæt en eller flere celler
Efter at have valgt cellen / cellerne, hvor du vil indsætte dine data, skal du højreklikke og vælge "Indsæt" i menuen, der vises. Alternativt kan du trykke på Ctrl+V (eller ⌘ Command+V for Mac -brugere). Dette indsætter indholdet i de kopierede eller afskårne celler.
Hvis din celle indeholder en formel, indsætter "Indsæt" formelens ikke beregnede værdi af formlen. For at "indsætte" celleværdier skal du bruge "Indsæt special"
Trin 4. Indsæt celleværdier i stedet for formler
Start med at vælge "Rediger" fra fanen "Hjem" og klikke på "Indsæt special". Vælg "Værdier" fra listen over attributter, der skal indsættes.
Afhængigt af din version af Excel kan andre muligheder i "Indsæt special" omfatte "Kommentarer" (tekstkommentarer, der kan tilføjes til individuelle celler), "Formater" (alle valg af tekstformatering) eller "Alle" for at indsætte alt på enkelt gang
Trin 5. Slet celleindhold
Vælg blot den eller de celler, hvor du vil slette tekst, og tryk på Del eller højreklik og vælg "Slet" i menuen, der vises.
Trin 6. Flyt celler, rækker eller kolonner
Fremhæv dine valgte celler, og aktiver "flytte markøren" (vises som fire retningspile for Windows -brugere eller som et håndikon for Mac -brugere). Træk til din foretrukne placering for at erstatte eksisterende data der med de celler, du har besluttet at flytte
Trin 7. Brug en formel
Excel bruger "formler" til at foretage beregninger i en celle og kan referere til andre celler som en del af denne beregning. Klik på cellen, hvor du vil indtaste formlen, og begynd derefter med at skrive "=". Skriv nu en matematisk formel og klik på "Enter". Excel viser resultaterne (ikke selve formlen).
Du kan også lære mere om, hvordan du skriver formler i Microsoft Excel
Trin 8. Referenceværdier fra andre celler
Formler kan referere til andre celler og deres værdier. Mens du skriver en formel, skal du blot klikke på en enkelt celle eller et område af celler, og Excel vil automatisk udfylde cellens navn (f.eks. B2, D5) i din formel. Nu refererer din formel til den specifikke celle og vil løbende trække en værdi fra den. Hvis værdien i den celle, der henvises til, ændres, vil resultaterne af din formel også.
Du kan også henvise til værdier fra andre regneark. Begynd med at markere den celle, hvor du vil henvise til en værdi, skriv en "= 'i formellinjen, og indtast derefter den ønskede formel umiddelbart efter" =. "Når du har skrevet formlen, skal du blot klikke på fanen for det regneark, du ønsker at referere, og vælg derefter det ønskede dataområde, du vil indtaste i formlen
Trin 9. Spor dine ændringer
Du kan spore ændringer ved at vælge "Værktøjer" på menulinjen og derefter klikke på "Spor ændringer". Til sidst skal du vælge "Fremhæv ændringer".
Hvis denne indstilling ikke er tilgængelig, er du i et skrivebeskyttet format. Under "Spor ændringer" skal du markere indstillingen ud for "Spor ændringer under redigering. Dette deler også din projektmappe." Når denne indstilling er valgt, kan du foretage ændringer og se disse ændringer ved at vælge denne mulighed igen og markere afkrydsningsfeltet ud for "Fremhæv ændringer"
Trin 10. Tilføj kommentarer
Dette kan være en nyttig måde at diskutere redigeringer foretaget på et Excel -regneark. Start med at markere de celler, som du vil kommentere. Vælg derefter "Indsæt" fra menulinjen, og klik på "Indsæt kommentar" i menuen, der vises. En tekstboks vises på din ønskede placering, og giver dig mulighed for at efterlade en kommentar.
Trin 11. Gem dine ændringer
Vælg "Fil" fra menulinjen, og klik på "Gem". Vælg derefter rullelisten "Gem i", og vælg din foretrukne mappe. Hvis du forsøger at afslutte Excel, før du gemmer dine seneste ændringer, vises en dialogboks og spørger, om du vil gemme dine ændringer. Du kan enten klikke på "Gem" eller "Gem ikke" afhængigt af dine præferencer.
Del 3 af 3: Formatering af data
Trin 1. Se båndet "Format"
Sørg for, at båndet "Format" er synligt, så du nemt og hurtigt kan få adgang til en række formateringsindstillinger. Klik blot på den nedadgående pil i højre side af båndet "Format" for at udvide det. Dette giver dig mulighed for at justere skrifttypestil og størrelse, samtidig med at teksten bliver kursiv, fed eller understreget. Det giver dig også genvejsadgang til flere af de funktioner, der diskuteres i formateringstrin beskrevet nedenfor.
Et højreklik på en celle eller gruppe af celler viser også formateringsindstillinger. Efter at du har højreklikket på cellerne, skal du vælge "Formater celler". Dette giver dig en række muligheder med hensyn til nummer (stil), justering, skrifttype, kant, mønstre og beskyttelse
Trin 2. Pak din tekst ind
Dette får tekst til at vikle sig rundt og forblive synlig i en celle i stedet for at slæbe af og blive tilsløret af den næste celle. Begynd med at markere de celler, du ønsker at justere. Under fanen "Hjem" skal du derefter se på knappen "Justering" af knapper og vælge indstillingen "Wrap Text".
Du kan også justere din tekst, så den passer til celler, så kolonner og rækker automatisk justerer deres bredde eller højde (henholdsvis) for at rumme indholdet i en celle. Under fanen "Hjem" skal du se på knappen "Celler" med knapper og klikke på "Format". Vælg "Cellestørrelse" i menuen "Format", og klik på enten "AutoFit kolonnebredde" eller "AutoFit rækkehøjde"
Trin 3. Juster din tekst
Dette vil bevirke, at din tekst bliver begrundet i venstre, højre eller midterste del af cellerne. Begynd med at markere de celler, du ønsker at justere. Vælg derefter den relevante justering under fanen "Hjem". Du vil se tre knapper med linjer orienteret for at demonstrere den side af cellen (e), hvori teksten vil begynde.
Trin 4. Skift den numeriske typografi for data
Du finder flere grundlæggende nummereringsformater på selve "Format" værktøjslinjen. Vælg blot den eller de celler, du vil formatere, og klik derefter på den relevante numeriske stil på værktøjslinjen. For at få adgang til flere stilarter skal du højreklikke på de valgte celle (r), klikke på "Formater celler" og derefter vælge fanen "Nummer". Du kan se en række muligheder under "Kategori".
Trin 5. Skift din tekstfarve
Vælg den eller de celler, du vil justere tekstfarven til. Klik derefter på værktøjslinjen "Format" og klik på den nedadgående pil ud for "Skrifttypefarve". Dette er den mulighed, der ligner et bogstav "A" med en farvet linje under den. Hvis du klikker på pilen, vises en menu med en række farveindstillinger.
Trin 6. Skift din baggrundsfarve
Vælg den eller de celler, du vil justere baggrundsfarve for. Klik derefter på værktøjslinjen "Format" og klik på den nedadrettede pil ud for "Fyldfarve". Dette er den mulighed, der ligner en brevmalingskande med en farvet streg under den. Hvis du klikker på pilen, vises en menu med en række farveindstillinger.
Tips
- Ved at trykke på Ctrl+⇧ Shift og den relevante retningspil udvides et valg til den sidste udfyldte celle i den samme kolonne eller række som den originale celle.
- Ved at trykke på Ctrl+⇧ Shift+⇱ Start udvides et valg til begyndelsen af regnearket.
- Ved at trykke på Ctrl+⇧ Shift+⇟ PgDn udvides et valg gennem det aktuelle ark og det næste ark, der kommer efter det.
- Ved at trykke på Ctrl+⇧ Shift+⇞ PgUp udvides et valg gennem det aktuelle ark og det forrige ark, der kommer foran det.
- Du kan også manuelt justere bredden på kolonner og højden på celler. Du skal blot klikke på linjen, der adskiller to celler, og holde den, indtil to modstående pile vises. Træk derefter disse pile i den foretrukne retning for at krympe eller udvide en række eller kolonne.
- Du kan også oprette betinget formatering for bestemte celler (eller kategorier af celler). Under fanen "Start" skal du vælge "Betinget formatering" fra gruppen "Styles" med knapper.
