En bekræftelses -e -mail lader en anden person vide, at du har modtaget en besked eller anmodning, selvom du ikke er i stand til at give et fuldt svar med det samme. Selvom du ikke behøver at sende en bekræftelse for hver personlig e -mail, du modtager, bør du svare professionelt eller forretningsmæssigt, når du bliver adresseret direkte. Hvis du kun skal fortælle den anden person, at du har modtaget deres e -mail, skal du sende en kort bekræftelse for at give dem besked. Hvis personen anmodede om en service eller bestilte et produkt, skal du give flere oplysninger om, hvornår du kan forvente et svar, eller hvordan du løser eventuelle problemer.
Trin
Metode 1 af 2: Bekræftelse af, at du har modtaget en e -mail
Trin 1. Svar, hvis du er angivet på linjen Til: eller er navngivet i meddelelsen
Kontroller toppen af e -mailen for at se, om afsenderen angav din e -mail -adresse i linjen "Til:". Hvis du ikke er angivet der, skal du scanne gennem brødteksten i e -mailen for at se, om dit navn vises overalt der. Hvis du ser dit navn, skal du sørge for at sende en bekræftelse, da du blev adresseret direkte.
Hvis din e -mail -adresse kun er angivet i "CC" -linjen i e -mailen, men du ikke er nævnt i brødteksten, behøver du ikke at sende en bekræftelse, da meddelelsen sandsynligvis blev sendt til en stor gruppe mennesker
Advarsel:
Undgå at anerkende spam -beskeder, da de fortsat kan sende dig e -mails, hvis du svarer.
Trin 2. Adressér afsenderen ved navn i hilsenen
Start din hilsen øverst i din e -mail, så den anden person ser det med det samme, når de åbner det. Brug en formel hilsen, f.eks. "Hej" eller "Kære", efterfulgt af deres navn. Hvis du reagerer på en overordnet eller en person, du ikke er bekendt med, skal du bruge deres titel efterfulgt af deres efternavn. Hvis du kender den anden person godt, kan du bruge vedkommendes fornavn.
For eksempel kan du sige "Hej fru Davis" eller "Kære Jonathan" som din hilsen
Trin 3. Nævn kort, at du har læst e -mailen igennem
Brug kun et par sætninger til din anerkendelse, så det ikke virker for ordrigt. Tak personen for at have sendt e -mailen, eller lad dem vide, at du har modtaget deres besked. Hvis der er nogen specifikke detaljer, skal du gentage dem i dine åbningssætninger for at vise, at du blev læst igennem deres besked.
- For eksempel kan du skrive noget som: "Tak fordi du sendte mig en besked om næste uges møde" eller "Jeg har modtaget og læst din e -mail med hensyn til vores nye potentielle klient."
- Hvis du ikke havde tid til at læse e -mailen igennem, kan du sige noget i stil med: "Tak fordi du kontaktede mig. Jeg har modtaget din besked og vil læse den igennem, så snart jeg kan.”
Trin 4. Giv en estimeret tid for et svar, hvis e -mailen har en anmodning eller et spørgsmål
Hvis du har tid til at svare fuldt ud med det samme, skal du gøre det så hurtigt som muligt for at vise, at du er pålidelig og pålidelig. Ellers skal du angive en tidsramme, hvor den anden person kan forvente en anden besked fra dig, så de ikke tror, du ignorerer dem. Vær forsigtig med ikke at overdrive, hvor hurtigt du kan svare, hvis du tror, det kan tage længere tid.
- For eksempel kan du sige "jeg kan få disse oplysninger inden for to dage" eller "jeg kontakter dig igen senere i dag for at diskutere spørgsmålet yderligere."
- Hvis du ikke ved, hvor lang tid det vil tage at svare, skal du bruge "Jeg vender tilbage til dig hurtigst muligt med spørgsmål eller kommentarer."
- Hvis der ikke er en anmodning eller et problem, du skal adressere i e -mailen, behøver du ikke svare med en tidsramme.
Trin 5. Afslut e -mailen med en lukning og dit navn, før du sender den
Brug en formel lukning i din e -mail, f.eks. "Bedste" eller "Tak igen", for at hjælpe beskeden til at lyde mere professionel. Skriv dit navn efter din lukning for at afslutte din besked. Sørg for, at alt er stavet korrekt, før du klikker på knappen Send.
- For eksempel kan du skrive "Bedste, Beth" eller "Tak igen, Travis."
- Du kan også angive et telefonnummer eller en alternativ e -mail -adresse efter dit navn, hvis du vil give den anden person en anden måde at kontakte dig på.
Trin 6. Følg op med en fuld svar -e -mail hurtigst muligt
Hvis den originale e -mail havde en forespørgsel eller et spørgsmål, skal du tage dig tid til at skrive et fuldt svar, når du kan. Løs alle bekymringer eller spørgsmål i meddelelsen fuldstændigt for at vise, at du har taget dig tid til at overveje deres budskab. Bevar en høflig og positiv tone i hele budskabet for at opretholde et godt repertoire med dem.
Hvis du har brug for mere tid, f.eks. Hvis du venter på en rapport eller et dokument, kan du prøve at sende en opfølgende e-mail med en opdatering og en ny tidsramme, så den anden person ikke tror, at du har glemt dem
Metode 2 af 2: Besvarelse af virksomhedstjenester og ordrer
Trin 1. Sæt navnet på den person, du når ud til, øverst i e -mailen
Start med en formel hilsen, f.eks. "Hej" eller "Kære", for at bevare en professionel tone i dit budskab. Hvis du ikke kender personen godt, skal du bruge deres titel efterfulgt af deres efternavn for at forblive formel. Hvis du er mere fortrolig med personen, eller de angiver deres fornavn, kan du i stedet adressere dem ved det.
For eksempel kan du skrive "Kære hr. Christensan" eller "Hej Dana" som din hilsen
Trin 2. Tak personen og nævn det produkt eller den service, de har anmodet om
Udtryk ægte taknemmelighed over for personen i åbningssætningen i din e -mail. I samme sætning skal du gentage det produkt, som personen bestilte, eller hvilke spørgsmål eller bekymringer de nævnte i tidligere korrespondance. På den måde genkender personen, at du tog dig tid til at læse eller behandle deres tidligere meddelelser.
For eksempel kan du sige, "Tak fordi du bestilte de to æsker chokolade fra vores butik", eller "Vi sætter pris på, at du kontakter os i forbindelse med den jobåbning, du har ansøgt om."
Trin 3. Giv personen en tidsramme for, hvornår han kan forvente svar eller levering
Nævn i den næste sætning, hvor lang tid det vil tage, før den anden person hører fra dig, så de ikke føler, at du har glemt dem. Sørg for, at den tidsramme, du angiver, er præcis og ærlig, ellers kan de blive ked af det, hvis de ikke hører fra dig.
For eksempel kan du sige "Du kan forvente din pakke om tre hverdage" eller "Tillad 1-2 hverdage, før vi kan svare."
Variation:
Hvis du ikke ved, hvor lang tid det vil tage at svare, skal du sige noget i stil med: "Vi kontakter dig hurtigst muligt for at løse dine bekymringer."
Trin 4. Giv forslag, hvis der er problemer, du ikke kan løse via e -mail
Hvis du ikke direkte kan løse deres problem, kan du prøve at anbefale andre muligheder, der kan være mere nyttige. Bevar en høflig og forstående tone i hele meddelelsen, så det ikke lyder negativt eller virker upræcist. Prøv at give så mange detaljer som muligt til personen, så de kan tage de næste trin for at løse deres problemer.
For eksempel kan du sige, “Jeg er ked af at høre, at der er et problem med at overføre penge til din checkkonto. Prøv at gennemse vores ofte stillede spørgsmål for at se, om dit problem er løst. Ellers skal du muligvis besøge din bank og tale med din kontoadministrator for at bekræfte dine transaktioner.”
Trin 5. Efterlad kontaktoplysninger nederst i e -mailen
Afslut din e -mail med en formel lukning, f.eks. "Bedste" eller "Tak igen", så du afslutter beskeden med en god note. Sørg for at inkludere dit navn efter lukningen. Hvis du vil give den anden person muligheder for at kontakte dig, kan du også efterlade et telefonnummer, en alternativ e -mail -adresse eller et websted efter dit navn.
