Hvis du har arbejdet et stykke tid, ved du sikkert, hvor vigtig e -mails er. Da der ikke er nogen måde at formidle tone eller kropssprog over internettet, er det let at misfortolke en persons budskab, når du ser det på en skærm. Fortsæt med at læse for at lære, hvordan du kan skrive e -mails, der er klare, præcise og effektive i professionelle omgivelser.
Trin
Metode 1 af 10: Skriv e -mails, når du kan fokusere
Trin 1. Hvis du er distraheret, er din e-mail muligvis ikke lige så godt sammensat
Når du har en e -mail til at skrive, skal du prøve at sidde uafbrudt, når du ikke tænker på en million andre ting. Din skrivning bliver klarere, og du vil kunne fokusere på din grammatik, tone og overordnede budskab.
- Dette er især vigtigt, hvis din e -mail går ud til flere personer.
- Skriv e -mails i et stille rum, og læg din telefon og andre distraktioner væk.
Metode 2 af 10: Indstil tonen med dine første par ord
Trin 1. Din åbningssætning kan have stor indflydelse
Hvis du gerne vil have din tone til at være let og afslappet, skal du åbne op med noget i stil med: "Hej Jessica! Håber du har haft en god weekend.” Hvis du vil beholde det lidt mere professionelt, skal du bare sige noget i stil med: "Hej David."
Prøv at undgå alt for indelukket, som "Kære Robert." Det virker lidt upersonligt
Metode 3 af 10: Hold dine e -mails korte
Trin 1. Langsigtede meddelelser har en tendens til at forvirre din modtager
Prøv at være kort og kortfattet, hvis det er muligt. Hold dine sætninger korte, og tilføj ikke for mange detaljer-hvis du finder dig selv i at skrive mere end 1 eller 2 afsnit, skal du sandsynligvis give folk oplysningerne via videochat eller personligt.
- Prøv at komme hurtigt til sagen, og undgå at skrive masser af behag.
- Folk har en tendens til at læse e -mails i korte bursts. Hvis du tilføjer for mange oplysninger, er chancerne stor for, at noget af det vil gå tabt.
- Hold dine e-mails korte, men prøv at undgå stumpe sætninger eller et-ordssvar. De kan virke lidt uhøflige, især over en computerskærm.
Metode 4 af 10: Angiv klart, hvad du har brug for
Trin 1. Hvis du anmoder om noget, skal du sørge for, at det er forståeligt
Slå ikke rundt i bush-staten, hvad du har brug for klart og direkte, så der ikke er nogen misforståelser. Hvis der er en tidslinje, skal du også medtage det. Sørg dog for at holde din tone lys. For eksempel:
- "Jeg har brug for den månedlige statusrapport i min indbakke senest mandag aften."
- "Hvis du kunne få denne feedbackformular til mig inden udgangen af ugen, ville det være fantastisk."
Metode 5 af 10: Organiser dine tanker med afsnit
Trin 1. Det vil hjælpe folk med at læse oplysningerne let
Når du flytter til et nyt emne, skal du adskille det med et nyt afsnit, så din e -mail kan skimmes. Det vil hjælpe din læser med at scanne meddelelsen hurtigt for at finde de dele, der er mest relevante for dem.
Brug ord som "også", "næste" og "endelig" til at starte dine afsnit
Metode 6 af 10: Tilføj en bestemt emnelinje
Trin 1. Lad folk vide, hvad mailen præcist handler om
Sørg for, at dit emne er specifikt; for eksempel, i stedet for at skrive "Rapport", prøv noget i stil med "Månedsplanlægningsrapport: juni 2021". Dine kolleger vil være mere tilbøjelige til at åbne den og læse den, hvis de ved, at den er vigtig og relevant for dem.
Dette hjælper også med at holde dine e -mails væk fra spam -mappen
Metode 7 af 10: Korrekturlæsning af stavefejl
Trin 1. Fejl kan virkelig smide dit budskab væk
Mens de fleste stavekontrollere vil fange stavefejl, kan de ikke fange det forkerte ordvalg eller en persons stavefejl. Du bør også læse igennem for manglende tegnsætning eller grammatiske fejl, da de kan få læseren til at tro, at du er ligeglad. Brug 2 til 3 minutter på at læse din e -mail, før du sender den, for at sikre, at der ikke er nogen åbenlyse åbenbare fejl.
I professionelle omgivelser er det meget vigtigt at stave en persons navn korrekt. Brug et minut på at dobbelttjekke, at du har det lige inden du sender det afsted for at undgå besværligheder i fremtiden
Metode 8 af 10: Læs dine e-mails igen for at se tone
Trin 1. Tænk over, hvordan dine modtagere vil læse din besked
Noget som "Lad os tale senere" kan virke uskyldigt for dig, men din kollega, der læser det, tror måske, at de er i problemer, eller at du er sur. Skift det til noget i stil med "Har du tid til at chatte senere om de kommende ændringer i rapporten?" for at være lidt tydeligere.
- Brug aldrig alle kasketter i dine e -mails! At skrive en sætning i caps lock ses normalt som at råbe ad nogen gennem en computerskærm.
- I stedet for noget i stil med: "Send dine ændringer inden i morgen tidlig." prøv noget i retning af: “Da deadline er i morgen eftermiddag, har jeg brug for dine ændringer inden i morgen tidlig. Lad mig vide, om den tidslinje fungerer for dig.”
Metode 9 af 10: Pause, før du svarer på en betændende e -mail
Trin 1. Hvis du får en e -mail, der får dig til at føle dig vred, skal du tage et sekund for at trække vejret
I stedet for at lave et skarpt svar, tæl til 10 (eller 1.000), indtil du føler dig rolig. Læs derefter e-mailen igen for at se, om den faktisk er fornærmende eller ej. Chancerne er, at du måske har misforstået budskabet lidt, og det er faktisk ikke så slemt.
Hvis du stadig føler behov for at lave et vredt svar, skal du vente i 24 timer, før du sender det. Besøg derefter dit svar igen efter en dag for at se, om du stadig vil sende det eller ej
Metode 10 af 10: Giv folk fordelen ved tvivlen
Trin 1. Det er svært at formidle en positiv tone i en e -mail
Hvis du læser noget, en kollega sendte dig, og du straks blev fornærmet, skal du tage et skridt tilbage og genlæse, hvad de skrev. Prøv at spørge dig selv, om der er en anden måde, tonen kan tolkes på-er denne e-mail faktisk uhøflig, eller er de bare stumpe?
For eksempel kan nogen skrive: "Jeg har brug for den rapport inden i aften." Umiddelbart virker dette lidt koldt og følelsesløst. Det er dog ikke nødvendigvis uhøfligt, det er bare sagligt og kort
Tips
E-mails ses ofte som ikke-hastende. Hvis du har brug for et svar med det samme, kan du prøve at tale med din kollega personligt eller via videochat i stedet
Advarsler
- Selvom emojis og humørikoner angiver tone, skal du ikke bruge dem til en professionel e -mail.
- Send ikke fornærmende eller betændende e -mails, især til en person, du ikke kender særlig godt.
