De fleste mennesker har skrevet utallige e -mails og spekuleret på, hvorfor de skal vente længe på et svar. Det er enkelt at give en e -mail en hastende følelse, men du skal vælge dine ord omhyggeligt. Stol på tidsfølsomme ord, mens du opfordrer læseren til at handle med det samme. Så længe du holder din e -mail kortfattet og konsistent i tonen, kan du få enhver e -mail til at lyde presserende.
Trin
Del 1 af 3: Oprettelse af en emnelinje
Trin 1. Henvis til modtageren i din emnelinje
Hvis du henvender dig direkte til den anden person, skiller din e -mail sig mere ud. Du kan gøre dette ved at nævne personens navn eller ved at bruge ordene "dig" og "dit". Disse ord er direkte, samtalende og tilskynder modtageren til at åbne e -mailen.
- Start f.eks. Emnelinjen med en sætning som "Hey Bill!" eller "Ringede du endnu?"
- Hvis du ikke kender personens navn, kan du henvise til en personlig detalje som modtagerens placering. Sig for eksempel "De bedste restauranter i din by."
Trin 2. Brug presserende sprog i emnelinjen
Det er vigtigt at videregive hastende karakter hurtigst muligt. Tilskynd læseren til at klikke på e -mailen ved at inkludere en opfordring til handling eller en henvisning til mangel. Disse taktikker tyder på, at læseren skal handle med det samme for at få glæde af e -mailen.
- Brug for eksempel ord og sætninger som "Skynd dig!" eller “24 timer tilbage” for at kalde læseren til at handle nu.
- Tip om, at noget er begrænset, f.eks. Ved at sige: "Denne vare flyver fra hylderne."
Trin 3. Tip om, hvad der er inde i e -mailen
Følg det presserende ord op med et klart billede af, hvad læseren skal forvente inde i e -mailen. Brug handlingsorienterede ord til at foreslå, hvordan læseren skal reagere. Sørg for at holde emnelinjen klar og kortfattet, så titlen ikke er forvirrende.
- For eksempel kan du sige noget i stil med: “Skynd dig! Det er et salg.”
- Du kan også forklare e -mailen gennem numre. Sig f.eks. "5 måder at reducere din elregning på."
Trin 4. Stil læseren et spørgsmål om en alternativ måde at være engagerende på
Et spørgsmål kan være en god måde at antyde, hvad der er inde i din e -mail. Spørgsmålet skal være relevant for læseren. Den skal referere til en hastende begivenhed eller et emne, læseren skal kende, og tilskynde dem til at læse e -mailen med det samme.
- For eksempel kan du sige noget som: "Sidste chance - har du bestilt dine billetter endnu?"
- Et andet eksempel er, "Hvordan kan du være mere produktiv i dag?"
Del 2 af 3: Strukturering af e -mailens tekst
Trin 1. Lede med en løsning på et relevant problem
I teksten skal du forklare, hvorfor du sender e -mailen. Vis læseren, hvad der gør denne mail hastende, og hvorfor de skal svare på den hurtigst muligt. Vær så specifik som muligt for at foreslå, hvad den anden person får ud af at læse din e -mail.
- For eksempel kan du sige noget i stil med: “Træt af at gå rundt på slidte sko? Vores salg har mærkesko til bundpriser.”
- Du kan skrive: "Ring til klienten i dag for at komme ind under fristen."
Trin 2. Beskriv e -mailens formål i korte sætninger
Undgå at gøre en presserende e -mail lang og forvirrende. Begræns dig selv til et par korte sætninger eller afsnit. Videresend dit budskab på en måde, der er let at forstå og grammatisk korrekt.
- For at undgå at gøre dit budskab for langt, prøv at lave en liste over de vigtigste punkter, du skal gøre.
- Mange virksomheder inkluderer et billede i e -mailen. En salgsannonce forklarer e -mailens formål effektivt.
Trin 3. Brug en blid og ikke-konfronterende tone
Ved at prøve at lyde presserende, kan du komme ud som påtrængende eller skræmmende. Undgå at kræve, at læseren er opmærksom og reagerer, da det ofte giver bagslag. I stedet skal du parre tidsrelaterede ord med forslag til handlinger, læseren bør tage.
- Sig f.eks.”Der er 5 pladser tilbage på flyet. Ring venligst i dag for at reservere din plads.”
- For at undgå at lyde skræmmende, vær lidt indirekte. Sig f.eks. "Identitetstyveri stiger med 5% hvert år, hvilket gør det vigtigere end nogensinde at beskytte dine personlige oplysninger."
Trin 4. Inkluder en opfordring til handling i slutningen
Brug den sidste sætning i din e -mail til at guide læseren til den handling, du vil have dem til at foretage. Dette skal være specifikt, så inkluder alle de oplysninger, de har brug for for at besvare din e -mail. Dette kan være en knap til at trykke på, et webstedslink eller et telefonnummer.
- For eksempel, hvis du vil have nogen til at foretage et opkald, skal du sige "Ring til mig i dag" og følg op med dit telefonnummer.
- Angiv det nøjagtige link til webstedet. Hvis du vil have en person til at se et bestemt produkt, skal du sende linket til produktsiden, ikke det overordnede websted.
- Hvis du ønsker at henvise en person til et fysisk sted, hjælper det med at angive retninger, kort og andre referencer.
Del 3 af 3: Forfining af e -mailen
Trin 1. Brug en e -mail -adresse, der er let at genkende
Mange mennesker ser e -mailadressen først, og hvis den ikke kan genkendes, springer de muligvis e -mailen over. Sørg for, at din e -mail -adresse angiver, hvad den anden person kan forvente at se i e -mailen. Tilpas din e -mail -adresse for at gøre din e -mail mere synlig.
- Brug f.eks. Dit navn. E -mailen skal se sådan ud, "John Smith, wikiHow" eller "[email protected]."
- Undgå at bruge tilfældige tal og symboler, da dette ikke er professionelt og får din e -mail til at ligne spam.
Trin 2. Opret en deadline for et svar på e -mailen
For at lyde presserende, afgiv det indtryk, at læseren skal handle nu. Selvom du ikke har en bestemt deadline, så lad som om der er en. Sørg for at referere til denne frist så ofte som muligt i hele e -mailen.
- For eksempel kan du sige "Denne aftale slutter i morgen."
- Hvis du ikke har en bestemt frist, kan du prøve at sige "Venligst svar inden tirsdag" eller "Jeg ville sætte pris på, hvis du svarede inden kl. 17.00."
Trin 3. Læs e -mailen igen for at sikre, at den har et konsekvent formål
Alle oplysninger i e -mailen skal vedrøre dit formål med afsendelse. Dette formål er det, der skal understreges i emnelinjen og i hele teksten. Hver detalje skal føre ind i dette formål og fortælle læseren, hvad de har brug for at vide for at handle efter det. Rediger alle detaljer, der ikke passer, da de forringer den presserende tone.
- Hvis du sælger et produkt, inkluderer du produktets funktioner og største fordele. Lange historier eller små detaljer kan være distraherende.
- For eksempel, hvis du når ud til en kunde, vil du måske fortælle dem, "Spar 20%, når du handler på mit nye websted."
- Tænk på, hvad personen skal vide. Hvis du allerede har kontaktet nogen, behøver du ikke gentage det, du sagde før.
Trin 4. Undgå at skrive med store bogstaver eller stenografi
Gode tasteteknikker og grammatisk sans gør din e -mail så meget lettere at forstå. Undgå at bruge masser af udråbstegn eller unødvendige store bogstaver. Brug ordentligt sprog og vær respektfuld.
- Undgå stenografiske ord som "u", "ur", "plz" og emojis.
- Masser af udråbstegn, store bogstaver eller tal kan også udløse et spamfilter, hvilket betyder, at din e -mail muligvis ikke bliver set overhovedet.
Tips
- Hold din e -mail konsekvent og praktisk fra emnelinjen til den sidste sætning.
- Sørg for, at e -mailen fokuserer på det, du vil udtrykke. Slet alt, der strider mod din besked.
- Læs og rediger altid din e -mail, før du sender den. Du finder ofte steder, der skal være mere præcise og presserende.
