E-mail er i sagens natur ikke lige så formelt som brevskrivning. Du har dog stadig tidspunkter, hvor du skal være mere formel i din e -mail -skrivning. Tænk over, hvem modtageren er, og vælg derefter en hilsen, der passer til situationen. Når du har fundet ud af det, kan du gå videre til at formatere hilsenen og skrive åbningssætningerne.
Trin
Del 1 af 3: I betragtning af modtageren
Trin 1. Beslut dig for, hvor formel du skal være
Selvom du skriver en "formel" e -mail, afhænger den formelle e -mail af den person, der modtager den. For eksempel ville du ikke bruge det samme formalitetsniveau, når du skriver en professor, som du ville gøre, når du søgte et job.
Når du først kontakter nogen, er det bedre at være mere formel, end du behøver at være, bare for at være på den sikre side
Trin 2. Find personens navn
Gør nogle undersøgelser for at grave personens navn op, hvis du ikke allerede ved det. At kende personens navn får hilsenen til at virke mere nacn, selvom du anvender formelle teknikker til din e -mail.
Trin 3. Følg personens ledelse
Hvis personen allerede har sendt dig en mail, er det fint at kopiere deres hilsenstil. Hvis de f.eks. Bruger "Hej" og dit fornavn, er det acceptabelt at svare i samme stil ved at bruge "Hej" og personens fornavn, når du adresserer e -mailen.
Del 2 af 3: Valg af en hilsen
Trin 1. Fald tilbage på "Kære
"" Kære "(efterfulgt af personens navn) er en gammel standby af en grund. Det er formelt uden at være indelukket, og fordi det bruges så ofte, bliver det ofte usynligt i en hilsen, hvilket er en god ting. vil have din hilsen til at stikke frem, fordi den er upassende.
Trin 2. Prøv "Hilsen", når du ikke kender personens navn
Hilsen er en relativt formel hilsen, som du kan bruge i forretningsmails, især hvis du ikke kender personens navn. Det er dog altid bedre at finde ud af personens navn, hvis det er muligt.
Du kan også bruge "Til hvem det kan bekymre sig", hvis e -mailen er specielt formel, og du ikke kender personens navn. Denne hilsen kan dog være foruroligende for nogle mennesker
Trin 3. Overvej "Hej" eller "Hej" i lidt mindre formelle e -mails
E -mails har en tendens til at være mindre formelle end bogstaver generelt, så du kan slippe afsted med noget som "Hej" i en lidt formel e -mail. For eksempel, hvis du sender en e -mail til din professor, især en du faktisk interagerer med, burde "Hej" eller "Hej" fungere fint.
Trin 4. Spring "Hey
"Selvom" Hej "kan være acceptabelt i en semi-formel e-mail, er" Hej "det sandsynligvis ikke. Det er en meget uformel hilsen, selv i tale, så du bør undgå det i enhver form for formel e-mail. Selvom du kender din chef rimelig godt, for eksempel er det sandsynligvis bedst at springe "Hey" over, når du sender dem en e -mail.
Trin 5. Brug en titel i stedet for et navn, når det er nødvendigt
Nogle gange, når du skriver til en person, kender du kun deres titel inden for virksomheden eller organisationen. I så fald kan du bare personens titel i stedet for personens navn, f.eks. "Kære ansættelsesleder", "Kære ansættelsesudvalg" eller "Kære professor".
Trin 6. Tilføj personens æresbevisning for at gøre det mere formelt
Hvis det er muligt, tilføj "Mr.", "Mrs.", "Dr." eller "Professor" før personens navn for at gøre det mere formelt. Brug også personens efternavn eller fulde navn til at være mere formelt frem for blot personens fornavn.
Del 3 af 3: Formatering og start af e -mailen
Trin 1. Placer hilsenen på den første linje
Den øverste linje skal være den hilsen, du har valgt, efterfulgt af personens navn. Brug en titel for personen, når det er muligt, f.eks. Mr., Mrs. eller Dr., efterfulgt af deres for- og efternavn.
Trin 2. Brug et komma
Generelt vil du bruge et komma efter hilsenen. I formelle breve kan du bruge et kolon, men det er normalt for formelt til en e -mail, endda en formel. Et komma er i de fleste tilfælde tilstrækkeligt, selvom du måske bruger et kolon, hvis du skriver et følgebrev i en e -mail.
Trin 3. Gå til næste linje
Hilsenen går på sin egen linje øverst, så når du har skrevet den, skal du trykke på returtasten for at gå til den næste linje. Hvis du bruger linjeskift i stedet for indrykninger til at lave afsnit, skal du efterlade en tom linje mellem hilsenen og det første afsnit.
Trin 4. Præsenter dig selv i åbningssætningen, hvis det er nødvendigt
Hvis du skriver nogen for første gang, bør du give en introduktion, selvom du kender personen i virkeligheden. At give personen et fingerpeg om, hvem du er, opfordrer dem til at blive ved med at læse.
- For eksempel kan du skrive "Mit navn er Jessica Hills, og jeg er marketingdirektør for XYZ Company." Du kan også inkludere, hvordan du kender personen: "Mit navn er Robert Smith, og jeg er i din marketingklasse (Marketing 101, der mødes tirsdage og torsdage ved middagstid)."
- Hvis du allerede kender personen og har skrevet dem før, kan du bruge den første sætning som en hilsen. For eksempel kan du sige "Tak fordi du kom tilbage til mig så hurtigt" eller "jeg håber, at du har det godt."
Trin 5. Kom til sagen
De fleste formelle e -mails skal hurtigt komme til sagen. Det betyder, at din første eller anden sætning bør introducere grunden til, at du skriver til modtageren. Husk at være så kortfattet som muligt, når du beskriver dit formål.
