E -mail er en almindelig form for kommunikation, og at vide, hvordan man præsenterer sig selv for nogen i e -mail, kan hjælpe din karriere og netværksindsats. At skrive en kortfattet og klar introduktionsmail vil øge chancerne for, at din modtager tager sig tid til at læse den og interagere med dig. Undgå nogle af de mere almindelige fejl for at sikre, at du skiller dig ud fra mængden.
Trin
Metode 1 af 3: Starter stærkt
Trin 1. Gør din emnelinje klar
Din modtager bør have en god idé om, hvad e -mailen handler om, før de overhovedet åbner den. Hold det også kort; et langt emne kan være besværligt. For en indledende e -mail er det normalt helt acceptabelt at skrive "Introduktion - Dit navn".
Mobilenheder vil typisk kun vise omkring 25-30 tegn i motivet, så hold det kort
Tip:
Sørg for at skrive emnelinjen først! En almindelig fejl er at gemme emnelinjen til sidst, hvilket kan føre til, at man overhovedet glemmer at skrive den.
Trin 2. Åbn med en virksomhedshilsen
Start ikke med "Hej" eller "Hej". Du kan bruge sådan en hilsen, når du har lært personen at kende. Start med en velprøvet forretningshilsen. Undgå at bruge modtagerens fornavn i hilsenen.
- "Kære fru/hr./Fru." - Hvis du overhovedet er i tvivl om civilstanden for den kvinde, du sender en e -mail til, skal du altid bruge "Ms." da det er mindre formasteligt.
- "Til hvem det kan vedrøre" - Dette bør kun bruges, hvis du ikke er sikker på, hvem der modtager beskeden.
Trin 3. Præsenter dig selv
Din første sætning bør præsentere dig selv for din modtager. Dette giver dem mulighed for at knytte et navn til resten af e -mail -beskeden.
- "Mit navn er…"
- Giv eventuelt din titel. Hvis du har flere titler, skal du ikke angive dem alle, bare den vigtigste eller mest relevante.
Metode 2 af 3: Hold det kortfattet
Trin 1. Forklar, hvordan du fik modtagerens e -mail -adresse
Lad modtageren vide, hvordan du fandt ud af deres kontaktoplysninger. Dette hjælper med at vise, at du har gennemgået de rigtige kanaler for at nå dem.
- "Din kontorchef ledte mig mod denne e -mailadresse"
- "Jeg fandt denne e -mail -adresse på dit websted"
- "Så og så sagde, at jeg skulle komme i kontakt med dig"
Trin 2. Tal om sidste gang du mødtes (hvis relevant)
Jogging af personens hukommelse kan føre til mere engagement.
- "Vi talte kort på konferencen i sidste uge"
- "Vi talte i telefon i går"
- "Jeg så din præsentation om …"
Trin 3. Del en fælles interesse
Dette kan hjælpe dig med at forholde dig til din modtager og forhindrer din virksomheds e -mails i at virke for kolde. For at fastslå gensidige interesser skal du muligvis undersøge modtageren lidt. Mulige forskningsområder omfatter Facebook, Twitter og LinkedIn.
- Sørg for at lade personen vide, hvor du fandt denne gensidige interesse, ellers kommer du ud som en stalker.
- Prøv om muligt at beholde den gensidige interesse forretningsrelateret, f.eks. Noget inden for dit felt eller en professionel passion, som du begge deler.
Trin 4. Giv din grund til at komme i kontakt
Vent ikke for længe med at komme til sagen. Ingen kommer til at læse en e -mail, der er flere afsnit, længe før noget, der ligner punktet, vises. Forklar klart og ligetil, hvad du vil, og hvorfor du kontakter denne person om det. Hvis du beder om råd eller fremsætter en anden anmodning, skal du sørge for, at det er overskueligt, især hvis dette er din første kontakt.
- "Jeg er interesseret i at lære mere om …"
- "Jeg vil gerne mødes med dig engang for at diskutere …"
- "Jeg vil gerne have din mening om …"
Trin 5. Hold din e -mail fokuseret på ét emne
Hvis du lader din e -mail slingre, kan din modtager miste interessen eller glemme, hvorfor du i første omgang mailede.
Tip:
Spørg modtageren kun en ting i din e -mail.
Metode 3 af 3: Afmelding
Trin 1. Tak modtageren for deres tid
Ingen kan lide at gå igennem hele deres e -mail, så sørg for at takke din modtager for at have taget sig tid til at læse din. Denne enkle høflighed vil i høj grad forbedre dit modtagers humør og øge chancerne for at du får et svar.
- "Jeg sætter pris på, at du tog dig tid til at læse denne e -mail."
- "Tak fordi du tog dig tid til at læse dette."
Trin 2. Giv en opfordring til handling
Bed modtageren om at skrive dig tilbage, ringe, tænke over dit forslag eller andet for at få dem forlovet. At stille et spørgsmål er en anden god måde at øge engagementet på.
- "Ring til mig, når du har lidt tid"
- "Lad os snart mødes til frokost engang"
- "Hvad er dine tanker om …?"
- "Jeg ser frem til dit svar"
Trin 3. Afslut e -mailen
Når du afslutter en professionel e -mail, skal du sørge for, at din slutning er taknemmelig, men kortfattet. En simpel afslutningshilsen vil holde din e -mail professionel, mens den stadig udtrykker din taknemmelighed.
- "Med venlig hilsen"
- "Tak skal du have,"
- "Venlig/varm hilsen"
- "Bedst,"
- Undgå "Med venlig hilsen", "Med venlig hilsen", "Skål!", "Fred", "Tak for din overvejelse."
Trin 4. Inkluder din signatur
Hvis du ikke har konfigureret din e -mailtjeneste til at inkludere din signatur, skal du slutte med dit navn, titel og kontaktoplysninger. Overbelast ikke denne del med fem telefonnumre, to e -mail -adresser og tre websteder. Hold det enkelt, så modtageren ved den bedste måde at komme i kontakt med dig igen. Undgå at inkludere citater i din signatur.
-
-
- Joe Smith
- [email protected]
- (555)555-1234
- www.joesmithswebsite.com
-
Trin 5. Korrekturlæs e -mailen
Inden du klikker på "Send" -knappen, skal du bruge lidt tid på at læse din e -mail et par gange og rette eventuelle fejl, du finder undervejs. Da denne e -mail sandsynligvis vil være din første kontakt med modtageren, skal du efterlade det bedst mulige indtryk. Stavefejl og grammatiske fejl vil hurtigt få din e -mail til at se meget mindre professionel ud.
