Oprettelse af en effektiv e -mail, der anmoder om bidrag, kræver en tone, der skaber spænding om din organisation. Brugen af e -mail som et middel til fundraising stiger, fordi omkostningerne er mindre end post- eller telefonopfordringer, og kommunikationen er øjeblikkelig. Der er måder at oprette engagerende, handlingsbare mails på, så du får de ønskede resultater: masser af donationer.
Trin
Eksempel på e -mails
E -mail med skoledonation
Eksempel på e -mail til virksomhedsdonation
Prøve e -mail til velgørenhedsdonation
Del 1 af 3: Strukturering af din e -mail
Trin 1. Skriv en stærk overskrift
En overskrift er den første linje i en e -mail og fungerer som en titel. Kun omkring 15% af e -mails åbnes nogensinde, så det er ekstremt vigtigt at skrive en god overskrift for at bevare opmærksomheden på de 15% og tvinge dem til at blive ved med at læse. Faktisk kan du i de fleste e -mail -konti læse den første linje i en e -mail i feltet ved siden af emnet, så overskrifter er ikke kun en grund til at blive ved med at læse en e -mail, de er en grund til at åbne en i første omgang.
- Brug aktive verber og substantiver til at fange opmærksomhed samt fed skrift, centrering og en større skrifttype.
- Gør overskriften kort og præcis, så formålet med din e-mail er klart fra starten. Tving læseren til at tro, at læsning af denne e -mail vil være nyttig, rettidig og meget relevant for deres liv.
- Besvar det spørgsmål, læseren vil vide: Hvad er der i det for mig?
- Din emnelinje kan drille læseren, være en opfordring til handling, være et emne med aktuelle begivenheder eller handle om et lokalt sted eller en begivenhed, hvis din organisation er strengt samfundsbaseret.
- Et godt overskriftseksempel er, "New York City udfordrer statens naturgasregler i retten"
Trin 2. Fortæl alt i første afsnit
Kom til punktet lige uden for flagermus. Læsere vil ikke undre sig over, hvad din e -mail handler om halvvejs, hvilket er en grund til, at de muligvis sletter e -mailen uden at donere. Vær meget tydelig i dette afsnit, hvad du vil have læseren til at gøre, og hvorfor du sender denne e -mail.
- I dette første afsnit bør du bede læseren om deres donation. Selvom du personligt måske forsigtigt vil fortælle dem, at du vil have penge, kræver e -mails din "spørg" lige i begyndelsen. Gør denne anmodning let at se, f.eks. Med fed skrift eller større skrifttype.
- Fortæl læserne i din "spørg", hvad deres penge vil gøre. Hvis et lille beløb vil gøre noget, hvis ikke alt, så sig det til dem. For eksempel, hvis $ 50 vil fodre 100 børn, får du måske flere svar end at sige, at du har brug for $ 1.000 for at bygge en hytte.
- Fortæl dem, at det er ok at sige nej. Statistik viser, at flere mennesker giver, når de føler frihed til at træffe valget om at give, frem for at føle sig presset til at gøre det.
- Forklar og beskriv din årsag i dette første afsnit, så det er klart, at du vil have pengene til at gøre noget, ikke bare få penge for at have penge.
Trin 3. Brug dit mikroindhold klogt
Microcontent er alle de korte sætninger og underoverskrifter, der dekorerer en e -mail. Du vil bruge dit mikroindhold til at fremhæve dine hovedpunkter, så læsere, der kan lide at scanne e -mailen før læsning, føler sig tvunget til at læse teksten.
- Mikroindhold omfatter overskrifter, underoverskrifter, emnelinjen og links og knapper.
- Brug aktive verber, beskrivende adverb og substantiver. Dit mål er at få dem til at læse den faktiske tekst.
- En god overskrift kan se sådan ud: "Donér $ 50 for at redde en delfin"
- Gør dem fed eller større tekst, så de skiller sig ud. De har en tendens til at blive vist i begyndelsen af afsnit eller nye sektioner.
- Skriv enkle overskrifter. Du har måske eller måske ikke underoverskrifter, men de er nyttige at inkludere, når du føler, at en overskrift er for kort. Følg de samme principper-kort, handlingsorienteret, fed.
Trin 4. Fortæl en historie
At fortælle en historie med din e -mail er mere engagerende for læserne. Brødteksten i din e -mail indeholder denne historie. Husk, at historier har en begyndelse, midte og slutning. Du vil måske bruge en følelsesladet historie til at tvinge læsere til at deltage økonomisk i din sag, en der faktisk er sket i din organisation eller som et resultat af din aktivitet.
Trin 5. Skriv korte brødtekster
Lav brødteksten i din e-mail i korte, til-punktet afsnit. Dette skyldes, at læserne er slidt op af den store mængde e -mails, de modtager. Begrænsning af længden af din e -mail får dig til at skille sig ud.
- Tag kun et eller to hovedpunkter med.
- Vær meget kortfattet, uanset hvor mange redigeringer og revisioner e -mailen skal gennemgå for at opnå dette.
- Medtag ikke historien om, hvorfor du beder om penge. De anvendelser, du giver i det indledende afsnit og din historie i brødteksterne, er tilstrækkelige til at forklare, hvorfor du har brug for penge.
Trin 6. Angiv links og knapper - men bliv ved besked
Det kan være fristende at tilføje masser af links til din e -mail, men dette kan blive en distraktion og let afspore læseren fra dit hovedbudskab - for at få en donation. En let måde at give den nysgerrige læser oplysninger uden at tilføje mange distraherende links er at have alle relevante oplysninger på dit websted og derefter kun inkludere et link til dit websted. For eksempel, hvis der er forskning, der viser, at dine udsagn er sande, i stedet for at linke direkte til en lang, kompliceret undersøgelse, hvor læseren kan fare vild, skal du have et link til den undersøgelse på dit websted (og sørg for, at muligheden for at donere er fremtrædende på dit websted).
Trin 7. Tilføj billeder omhyggeligt
Du vil måske tilføje et eller to billeder for at understrege din pointe, men dette er ikke nødvendigt. Faktisk kan farver og billeder få e -mails til at føles som spam. Prøv kun at indsætte billeder øverst eller nederst, og begræns deres anvendelse til, når du føler, at et billede er absolut nødvendigt for at kommunikere din pointe eller fremkalde sympati.
- Et nyttigt billede kan være et emne for din velgørende organisation, der oplever virkningerne af donationer, som en fattig lille pige, der modtager nyt tøj for første gang.
- Indsættelse af dit logo på et diskret sted, som et nederste hjørne, kan være en undtagelse fra denne regel, da det giver øjeblikkelig læsergenkendelse.
Trin 8. Skriv et direkte næste trin/opfordring til handling
Den sidste del af en e -mail er opfordringen til handling, og ved at få den til at skille sig ud kan læsere scanne den, før de læser alle årsagerne til, at de skal donere. Dette tjener til at informere læserne om, hvorfor du sender dem en e -mail, så de forbliver engagerede. Vær tydelig om, hvordan du donerer.
- Hvis en læser ikke ved, hvorfor de læser en e -mail, er det meget mere sandsynligt, at de kasserer en e -mail.
- Sørg for, at denne sidste "ask" skiller sig ud fra resten af e -mailen, og vær meget tydelig om, hvad du beder om. Få det til at have sit eget afsnit, være fed eller større/anderledes skrifttype, og indeholde et farvestrålende link eller en donationsknap.
- Hvis læserne skal klikke på knappen eller linket, skal du fortælle dem at gøre det. Hvis de er nødt til at svare på e -mailen for at få yderligere instruktioner, skal du fortælle dem at gøre dette, er ingen usikre vilkår: "Klik på knappen for at gemme en abe lige nu!" eller "Tryk på din svar -knap lige her og skriv udtrykket 'donationsinformation' i kroppen."
- Det giver mere mening for læserne at kunne klikke på et link lige da, og du vil sandsynligvis få flere donationer på denne måde, så prøv at give et link eller en knap til din organisation.
- Opret et websted eller en online donationsside, så læserne kan bidrage online. Det er i hvert fald hvad læserne forventer af en donations -e -mail.
Trin 9. Hold det kort
Hvis din e -mail er lang, er det ikke let at scanne. At holde afsnit og overskrifter korte vil sikre, at din e -mail får en ordentlig scanning, før læseren beslutter at fortsætte med at læse eller ej.
Del 2 af 3: Hold dit publikum i tankerne
Trin 1. Hold tonen mere afslappet end et bogstav
Et formelt brev sendt fra en organisation til en person er ofte formelt og fjernt på grund af kommunikationsmåden. Imidlertid er en e -mail, ligesom en blog, mindre formel i sin tone.
- Brug anden person "dig", når du henvender dig til læseren.
- Brug velkendte udtryk til at hjælpe læseren med at forholde sig til dig, f.eks. "Det kostede en arm og et ben" eller "Han var knæhøj for en græshoppe."
- Brug direkte, ærligt, åbent sprog, når du henvender dig til læseren, så de føler sig forbundet og ser dig som autentisk.
Trin 2. Gør ord let at læse
Brug grundlæggende skrifttyper og strømline e -mailens visuelle appel. Prøv ikke at bruge en fancy, kursiv skrifttype-bare en grundlæggende serif-skrifttype vil gøre. Og brug ikke to forskellige skrifttyper til overskrifterne og teksten. Simpelthen fed eller gør en tekst større end andre vil understrege punkter fint.
Din e -mail skal også være let at læse fra et sprogligt synspunkt - din skrivning skal være på et læsesniveau i 8. klasse. Bliv ikke for ordrig eller kompliceret. Din skrivning skal være klar, fejlfri (ingen grammatik- eller stavefejl) og let at læse
Trin 3. Tilmeld dig en e -mailtjeneste
Hvis du vil sikre dig, at dine e -mails åbnes, eller bestemme hvilken slags mennesker der læser dine e -mails mere end andre, behøver du ikke vente på svar eller donationer. Hvis du tilmelder dig en e -mailtjeneste som MailChimp, kan du måle en hel liste over forskellige metrics hver gang du sender en e -mail for at tilpasse dine e -mails til dine faktiske læsere.
- Du kan gennemgå metrics som klikfrekvenser, åbne satser og læse rapporter.
- Åbne takster er især nyttige til at bestemme, hvilke emnelinjer der er populære, hvilket øger, hvor mange mennesker der læser dine e -mails.
- En anden grund til, at en e -mailtjeneste er nyttig, er, at hvis du regelmæssigt sender masse -e -mails, der beder om donationer, kan din e -mail -udbyder blive mistænksom, endda afbryde dig som en formodet spammer. Det tager også meget tid at sammensætte lister, nedbryde din send-to-liste, så den passer til kravene i din e-mail-konto (de fleste e-mail-udbydere angiver en grænse på omkring 50 modtagere pr. E-mail), reagerer på enkeltpersoner og håndterer e-mails, der komme tilbage fra inaktive e -mail -adresser.
Trin 4. Sørg for, at din liste bekymrer dig om din sag
Gennemgå jævnligt din e -mail -liste for at sikre, at du sender den til folk, der er mere tilbøjelige til at læse den, især for at sikre, at folk, der har udtrykt interesse, er på den. Dine metrics forbedres på denne måde, og du spilder mindre tid.
Trin 5. Tilpas ved at segmentere
Brug en anden tone med forskellige grupper af donorer. For eksempel, hvis du har en gruppe mennesker, der regelmæssigt svarer på dine e -mails, skal du sende dem en e -mail med en personlig tone. Kompilér en anden liste over læsere, du kender, åbner normalt ikke dine e -mails med en mindre formel tone. Og få en e-mail med en forklarende tone til førstegangs-e-mails.
Med en e -mail -udbyder kan du også tilpasse individuelle e -mails med navnene på dine adressater, f.eks. "Kære Henry."
Trin 6. Inkluder data, der understøtter din fundraising
For at holde dit publikum engageret kan du give dem opmuntrende data, der viser dem, hvordan deres penge fungerede eller kommer til at fungere. Disse oplysninger kan findes i åbningsafsnittet eller i opfordringen til handling eller begge dele. Folk kan lide at give, når de ved, at de allerede gør gode ting.
Trin 7. Sig tak, når du har modtaget en donation
Glem ikke at sende personlig tak til donorer, når du har modtaget en donation. Dette er en simpel handling, der kan garantere en gentagen donation i fremtiden. Du vil sende denne e -mail så hurtigt som muligt; se det som en kvitteringstype.
Hvis du får en stor mængde donorer hver måned, kan du overveje at oprette en skabelon, så du kan indsætte den i et e -mailudkast og hurtigt tilpasse det
Del 3 af 3: Opbygning af en e -mail -liste
Trin 1. Køb ikke en e -mail -liste
At sælge og købe en liste over e-mail-adresser til potentielle donorer er ulovligt i henhold til CAN SPAM Act fra 2003. Der er virksomheder, der giver dig mulighed for at "leje" en liste til engangsbrug, men det kan være meget dyrt, da du sandsynligvis nødt til at købe tusindvis af e -mail -adresser for at se selv små afkast. Det er nok bedre at lægge disse penge mod noget andet og lede efter mere solide måder at bygge din e -mail -liste på.
Trin 2. Saml navne ved begivenheder
Når som helst din nonprofit er vært eller er involveret i en begivenhed, skal du sørge for at give en måde, hvorpå folk kan tilmelde dig din e -mail -liste. Læg en pen, et udklipsholder og et par ark papir med plads til, at interesserede kan skrive deres navn og e -mail -adresse. Sørg for, at der står i papiret, at de tilmelder dig din e -mail -liste.
Prøv en tombola eller konkurrence for at få flere navne. Ved arrangementet kan du prøve at være vært for en tombola eller konkurrence for dem, der tilmelder dig din e -mail -liste
Trin 3. Brug sociale netværk
Sørg for, at din nonprofit har en stærk tilstedeværelse på sociale medier - fra Twitter til Facebook til Instagram. Det er let at nå ud til folk via sociale medier, og hvis du har overbevisende indhold, kan folk begynde at dele dine indlæg eller opfordre til donationer. Bed dine følgere om at tilmelde dig din e -mail -liste, så de aldrig går glip af en vigtig meddelelse.
Trin 4. Gør det let
Dit websted bør give besøgende mulighed for at tilmelde sig din e -mail -liste. Det behøver ikke at være prangende, men det skal være let at finde og tilmelde sig.
Video - Ved at bruge denne service kan nogle oplysninger blive delt med YouTube
Tips
- Gennemgå tidligere indsamlingsbreve eller e -mail -beskeder. Brug lignende formulering og stil, hvis bogstaverne var effektive. Mange organisationer bruger deres tidligere indsamlingsbreve som skabeloner til nye.
- Indsæt dit logo i dit e -mail -brev for øjeblikkelig genkendelse. Læsere forbinder ofte organisationer eller virksomheder med deres logoer.
- Brug en e -mail -udbyder til at opbygge mere visuelt tiltalende e -mails og til at generere metrics, der forbedrer dine fremtidige e -mails. MailChimp er en god.
- Sørg for, at din e -mail er hvidmærket, før du sender den. Hvis du bruger en online fundraising -platform som Fundraise.com, gør den dette automatisk for dig.
