Du har skrevet en god e -mail, men når det er tid til at skrive dine afsluttende udsagn, ved du bare ikke, hvad du skal sige. Det er helt normalt. At finde en klar, kortfattet måde at afslutte en e -mail på kan være frustrerende, men det er ikke umuligt. Alt du skal gøre er at tilføje en hurtig oversigt over dine punkter, tilbyde en venlig afslutning og logge af med det rigtige ord eller den rigtige sætning.
Trin
Metode 1 af 3: Afslutning af en formel e -mail
Trin 1. Bekræft dit formål med at skrive
Dette er ikke nødvendigt for korte e -mails eller hurtige svar på en persons spørgsmål. Hvis du har skrevet en lang e -mail, eller hvis du har at gøre med flere emner eller bekymringer, skal du tilføje en kort afsluttende sætning for at opsummere dine oplysninger eller anmodninger.
Hvis du f.eks. Søger et job, kan du inkludere oplysninger om dine legitimationsoplysninger og erfaring. Du kan derefter opsummere din e -mail ved at skrive "Baseret på min baggrund og erfaring tror jeg, at jeg ville være en fremragende kandidat til denne stilling."
Trin 2. Tilføj en afsluttende linje
Afslut i en sætning din e -mail med et udtryk for taknemmelighed eller en anmodning om kontakt. Hvis du kontakter en anden, kan du skrive "Tak for din tid" eller "Jeg glæder mig til at mødes med dig." Hvis du reagerer på nogen, kan du lukke med: "Du er velkommen til at kontakte mig, hvis du har yderligere spørgsmål."
Den nøjagtige lukning, du skal bruge, afhænger af emnet i din e -mail. Bare husk at holde din lukning kort, høflig og relevant for din e -mail
Trin 3. Vælg din afmelding
Afmeldinger forventes altid, når en formel e-mail afsluttes. Når du afslutter en formel e-mail, vil du vælge en høflig og respektfuld afmelding. Prøv en lukning som "Hilsen", "Med venlig hilsen", "Tak" eller "Bedste ønsker."
- Undgå at bruge stenografi eller forkortelser. Det er altid bedst at skrive hele ord ud i et formelt tegn.
- Prøv at undgå lukninger, der er for tætte eller formelle. Sign-offs som "Love" er for personlige til en formel e-mail, mens "Respectfully Yours" kun er passende, når man henvender sig til embedsmænd.
Trin 4. Skriv dit fulde navn
Når du afslutter en formel e -mail, vil du altid bruge dit for- og efternavn. Du ved ikke, hvor mange mennesker, der hedder John eller Lisa, modtageren kender. Tilføjelse af dit efternavn hjælper dem med at huske dig hurtigere og tydeligere.
Metode 2 af 3: Afslutning af en uformel e -mail
Trin 1. Angiv en grund til at afslutte e -mailen
Afslut forsigtigt din e -mail ved at give en hurtig afsluttende bemærkning, før du logger ud. Det skal være venligt og behøver ikke at indeholde mange detaljer. En sætning som: "Anyway, I need to hit the books!" er en perfekt god afsluttende bemærkning.
Trin 2. Hold kommunikationslinjen åben
Tilføj en hurtig erklæring, så din modtager ved, at du vil høre fra dem. At skrive "Lad mig vide, hvis du har brug for noget andet" eller "Jeg kan ikke vente med at høre, hvad du har lavet", er venlig og afslappet.
Trin 3. Log af
Afslutning af en uformel e -mail kan være meget mere afslappet end en formel e -mail. Afhængigt af din modtager kan afmeldinger omfatte:
- Kærlighed
- Skål
- Vi ses
- Din
- Farvel
Trin 4. Skriv dit navn
Med en uformel e -mail behøver du typisk ikke at underskrive hele dit navn. Modtageren ved allerede, hvem du er. Det er helt acceptabelt bare at skrive under på dit fornavn.
Hvis du skriver en i din nærhed, kan du også bruge et kaldenavn. Hvis venner eller familiemedlemmer kalder dig med et kaldenavn, kan det være sjovt og venligt at bruge det, når du logger af
Metode 3 af 3: Brug af en signaturblok
Trin 1. Beslut, om en underskrift er nødvendig
Hvis du sender en personlig e -mail, er der ikke behov for en underskrift. En signaturblok indeholder oplysninger, herunder din titel, dine kontaktoplysninger og din virksomheds eller organisations oplysninger. Du skal ikke bekymre dig om at inkludere disse oplysninger, hvis du sender en uformel eller personlig e -mail. I stedet skal du bare skrive dit navn.
- Ofte vil din virksomhed eller organisation kræve en underskrift, og de vil fortælle dig, hvilke oplysninger de har brug for. Spørg din virksomhed, om de har en standardiseret signaturblok, de vil have dig til at bruge.
- Hvis din virksomhed ikke leverer en standard signaturblok, kan du også kopiere en blok fra en anden i din organisation og erstatte deres kontaktoplysninger med dine.
Trin 2. Tilføj dine oplysninger
Din signaturblok bør indeholde et par grundlæggende ting. Det skal mindst have dit for- og efternavn, din titel, dit telefonnummer og din e -mail -adresse. Du kan også vælge at inkludere din virksomheds eller organisations logo, websted og links til sociale medier som LinkedIn, YouTube og Facebook.
- Hvis din virksomhed eller organisation ikke har et standardsignaturformat, skal du følge dette grundlæggende flow: Sæt dit navn først, efterfulgt af din titel på den næste linje. Tilføj derefter din e -mail og telefonnummer, og sæt din virksomheds- eller gruppeinformation sidst.
- Prøv at holde din signatur kort og enkel. Brug tre eller fire tekstlinjer. Tilføj et logo i stedet for at indtaste dit firmanavn, og brug en række sociale netværksikoner i stedet for at indtaste webadresser.
- Vær forsigtig med at inkludere for meget information om sociale medier. Links skal gå til din virksomheds sociale medier. Hvis din virksomhed ikke har konti på sociale medier, er det generelt ikke hensigtsmæssigt at linke til dine egne konti, medmindre det udtrykkeligt bliver bedt om det.
Trin 3. Gem din signatur til gentagen brug
De fleste e -mail -klienter inklusive Gmail og Outlook giver dig mulighed for at gemme din signatur, så du kan tilføje den med et enkelt klik i stedet for at skrive den ud. Tjek under dine e -mail -indstillinger for at konfigurere din signatur.
