Hvis du har brug for at flytte en liste eller datatabel fra Word til Excel, behøver du ikke at kopiere og indsætte hvert enkelt stykke information i sin egen celle i regnearket. Ved at formatere dit Word -dokument korrekt først, kan du nemt importere hele dokumentet til Excel med blot et par klik.
Trin
Metode 1 af 2: Konvertering af en liste
Trin 1. Forstå, hvordan dokumentet vil blive konverteret
Når du importerer et dokument til Excel, bruges bestemte tegn til at bestemme, hvilke data der skal ind i hver celle i Excel -regnearket. Ved at udføre et par formateringstrin, før du importerer, kan du kontrollere, hvordan det endelige regneark ser ud og minimere mængden af manuel formatering, du skal udføre. Dette er især nyttigt, hvis du importerer en stor liste fra et Word -dokument til Excel.
Denne metode fungerer bedst, når du har en liste med flere poster, der hver er formateret ens (liste over adresser, telefonnumre, e -mail -adresser osv.)
Trin 2. Scan dokumentet for eventuelle formateringsfejl
Inden konverteringsprocessen påbegyndes, skal du sikre dig, at hver post er formateret på samme måde. Det betyder, at der skal rettes eventuelle tegnsætningsfejl eller omorganiseres alle poster, der ikke matcher resten. Dette vil sikre, at dataene overføres korrekt.
Trin 3. Vis formateringstegnene i dit Word -dokument
Visning af de normalt skjulte formateringstegn hjælper dig med at bestemme den bedste måde at opdele posterne på. Du kan vise dem ved at klikke på knappen "Vis / skjul afsnitsmærker" på fanen Startside eller ved at trykke på Ctrl+⇧ Shift+*
De fleste lister har enten et afsnitstegn i slutningen af hver linje eller et i slutningen af linjen og et i den tomme linje mellem poster. Du vil bruge mærkerne til at indsætte de tegn, der bruges af Excel til at skelne mellem celler
Trin 4. Udskift afsnitstegnene mellem hver post for at slippe af med ekstra plads
Excel vil bruge mellemrum mellem poster til at bestemme rækkerne, men du skal slippe af med det for nu for at hjælpe formateringsprocessen. Bare rolig, du tilføjer det igen om lidt. Dette fungerer bedst, når du har et afsnitstegn i slutningen af en post og et i mellemrummet mellem poster (to i træk).
- Tryk på Ctrl+H for at åbne vinduet Find og erstat.
- Skriv ^p ^p i feltet Find. Dette er koden for to afsnitsmærker i træk. Hvis hver post er en enkelt linje, og der ikke er tomme linjer mellem dem, skal du bruge en enkelt ^p i stedet.
- Indtast et afgrænsende tegn i feltet Erstat. Sørg for, at det ikke er et tegn, der vises overalt i dokumentet, f.eks. ~.
- Klik på Erstat alle. Du vil bemærke, at posterne kan kombinere sig selv, men det er ikke en bekymring lige nu, så længe det afgrænsende tegn er på det rigtige sted (mellem hver post)
Trin 5. Adskil hver post i separate felter
Nu hvor dine poster er adskilt, så de vises i efterfølgende rækker, vil du definere, hvilke data der skal vises i hvert felt. For eksempel, hvis hver post er et navn på den første linje, en gadeadresse på den anden linje og en tilstand og postnummer på den tredje linje, kan du
- Tryk på Ctrl+H for at åbne vinduet Find og erstat.
- Fjern et af ^p -mærkerne i feltet Find.
- Skift tegnet i feltet Erstat til et komma,.
- Klik på Erstat alle. Dette vil erstatte de resterende afsnitsymboler med kommaudskilleren, som vil adskille hver linje i et felt.
Trin 6. Udskift det afgrænsende tegn for at afslutte formateringsprocessen
Når du har udført de to Find og erstat trin ovenfor, vil din liste ikke længere ligne en liste. Alt vil være på samme linje med kommaer mellem hvert stykke data. Dette sidste trin Find og erstat vil returnere dine data til en liste, mens de kommaer, der definerer felterne, bevares.
- Tryk på Ctrl+H for at åbne vinduet Find og erstat.
- Indtast ~ (eller hvilket tegn du oprindeligt valgte) i feltet Find.
- Indtast ^p i feltet Erstat.
- Klik på Erstat alle. Dette vil opdele dine poster tilbage i individuelle grupperinger adskilt af kommaer.
Trin 7. Gem filen som en almindelig tekstfil
Nu hvor din formatering er fuldført, kan du gemme dokumentet som en tekstfil. Dette giver Excel mulighed for at læse og analysere dine data, så de går i de korrekte felter.
- Klik på fanen Filer, og vælg "Gem som".
- Klik på rullemenuen "Gem som type", og vælg "Almindelig tekst".
- Navngiv filen, som du foretrækker, og klik på Gem.
- Hvis vinduet Filkonvertering vises, skal du bare klikke på OK.
Trin 8. Åbn filen i Excel
Nu hvor du har gemt filen i ren tekst, kan du åbne den i Excel.
- Klik på fanen Filer, og vælg Åbn.
- Klik på rullemenuen "Alle Excel-filer", og vælg "Tekstfiler".
- Klik på Næste> i vinduet Tekstimportguide.
- Vælg "Komma" i afgrænsningslisten. Du kan se, hvordan posterne vil blive adskilt i forhåndsvisningen nederst. Klik på Næste>.
- Vælg dataformatet for hver af kolonnerne, og klik på Udfør.
Metode 2 af 2: Konvertering af en tabel
Trin 1. Lav en tabel i Word med dine data
Hvis du har en liste med data i Word, kan du konvertere det til et tabelformat i Word og derefter hurtigt kopiere tabellen til Excel. Hvis dine data allerede er i tabelformat, skal du springe ned til næste trin.
- Vælg al den tekst, du vil konvertere til en tabel.
- Klik på fanen Indsæt, og klik derefter på knappen Tabel.
- Vælg "Konverter tekst til tabel".
- Indtast antallet af linjer pr. Post i feltet "Antal kolonner". Hvis du har en tom linje mellem hver post, skal du tilføje en til totalen.
- Klik på OK.
Trin 2. Kontroller formateringen af din tabel
Word genererer en tabel baseret på dine indstillinger. Dobbelttjek det for at sikre, at alt er, hvor det skal være.
Trin 3. Klik på den lille "+" knap, der vises i øverste venstre hjørne af tabellen
Dette vises, når du holder musen over bordet. Hvis du klikker på dette, vælges alle dataene i tabellen.
Trin 4. Tryk på
Ctrl+C at kopiere dataene.
Du kan også klikke på knappen "Kopier" på fanen Startside.
Trin 5. Åbn Excel
Når dataene er blevet kopieret, kan du åbne Excel. Hvis du vil lægge dataene i et eksisterende regneark, skal du indlæse dem. Placer markøren i den celle, du vil have vist, at cellen øverst til venstre i tabellen skal vises.
Trin 6. Tryk på
Ctrl+V at indsætte data.
De enkelte celler fra Word -tabellen placeres i separate celler i Excel -regnearket.
Trin 7. Opdel eventuelle resterende kolonner
Afhængigt af hvilken type data du importerer, har du muligvis yderligere formatering, du skal gøre. For eksempel, hvis du importerer adresser, er byen, statens forkortelse og postnummer muligvis alle i den samme celle. Du kan få Excel til at opdele disse automatisk.
- Klik på kolonneoverskriften i den kolonne, du vil opdele, for at vælge hele kolonnen.
- Vælg fanen "Data", og klik på knappen "Tekst til kolonner".
- Klik på Næste>, og vælg derefter "Komma" i feltet Afgrænsere. Hvis du bruger ovenstående eksempel, vil dette adskille byen fra statsforkortelsen og postnummeret.
- Klik på Afslut for at gemme ændringerne.
- Vælg den kolonne, der stadig skal opdeles, og gentag processen, vælg "Mellemrum" i stedet for "Komma" som afgrænsning. Dette vil adskille statsforkortelsen fra postnummeret.
