Hvis din arbejdsområde kræver, at du kommer i kontakt med klienter via telefon, er der stor sandsynlighed for, at du efterlader mange telefonsvarer. Men hvad skal du egentlig sige efter bippet? Det kan være nervepirrende at forsøge at huske alle de relevante oplysninger, du har brug for for at komme videre, og vigtige detaljer udelades som følge heraf. Forlad de spredte, improviserede meddelelser ved at komme med et system til at efterlade telefonsvarer. Ved at gennemgå en hurtig tjekliste i dit hoved kan du sikre, at du har givet alle de oplysninger, du har brug for for at videresende til modtageren, og forbedre dine chancer for at få et opkald tilbage.
Trin
Del 1 af 3: Identificer dig selv
Trin 1. Brug den rigtige tone
Så snart du begynder at optage din besked, skal du tale med en klar, hørbar stemme. Ikke mumle eller snak for hurtigt. Prøv dit bedste for at lyde interesseret og energisk til at engagere din lytters opmærksomhed. Selvom modtageren ikke kan se dig, kommer din generelle tone frem over telefonen, så sørg for at formidle den rigtige.
- Udtal alt, hvad du siger. Dårlig modtagelse kan fordreje din stemme og få dig til at afbryde. Selv en almindelig talestemme kan blive forvirret over telefonen.
- Kvaliteten af din stemme bør passende afspejle opkaldets måde. For eksempel er det okay at lyde begejstret, når du forlader en telefonsvarer for at lykønske din nevø med hans eksamen på gymnasiet. Hvis du giver kondolerer til en sørgende ven, bør du dog holde din tone højtidelig og respektfuld.
Trin 2. Nævn dit navn
Giv modtageren dit navn først. På denne måde ved den person, du ringer til, hvem du er lige uden for flagermus. Et simpelt "dette er (dit fornavn)" vil gøre i de fleste situationer, eller en mere indledende "mit navn er (fuldt navn)", hvis den person, du ringer til, ikke har mødt dig før. Venner og slægtninge genkender dig uden behov for yderligere identifikation. Hvis det er et professionelt opkald, har de et navn, der skal knyttes til stemmen og beskeden, hvilket vil hjælpe med at åbne op for en mere personlig kommunikationslinje.
- Dette trin virker som et givet, men det glemmes ofte af opkaldere, når de sættes på stedet.
- Hvis du har en jobtitel eller en beskrivelse af dig selv, som kan vise sig nyttig for modtageren i et opfølgende opkald, skal du angive det efter dit navn, dvs. "Mit navn er Dr. Holdsworth, senior radiolog ved Sacred Heart Medical Center", eller "dette er Gloria Carpenter, jeg er Chloes mor fra skolen."
Trin 3. Efterlad dit telefonnummer
Fortæl dit telefonnummer umiddelbart efter dit navn. De fleste opkaldere venter til slutningen af telefonsvareren med at give deres kontaktoplysninger, men hvis modtageren ikke fanger det første gang, bliver de tvunget til at lytte til hele meddelelsen igen. Husk at tale langsomt og sige når du forlader dit telefonnummer, så det er forståeligt.
- En enkel måde at tilbyde dit telefonnummer i begyndelsen af meddelelsen er at sige noget i stil med "dette er (dit navn), mit nummer er (dit telefonnummer)" eller "mit navn ringer (navn) fra (nummer).”
- På trods af udbredelsen af opkalds -ID -funktioner er det altid tilrådeligt at forlade dit telefonnummer, hvis den person, du ringer til, ikke har dit nummer gemt, eller du anmoder om, at de returnerer dit opkald i et andet lokalnummer.
Trin 4. Opret en forbindelse
Når de lytter til forretningsrelaterede telefonsvarer eller beskeder fra ukendte afsendere, begynder folk at blive mistroiske eller uinteresserede, hvis de ikke ved, hvem du er, eller hvorfor du ringer. Få dem til at slappe af ved at nævne en fælles ven eller reference, der har givet dig deres nummer. Igen får dette opkaldet til at føles mere personligt. Telefonsvareren virker mindre invasiv, og du vil have større sandsynlighed for at modtage et svar.
- Prøv at lave en kort introduktion, der vil vise lytteren, f.eks. "Jeg har dit nummer fra Pat, der siger, at du er interesseret i at sælge din båd."
- Selvom du ikke foretager et virksomhedsopkald, kan oprettelse af en forbindelse hjælpe med at gøre din modtager mere komfortabel. "Dette er Bob, din nabo på den anden side af gaden" er mere personlig end "Dette er Robert Henderson."
Score
0 / 0
Del 1 Quiz
Hvis du efterlader en besked til en ven eller slægtning, hvordan skal du så præsentere dig selv?
Med bare dit fornavn.
Nemlig! Hvis du ringer til en, der kender dig godt, vil de være i stand til at identificere dig ud fra bare dit fornavn. At efterlade dit fulde navn til et familiemedlem eller en ven vil bare lyde stift og akavet. Læs videre for et andet quizspørgsmål.
Med bare dit efternavn.
Prøv igen! Medmindre du går efter dit efternavn med dine venner, er det underligt at præsentere dig selv på den måde i en talebesked. Og mange af dine familiemedlemmer har sandsynligvis det samme efternavn, så det hjælper dem ikke med at identificere dig. Gæt igen!
Med dit fulde navn.
Ikke helt! Du bør forlade dit fulde navn, hvis du forlader en telefonsvarer til en person, du aldrig har mødt. Men et familiemedlem eller en ven behøver ikke dit fulde navn for at identificere dig. Gæt igen!
Faktisk behøver du ikke at give dit navn til en, der kender dig godt.
Ikke nødvendigvis! Husk, at tale i telefon forvrænger din stemme. Derfor genkender selv folk, der kender dig godt, ikke din stemme over telefonen. Vælg et andet svar!
Vil du have flere quizzer?
Bliv ved med at teste dig selv!
Del 2 af 3: Angivelse af din virksomhed
Trin 1. Tænk på, hvad du vil sige på forhånd
Hav en klar idé om, hvad du vil sige, før du begynder at forlade en telefonsvarer. Dette burde ikke være et stort problem, hvis du ringer med en bestemt hensigt, men at høre bipet i den anden ende og vide, at de bliver optaget, kan få mange opkaldere til at tegne en blank. Opdel oplysningerne i kuglepunkter, og ram hver enkelt, inden du lægger på.
- For telefonsvarer, der er særligt presserende eller vigtige, kan du overveje at skrive et groft script på forhånd.
- Hvis du finder dig selv i afstand, skal du bare fokusere på at få dit navn, tilbagekaldsnummer og grund til at ringe med et par ord.
- Billede af, at du sender en telefonsvarer for at følge op med en romantisk interesse om gårsdagens date. Mentalt at skitsere dit budskab, før du optager det, kan betyde forskellen mellem at komme ud som kølig, rolig og samlet og et stammende, nervøst vrag.
Trin 2. Hold din besked kort
Begræns din telefonsvarerbesked til 20-30 sekunder. Der vil sjældent være en lejlighed, hvor en telefonsvarer skal være længere. Du vil ikke kede modtageren med en alt for lang, slingrende introduktion eller historie. Hold dig kedelig og til det punkt. En kort besked kan faktisk skabe nysgerrighed og overtale en person til at ringe tilbage, når de måske ikke havde det ellers.
- På bagsiden, hvis du efterlader en voicemail, der er for kort, synes din modtager måske, at det er uvæsentligt, og sletter det uden selv at lytte til det. Dette er især sandsynligt, hvis du ringer fra et ikke -opført nummer.
- Pointen med at forlade en telefonsvarer er at tvinge nogen til at ringe tilbage til dig, ikke at fjerne alle de oplysninger, du skulle dele med dem under opkaldet.
Trin 3. Åbn med de vigtigste oplysninger
Skær på jagt og vær eksplicit om din grund til at ringe. Hvis du bare rører ved basen, skal du sige det; Hvis du har et salgstilbud eller følger op med en transaktion eller bekræfter en aftale, skal du give modtageren besked. Din lytter vil hurtigt miste interessen og kan slette meddelelsen, hvis du ikke informerer dem om dit formål på forhånd.
- Du har kun kort tid til at få din mening frem. Hvis du slår rundt i busken, kan din lytter opgive beskeden, inden de når frem til afgørende oplysninger.
- Det er meget bedre at levere vanskelige nyheder som "far er på hospitalet" på en blank måde og bruge resten af meddelelsen til at trøste og forklare, end det er at danse rundt om emnet og få din lytter til at bekymre sig.
Trin 4. Vær personlig og organisk
Modstå trangen til at glide ind i en stilet, generisk klingende "telefonstemme." Bare vær høflig, vær dig selv og tal naturligt. Folk kan fortælle, når nogen forsøger at sælge dem noget eller komme ud på en bestemt måde, og de vil have større sandsynlighed for at give dig tidspunktet på dagen, hvis de føler, at du nærmer dig dem på lige fod.
At lyde som om du læser fra et script, vil give din lytter indtryk af, at de bare er endnu et opkald, du skal foretage
Score
0 / 0
Del 2 Quiz
Hvor mange oplysninger skal du give under din telefonsvarer?
Så lidt som muligt, f.eks. Dit navn og nummer.
Nix! Prøv ikke at være mystisk over telefonsvarer, især hvis du ringer fra et ikke -opført nummer. Hvis du er for kryptisk, kan den person, du ringer til, bare slette din telefonsvarer som uvigtig. Vælg et andet svar!
Bare nok til at forklare, hvorfor de skulle ringe tilbage.
Korrekt! Vær kortfattet, men giv den person, du ringer til, nok information til at vide, hvorfor du ringede. Det er mere sandsynligt, at de ringer tilbage, hvis du hverken er for tilbageholdende eller for snakkesalig. Læs videre for et andet quizspørgsmål.
Alle de oplysninger, du ville have givet, hvis de havde taget telefonen.
Ikke nøjagtigt! Talebeskeder er ikke en erstatning for fulde samtaler. Hvis du taler i mere end 20 eller 30 sekunder, vil den person, du ringede, sandsynligvis kede sig eller blive irriteret, og de vil sandsynligvis ikke ringe tilbage til dig. Vælg et andet svar!
Vil du have flere quizzer?
Bliv ved med at teste dig selv!
Del 3 af 3: Afmelding
Trin 1. Stil et specifikt spørgsmål eller en specifik anmodning
Når du afslutter din besked, skal du være specifik om, hvorfor du vil have modtageren til at ringe tilbage til dig. Stil dem et præcist spørgsmål eller lav en anmodning, der motiverer dem til at tage telefonen. Hvis de føler sig forvirrede eller usikre på din hensigt efter at have lyttet til din telefonsvarer, har den ikke gjort sit arbejde.
- Prøv sætninger som "lad mig vide, hvordan du kunne lide den opskrift, jeg sendte dig" eller "Jeg er interesseret i at høre dine ideer om dette forslag."
- Folk er mere motiverede til at komme i kontakt, når du har udpeget dem med en anmodning, end hvis du bare siger "ring til mig igen."
Trin 2. Gentag dit navn og dine kontaktoplysninger
Afslut din besked igen ved at give lytteren dit navn og telefonnummer. Gentag dit telefonnummer to gange, så der ikke er nogen chance for, at de får et ciffer forkert eller undlader at skrive det ned. Sørg også for at inkludere alle oplysninger, der kan være nyttige, når modtageren returnerer dit opkald, f.eks. Når du vil og ikke vil være tilgængelig og det bedste tidspunkt på dagen at ringe.
- At stave dit telefonnummer mere end to gange i slutningen af et opkald er overdreven og kan endda tolkes som uhøfligt.
- Du vil måske også stave dit efternavn, hvis den, der ringer, aldrig har mødt dig før.
- Du behøver ikke bekymre dig om dette trin, hvis din besked er en afslappet besked for en ven eller slægtning.
Trin 3. Undgå langvarige ender
Når det er tid til at lægge på, må du ikke nøje eller forlænge beskeden unødigt. Medmindre det er et personligt opkald til en elsket, er det ikke nødvendigt at ønske nogen en vidunderlig dag. Modtagerens opmærksomhed tæres, jo længere telefonsvareren fortsætter, så prøv ikke at miste fokus i slutningen. Tak dem for deres tid, og lad den næste kommunikationsfase være op til dem.
- Venlige lukninger som "Jeg glæder mig til at høre fra dig" er varmere og derfor mere effektive end generiske, kommercielle dem som "hav en god dag."
- Undlad at rekapitulere eller opsummere din besked til sidst. Hvis modtageren skal høre en bestemt detalje igen, kan de afspille den senere.
Score
0 / 0
Del 3 Quiz
Hvor mange gange skal du sige dit telefonnummer i slutningen af en telefonsvarerbesked?
Ingen, forudsat at du sagde det i begyndelsen af meddelelsen.
Ikke helt! Ja, du skal angive dit nummer i starten af telefonsvareren. Men selv da er der en chance for, at personen gik glip af det første gang, så det er godt at gentage det i slutningen af din besked. Klik på et andet svar for at finde det rigtige …
Enkelt gang
Tæt! At sige dit nummer en gang i slutningen af din besked er bestemt bedre end slet ikke at sige det. Men ideelt set bør du gentage det mere end én gang for at sikre, at personen får det. Vælg et andet svar!
To gange
Jep! I slutningen af din besked skal du gentage dit nummer to gange. Det er det ideelle nummer for at sikre, at personen hører det korrekt uden at blive stødende eller uhøfligt. Læs videre for et andet quizspørgsmål.
Tre gange
Næsten! Du behøver ikke at oplyse dit nummer tre gange i slutningen af en telefonsvarer. Den person, du ringer til, får dit nummer med færre gentagelser end dette. Og værre, at gentage det tre gange eller mere kan blive uhøfligt. Prøv et andet svar …
Vil du have flere quizzer?
Bliv ved med at teste dig selv!
Video - Ved at bruge denne service kan nogle oplysninger blive delt med YouTube
Tips
- Tænk på de gange, du har fået telefonsvarerbeskeder, der har fået dig til at tænke "hvad vil denne person?" Efterlad den slags telefonsvarer, du vil modtage.
- Angiv din e -mail -adresse eller anden kontaktmetode ud over dit telefonnummer, når det er relevant for din interaktion med modtageren.
- Smil! Det kommer igennem, selv over telefonen.
- Husk at nævne datoen, hvis du deler tidssensitive oplysninger.
- Hvis du ringer om et følsomt emne, skal du begrænse de oplysninger, du medtager i telefonsvareren, hvis de bliver hørt af andre.
- I tilfælde af en nødsituation eller naturkatastrofe skal du bruge din udgående telefonsvarerbesked til at lade folk vide, at du har det godt.
Advarsler
- Hvis du forsøger at få nogen til at ringe tilbage til dig, skal du ikke tage tidligere mislykkede opkaldsforsøg frem. Dette kan få dig til at virke irriteret, og de vil være mindre komfortable, når de har med dig at gøre.
- Under professionelle omstændigheder bør du altid efterlade en telefonsvarer, hvis den person, du ringer til, ikke svarer. At se flere ubesvarede opkald uden telefonsvarermeddelelser undergraver din virksomheds betydning.
