En videndelings -e -mail er en e -mail, der er designet til at dele oplysninger, især på arbejdspladsen eller i andre professionelle omgivelser. Vidensdeling er en fantastisk måde at vise dine kolleger på, at du holder af dem og vil dele det, du ved med dem, i håb om, at det kan hjælpe dem i fremtiden. Det kan også hjælpe med at styrke dine faglige forbindelser. Prøv at gøre din vidensdeling af e -mails så klare og fordøjelige som muligt. Dette vil gøre dem lette for andre at forstå og absorbere.
Trin
Metode 1 af 2: Sammensætning af din e -mail
Trin 1. Angiv formålet med din e -mail klart og kort i emnelinjen
Skriv en emnelinje, der giver dit publikum en klar forhåndsvisning af, hvad de kan forvente, når de åbner din e -mail. Prøv at holde længden af emnelinjen til omkring 7 ord.
- For eksempel, hvis du vil dele den viden, du fik, mens du deltog i en kodningskonference, kan du gøre emnelinjen til noget i stil med: "Key Takeaways from Miami Coders Conference 2020."
- E -mails med vage eller alt for lange emnelinjer er meget mindre tilbøjelige til at blive åbnet. Undgå korte emnelinjer på kun 1-2 ord, der ikke effektivt angiver, hvad e-mailen handler om.
Tip: Hvis du vil have, at folk skal læse din videndelings -e -mail inden for en bestemt tidsramme, skal du inkludere en dato i emnelinjen. For eksempel kan du sætte "Industrifremskridt til diskussion i møde den 2. august"
Trin 2. Start e -mailen med en hilsen rettet mod dit specifikke publikum
Tænk på det publikum, du planlægger at sende din vidensdeling -e -mail til, og vælg en hilsen med et passende formalitetsniveau. Gør hilsen inklusiv alle, der vil modtage e -mailen.
- For eksempel, hvis du sender e -mailen ud til et lille team af programmører, som du arbejder tæt sammen med og kender godt, kan du starte e -mailen med noget super afslappet og venligt som: "God eftermiddag, mine andre kodende ninjaer."
- Hvis du sender en videndelings -e -mail til højere grupper eller en form for gruppe, der indeholder personer, du ikke kender personligt, kan du vælge en mere formel hilsen i retning af: "Kære medlemmer af direktionen" eller " Godmorgen, marketingteam.”
- Hvis du deler viden med kun 1 eller 2 personer, kan du adressere dem ved navn i din e -mails hilsen.
- Når du er i tvivl, kan du bare bruge noget generisk som: "Hej alle" eller "God eftermiddag."
Trin 3. Skriv en kort baggrund eller kontekst i begyndelsen af e -mailen
Start med et kort afsnit, lige under din hilsen, der forklarer, hvad du vil dele i din e -mail. Dette vil give læserne mere kontekst for det, de er ved at læse end emnelinjen.
For eksempel, hvis du deler erfaringer fra en kodningskonference, kan du skrive noget i retning af:”I sidste uge havde jeg heldet med at deltage i 2020 -udgaven af Miami Coders Conference. Jeg vil gerne dele med dig nogle af de vigtigste takeaways fra den 2-dages konference, hvor vi lærte om kunstig intelligens og kodningstendenser for 2021. Jeg håber, at denne viden vil være lige så nyttig og interessant for dig, som den er for mig.”
Trin 4. Opdel e -mailens brødtekst i sektioner
Opdel de vigtigste punkter, du vil dele, i sammenhængende sektioner, så det er lettere at følge og fordøje. Sæt overskrifter i begyndelsen af hvert afsnit af oplysninger for at gøre det klart, hvad teksten herunder handler om. Opdel lange sektioner i flere kortere afsnit for at opdele oplysningerne, i stedet for bare at dumpe en masse oplysninger i 1 lang tekstblok.
- Sørg for, at hvert af dine afsnit indeholder relaterede punkter. Hvis du starter en ny tanke, skal du begynde at skrive et nyt afsnit.
- For eksempel, hvis du vil dele det, du lærte om kunstig intelligens og kodningstendenser på en nylig konference, du deltog i, kan du strukturere din e -mail sådan her: en sektionsoverskrift, der siger "Artificial Intelligence Industry Updates", og derefter skrive et par afsnit om emnet, efterfulgt af en anden sektionsoverskrift, der siger "Kodningstendenser for 2021", efterfulgt af et par stykker mere.
Trin 5. Afslut brødteksten i e -mailen med et resuméafsnit
Skriv et kort afsnit, før du logger ud, der gentager nogle af de vigtigste oplysninger, som din e -mail indeholdt. Lad dine læsere vide, hvad du håber, de får fra den delte viden, og inkluder eventuelle relevante handlinger.
- For eksempel kan du sige noget i retning af:”Som du kan se, er der mange spændende nye udviklinger inden for AI, hvad angår marketing, og der er nogle interessante nye programmeringstendenser at passe på i 2021. Jeg håber, at du vil anvende disse oplysninger til vores udviklingsprojekter og tænker på, hvordan vi kan forbedre vores produkter i løbet af det næste år.”
- Et eksempel på et handlingspunkt ville være noget i retning af:”Lad os planlægge at dele nogle af vores tanker om alle disse oplysninger i mødet på fredag. Kom venligst forberedt med mindst 1 point til at diskutere.”
Trin 6. Afslut din e -mail med et tegn efterfulgt af dit navn og titel
Vælg et tegn, der er kort og venligt med et passende formalitetsniveau for dit publikum. Inkluder dit navn og titel i slutningen, så folk ved præcis, hvem den mail, de lige har læst, er fra, hvilket er især vigtigt, hvis du ikke personligt kender alle medlemmerne af dit publikum.
- Eksempler på casual sign -offs, der fungerer for næsten enhver e -mail, er: "Tak", "Hilsen" og "Alt godt."
- Nogle mere formelle afmeldinger er: "Med venlig hilsen" og "respektfuldt din."
- Nogle ideer til endnu mere afslappede afmeldinger, som du kan bruge til en e -mail til folk at arbejde med eller se hver dag, er: "Vi ses alle i morgen" og "Skål".
- Hvis du deler viden uden for din organisation, skal du også inkludere navnet på din organisation efter dit navn og titel, så folk ved, hvor du skriver dem fra.
Metode 2 af 2: Gør din e-mail læservenlig
Trin 1. Hold din e -mail så kort som muligt
Prøv at inkludere alle de oplysninger, du vil dele, med så få ord som muligt. Jo længere din e -mail er, desto mindre sandsynligt er det, at de mennesker, du vil dele din viden med, vil læse hele sagen.
- Hvis du skriver om et særligt komplekst emne, kan du altid inkludere links til eksterne kilder eller vedhæftede filer for at give mere detaljerede oplysninger. På den måde kan de, der er interesseret i det, du deler, dykke dybere ned i emnet.
- Der er ingen sæt-i-sten-regel for, hvor lang en videndelings-e-mail skal være, og det vil afhænge meget af, hvilken type information du deler og emnets kompleksitet. En god tommelfingerregel er ikke at skrive en e -mail længere, end du selv vil læse.
Trin 2. Fremhæv vigtige oplysninger med punkttegn eller nummererede lister
Gentag vigtige oplysninger fra dine tekstafsnit i punkttegn eller nummererede lister. Dette hjælper med at gentage den viden, du deler, og giver læserne noget at hurtigt kigge på for at få nogle af hovedpunkterne i din e -mail.
For eksempel kan du lave en liste med en titel som "Top 5 marketingtrends for 2021" og skrive tendenserne fra 1-5 i en nummereret liste under den. Læsere kan let se, hvad tendenserne er, og derefter læse teksten i din e -mail, hvis de ønsker mere dybdegående information
Trin 3. Brug det enkle, letforståelige sprog så meget som muligt
Undgå at bruge store ord og jargon til at forklare dine pointer, medmindre du absolut har brug for det. Dette vil gøre din e -mail meget lettere at læse og forstå af et bredere publikum, der sandsynligvis ikke er så bekendt med det emne, du skriver om, som du er.
Overvej også dit publikum, når du vælger hvilket sprog, du vil bruge. Hvis du f.eks. Skriver til en lille gruppe programmerere, kan du sikkert slippe af sted med at bruge mere kodende jargon i din e -mail, end hvis du skriver til et varieret publikum
Tip: Hvis du absolut har brug for at bruge et ord, som folk måske ikke kender til at forklare et punkt, skal du angive en definition, første gang du bruger ordet i indholdet af din e -mail.
Trin 4. Skriv i en professionel tone
Vær høflig, brug korrekt grammatik og tegnsætning, og vælg dine ord omhyggeligt. Undgå at skrive i en afslappet tone, og brug ikke slang eller uprofessionelt sprog. Dette vil hjælpe dig med at blive professionel og vidende inden for det emne, du deler oplysninger om.
- For eksempel må du ikke skrive ord med alle kasketter og bruge udråbstegn sparsomt, så du ikke støder på, at du råber til dit publikum.
- Brug ikke slangord eller sætninger som "yo", "what's up" eller "y'all", for at nævne nogle få.
Trin 5. Hold dig til standard skrifttyper, tegn og e -mailformatering
Brug ikke skrifttyper eller specialtegn, som nogle systemer ikke har. Brug en standard systemfont, der er indbygget i din e-mailserver, hold dig til at bruge tegn, der er på et standardtastatur, og lad være med at rode med standardformateringen af din e-mail.
Dette vil sikre, at stort set alle, der modtager din e -mail på en anden computer eller via en anden e -mailserver, vil se præcis, hvad du så, da du skrev din e -mail
Tips
- Overvej altid dit publikum, når du skriver en videndelings -e -mail. Dette hjælper dig med at bestemme niveauet for formalitet, tone og hvilket sprog du skal bruge.
- Sørg for, at du sender en videndelings -e -mail til de mennesker, der får mest udbytte af det. For eksempel er en programmør måske ikke interesseret i marketingindustriens tendenser og udviklinger, men nogen i kundeservice måske.
- Inden du skriver en videndelings -e -mail, skal du spørge dig selv, om det er den bedste måde at dele oplysningerne på. I nogle tilfælde kan du beslutte, at et personligt møde eller en videokonference præsentation ville være mere effektiv.
- Opret en oversigt over, hvad du vil dele, før du skriver din e -mail. For eksempel, hvis du vil dele nogle marketingteknikker, som du lærte i et webinar, du gik til, kan du nedskrive hovedpunkter som "nye SEO -teknikker", "e -mailmarkedsføringsstrategier" og "bedste marketing med indholdsmarkedsføring".
Advarsler
- Sørg for, at det sprog, du bruger i din e -mail, er forståeligt for alle i dit publikum. Brug for eksempel ikke en masse programmeringsjargon, hvis du skriver til hele din virksomhed.
- Altid korrekturlæse og stavekontrol dine e -mails, før du sender dem ud. Hvis din e -mail indeholder fejl, vil du ikke blive betragtet som en pålidelig kilde til viden.
