Det kan være svært at skrive en venlig e -mail til påmindelser. Du vil ikke fremstå som nøjeregnende eller utålmodig, men det er vigtigt at få dit budskab frem. Angiv en venlig tone i din e -mail med hilsner og blødgjorte udtryk. Dæk nødvendighederne i din påmindelses -e -mail, så modtageren klart ved, hvad du vil. Sørg for en fejlfri e-mail, så du ikke kun støder på lige så venlig, men også professionel.
Trin
Del 1 af 3: Indstilling af en venlig tone
Trin 1. Hils modtageren
I forretningssituationer skal du muligvis bruge en standardhilsen, f.eks. "Kære en-og-så." Imidlertid bliver flere og flere personlige e -mails standard. Nogle e -mailhilsner, der kan hjælpe dig med at finde en venlig tone fra starten, omfatter:
- Hej John
- Hej
- Lang tid siden
- Hej!
Trin 2. Henvis din forbindelse til modtageren
Hvis du bare holder dig til påmindelsen, kan dit budskab virke som koldt. Henvis til din personlige forbindelse til modtageren ved at inkludere sætninger, der reflekterer over dit venskab og delte oplevelser. Disse kan omfatte:
- Hvordan gik det med skolen?
- Min ven, hvordan har du det?
- Jeg havde det så dejligt med dig sidste weekend.
- Hvornår var sidste gang, vi talte, for en måned siden?
- Den tur, vi tog sammen, var en blast! Vi skal snart gøre det igen.
Trin 3. Blødgør dine udtryk
Dette er især vigtigt for påmindelsesdelen af e -mailen. Hvis det er et stykke tid siden, du har været i kontakt med modtageren, kan det være passende at tilbyde en let undskyldning eller undskyldning for kun at komme i kontakt af hensyn til en påmindelse. Nogle eksempler på blødgjorte udtryk omfatter:
- Jeg ved, det er længe siden vi har talt, men jeg ville minde dig om …
- Det har været så hektisk med den nye baby, jeg huskede bare lige at minde dig om det …
- Jeg ved, at du har haft travlt, så jeg ville ikke plage dig, men jeg ville sende en påmindelse …
Trin 4. Vær høflig
Hvis påmindelsen er vigtig, er det let at støde på for stærkt. Husk på, at modtageren har ting i gang i deres liv. Husk også at sige "tak" og "tak" og tilsvarende udtryk. Du kan inkludere høflige sætninger som:
- Beklager at genere dig, men jeg ville være sikker på …
- Hvis du kan besvare denne e -mail, så snart du har tid …
- Tak fordi du tog dig tid til at læse ethvert svar på denne påmindelse. Jeg sætter pris på det.
- Jeg ser frem til dit svar.
Del 2 af 3: Dækning af de nødvendige
Trin 1. Brug en emnelinje
Du behøver ikke skrive en smart emnelinje. Dem, der er klare og til det punkt, vil være mest nyttige. Disse gør det muligt for modtageren at kende formålet med e -mailen på et øjeblik. Nogle almindelige muligheder for en venlig e -mailpåmindelse kan omfatte:
- Tjekker ind
- Hurtig påmindelse om…
- Kommende rejse/event/osv.
- Antal ansatte ved rejse/begivenhed/osv.
Trin 2. Husk at medtage din påmindelse
Når du prøver så hårdt på at være venlig og høflig, kan det være let at forlade noget vigtigt, som den faktiske påmindelse. Læg din påmindelse nær begyndelsen af e -mailen, kort tid efter hilsenen og en kort personlig forbindelse. For eksempel:
- "Hej, Det er et stykke tid siden vi har talt, Ben. Hvordan har din kone og børn det? Mine holder mig ret travlt, men jeg ville tjekke ind med dig om …"
-
Hej!
Bedstemor, jeg har tænkt mig at sende dig en besked. Undskyld jeg har haft så travlt. Jeg ville bare minde dig om vores frokostdato …"
Trin 3. Brug kortfattet sprog
Det er generelt rigtigt, at høfligt sprog bruger længere udtryk. Eksempelvis ville sætningen "Arbejd hårdere" være politisk som "Det kunne være en god idé, hvis du skulle arbejde hårdere." Selvom de er høflige, kan disse lange udtryk gøre fokus på din e -mail svært at identificere.
Brug en forenklet struktur til din e -mail. Dette kan se sådan ud: Hilsen (åbning) → Personlig forbindelse → Påmindelse → Validering (lukning)
Trin 4. Rediger unødvendige oplysninger
Spørg dig selv for hver sætning og hver del af hver sætning: "Er det nødvendigt?" I nogle tilfælde kan "nødvendigt" betyde noget så bredt som "Det er nødvendigt, så min e -mail ikke lyder kold." Fjern unødvendige dele af e -mailen.
Generelt kan adverbier (som "meget", "virkelig", "virkelig", "ekstremt" og "bestemt") fjernes for at gøre dit budskab mere kortfattet
Trin 5. Luk e -mailen med en validering
"Validiction" er et fancy ord, der betyder "at sige farvel." Valideringer omfatter udtryk som "Bedste", "Hilsen", "Med venlig hilsen" og "Med venlig hilsen". Din underskrift skal følge din validering. Disse almindelige værdiansættelser kan imidlertid opfattes som upersonlige. Du kan prøve noget som:
- Din ven
- Skål
- Alt det bedste
- Hav en god dag
- Tag, du er det
- Ser frem til at høre fra dig
Del 3 af 3: Sikring af en fejlfri e-mail
Trin 1. Korrekturlæs din e -mail
Selv at kigge hurtigt igennem din e -mail vil fjerne mange enkle fejl, der kan have sneget sig ind, mens du skrev den. Når du er færdig med at komponere, skal du korrekturlæse din e -mail for stavning og grammatik.
- Mange e -mail -tjenester har en gratis grammatik og stavekontrol. Kvaliteten af disse afhænger af din e -mail -udbyder. I nogle tilfælde er disse brikker måske ikke særlig præcise.
- Husk at tjekke din emnelinje, din hilsen og din validering (lukning). Det er let at overskue disse og kun fokusere på selve din e -mail.
Trin 2. Læs din e -mail højt
Hvis du skriver en vigtig e -mail, eller hvis du virkelig vil være særlig venlig eller høflig over for nogen, skal du læse din e -mail fra start til slut højt. Lyder det samtalende? I så fald er din e -mail klar til at sende.
Omskriv sætninger eller passager, der lyder klodset. Brug din bedste dømmekraft, når du vurderer dette. Dette vil variere fra person til person, afhængigt af din talestil
Trin 3. Få en anden person til at se over e -mailen
Ved vigtig kommunikation, f.eks. Dem, der er beregnet til erhvervslivet, vil du måske have en anden person til at kontrollere påmindelsen, før den sender den. Hvis du har skrevet en kortfattet e -mail, tager det generelt lidt tid og kan hjælpe med at fange selv de mindste fejl.
- Tjek din online beskedtjeneste. Send en besked til en ven online og spørg noget i stil med: "Hej, kan du læse en kort e -mail, jeg skal sende? Det tager kun et minut."
- Husk at udtrykke din taknemmelighed over for alle, der læser over din e -mail. De gør dig trods alt en tjeneste.
