Excel er fantastisk til datatabeller, men hvordan kan du manipulere og organisere det, så det opfylder dine behov? Sorteringsværktøjet giver dig mulighed for hurtigt at sortere kolonner efter forskellige formater eller oprette din egen tilpassede sortering for flere kolonner og datatyper. Brug sorteringsfunktionen til logisk at organisere dine data og gøre det lettere at forstå og bruge.
Trin
Del 1 af 3: Sortering alfabetisk eller numerisk
Trin 1. Vælg dine data
Du kan enten klikke og trække for at vælge den kolonne, du vil sortere, eller du kan klikke på en af cellerne i kolonnen for at gøre den aktiv og lade Excel vælge dataene automatisk.
Alle dine data i kolonnen skal formateres på samme måde for at sortere (dvs. tekst, tal, datoer)
Trin 2. Find knapperne Sorter
Disse findes på fanen Data i sektionen "Sorter og filtrer". For at foretage hurtige sorteringer bruger du knapperne "AZ ↓" og "AZ ↑".
Trin 3. Sorter din kolonne ved at klikke på den relevante knap
Hvis du sorterer tal, kan du sortere fra laveste til højeste ("AZ ↓") eller højeste til laveste ("AZ ↑"). Hvis du sorterer tekst, kan du sortere i stigende alfanumerisk rækkefølge ("AZ ↓") eller faldende alfanumerisk rækkefølge ("AZ ↑"). Hvis du sorterer datoer eller tidspunkter, kan du sortere fra tidligere til senere ("AZ ↓") eller senere til tidligere ("AZ ↑").
Hvis der er en anden datakolonne ud for den, du sorterer, bliver du spurgt, om du vil medtage disse data i sorteringen. Sorteringen vil stadig være den kolonne, du oprindeligt valgte, men tilhørende datakolonner sorteres sammen med den
Trin 4. Fejlfinding i en kolonne, der ikke sorteres
Hvis du støder på fejl, når du prøver at sortere, er den mest sandsynlige synder formateringsproblemer med dataene.
- Hvis du sorterer tal, skal du sørge for, at alle celler er formateret som tal og ikke tekst. Tal kan ved et uheld importeres som tekst fra visse regnskabsprogrammer.
- Hvis du sorterer tekst, kan der opstå fejl fra ledende mellemrum eller dårlig formatering.
- Hvis du sorterer datoer eller tidspunkter, skyldes problemer normalt formateringen af dine data. For at Excel kan sortere med succes efter dato, skal du sikre, at alle data gemmes som en dato.
Del 2 af 3: Sortering med flere kriterier
Trin 1. Vælg dine data
Lad os sige, at du har et regneark med en liste over kundenavne samt den by, de befinder sig i. For at gøre dit liv lettere, vil du først sortere alfabetisk efter by og derefter sortere hver kunde alfabetisk inden for hver by. Oprettelse af en tilpasset sortering kan gøre netop det.
Trin 2. Klik på knappen Sorter
Dette findes i sektionen "Sorter og filtrer" på fanen Data. Sorteringsvinduet åbnes, så du kan oprette en tilpasset sortering med flere kriterier.
Hvis dine kolonner har overskrifter i den første celle, f.eks. "By" og "Navn", skal du markere feltet "Mine data har overskrifter" i øverste venstre hjørne af sorteringsvinduet
Trin 3. Opret din første regel
Klik på menuen "Sorter efter" for at vælge den ønskede kolonne. I dette eksempel vil du først sortere efter by, så vælg den relevante kolonne i menuen.
- Hold "Sorter på" indstillet til "Værdier".
- Indstil rækkefølgen til enten "A til Z" eller "Z til A" afhængigt af, hvordan du vil sortere.
Trin 4. Opret din anden regel
Klik på knappen "Tilføj niveau". Dette tilføjer en regel under den første. Vælg den anden kolonne (kolonnen Navn i vores eksempel), og vælg derefter sorteringsrækkefølgen (for nem læsning skal du vælge den samme rækkefølge som din første regel).
Trin 5. Klik på OK
Din liste sorteres efter dine regler. Du bør se byerne opført alfabetisk, og derefter kundenavne sorteret alfabetisk inden for hver by.
Dette eksempel er enkelt og indeholder kun to kolonner. Du kan dog gøre din sortering så kompleks, som du gerne vil, og inkludere mange kolonner
Del 3 af 3: Sortering efter celle- eller skrifttypefarve
Trin 1. Vælg dine data
Du kan enten klikke og trække for at vælge den kolonne, du vil sortere, eller du kan klikke på en af cellerne i kolonnen for at gøre den aktiv og lade Excel vælge dataene automatisk.
Trin 2. Klik på knappen Sorter
Knappen Sorter findes på fanen Data i sektionen "Sorter og filtrer". Dette åbner vinduet Sorter. Hvis du har en anden datakolonne ud for den, du sorterer, bliver du spurgt, om du vil medtage disse data i sorteringen.
Trin 3. Vælg "Cell Color" eller "Font Color" i menuen "Sort On"
Dette giver dig mulighed for at vælge den første farve, du vil sortere efter.
Trin 4. Vælg først hvilken farve du vil sortere
I kolonnen "Ordre" kan du bruge rullemenuen til at vælge hvilken farve du vil sætte først eller sidst i sorteringen. Du kan kun vælge farver, der er til stede i kolonnen.
Der er ingen standardrækkefølge for farvesortering. Du skal selv definere rækkefølgen
Trin 5. Tilføj en anden farve
Du skal tilføje en anden regel for hver farve i den kolonne, du sorterer. Klik på "Tilføj niveau" for at tilføje en anden regel til sorteringen. Vælg den næste farve, du vil sortere efter, og derefter den rækkefølge, du vil sortere.
Sørg for, at hver ordre er den samme for hver regel. Hvis du f.eks. Sorterer fra top til bund, skal du sørge for, at sektionen "Bestilling" for hver regel siger "På toppen"
Trin 6. Klik på OK
Hver regel anvendes én efter én, og kolonnen sorteres efter de farver, du har defineret.
Tips
- Prøv at sortere data på forskellige måder; disse nye perspektiver kan belyse forskellige aspekter af informationen.
- Hvis dit regneark har totaler, gennemsnit eller andre resuméoplysninger under de oplysninger, du skal sortere, skal du være forsigtig med ikke at sortere dem også.
