E -mail har ligesom andre former for kommunikation sin egen etikette og sociale protokoller. Hvis du har brug for at skrive en e -mail, hvor du beder om feedback på arbejdet eller i skolen eller på et skriftligt manuskript, bør du overveje formulering, timing og struktur, når du laver din e -mail for at gøre den så effektiv som muligt. At være høflig, punktlig og specifik i dine e -mails kan hjælpe dig med at få den feedback, du har brug for.
Trin
Metode 1 af 4: Bed om feedback på arbejdet
Trin 1. Henvend dig til den person, der er bedst kvalificeret til at kommentere dit arbejde
Ofte vil dette være lederen umiddelbart over dig. Under alle omstændigheder bør du starte med dem eller med en mere senior kollega eller medarbejder. De vil have erfaringen til at hjælpe dig og give dig den feedback, du har brug for.
Trin 2. Vær høflig og ydmyg i e -mailen
Du bør følge normerne på dit kontor for e -mails. Ydmyghed rækker langt med at bede om feedback, men vær ikke så ydmyg, at din chef eller leder tror, at du intet ved om dit job. Indstil snarere spørgsmålene på måder, der viser dine fremskridt med et projekt eller en opgave. Dette vil lade chefen vide, at du ikke bare sidder på dine hænder og venter på feedback. Husk også følgende tips.
- Du kan sige, “Jeg arbejdede på præsentationen til i morgen, da jeg løb ind i en hak med formatet-jeg er ikke sikker på, om jeg følger virksomhedens standard. Jeg har vedlagt præsentationen. Har du forslag til formatet? Tak for din hjælp til dette.”
- Glem ikke at takke dem i e -mailen.
Trin 3. Vær specifik i din feedbackanmodning
Dette kan hjælpe dig med at undgå alt for bred feedback, der usandsynligt vil hjælpe dig på dit job. Undgå ja eller nej spørgsmål, medmindre det er nødvendigt. Fokuser i stedet på bestemte dele af et projekt, der har brug for arbejde. Prøv ikke at bombardere din chef eller medarbejder med alle de mulige spørgsmål, du kan have om dit job på én gang.
- Du kan for eksempel sige “Jeg var ikke sikker på, hvordan jeg skulle gå videre med Eastman -filen. Klienten har ikke reageret på mine e-mails, og da det er en opgave med høj prioritet, tænkte jeg, at det var bedst at sende dig en e-mail for at se, hvad jeg skulle gøre.”
- Hvis du leder efter mere generel feedback i form af en anmeldelse eller rapport, kan du anmode om det specifikt. At være høflig, kortfattet og så specifik som du kan, vil hjælpe. For eksempel kan du bede om en rapport om din effektivitet eller kreativitet. Hvis du beder om feedback fra dem, der rapporterer til dig, skal du muligvis foretage en anonym undersøgelse.
EKSPERT TIP
Alyson Garrido, PCC
Workplace Coach Alyson Garrido is an International Coach Federation accredited Professional Certified Coach (PCC), Facilitator, and Speaker. Using a strengths-based approach, she supports her clients with job search and career advancement. Alyson provides coaching for career direction, interview preparation, salary negotiation, and performance reviews as well as customized communication and leadership strategies. She is a Founding Partner of the Systemic Coach Academy of New Zealand.
Alyson Garrido, PCC
Coach på arbejdspladsen
Prøv KISS -metoden, når du anmoder om generel feedback.
KISS -modellen er en fantastisk måde at hjælpe folk med at give dig passende, brugbar feedback. Spørg personen,"
holde? Hvad skal jeg forbedre? Hvad skal jeg Start? Og hvad skal jeg hold op?"
Trin 4. Send en takke-e-mail, når de har svaret
Hvis feedbacken antydede, at du har brug for en masse forbedringer, eller at dit arbejde ikke er på niveau, skal du sørge for at inkludere en kort redegørelse for, hvordan du løser det. Giv dig selv tid til at bearbejde følelserne, før du umiddelbart reagerer.
Sørg for at svare højst inden for 1-2 dage
Metode 2 af 4: Bed om feedback på skolen
Trin 1. Identificer dig selv
Din lærer kan have hundredvis af studerende, især hvis de er en universitetsprofessor. Du skal medtage dit navn (første og sidste), din klasse og sektion. Hvis du stadig går i gymnasiet, kan det betyde, at du har menstruation eller tid. På denne måde spilder du ikke lærerens tid med at få dem til at finde ud af, hvem du er, og de vil bruge mere tid på den feedback, du har brug for.
Trin 2. Hold det formelt
Nogle gange kæmper eleverne med dette, når de først sender lærere en e -mail. Du kan sige "Hej Dr. Smith" eller "Kære fru Turner." Hvis din lærer har sendt dig en e -mail, skal du ikke være mindre formel end den har været. Hold tonen professionel. I stedet siger du: “Hey, hvad synes du om mit papir? Det er ikke det største,”sig,“jeg er ikke sikker på, at jeg forstår opgaven. Jeg havde nogle specifikke spørgsmål vedrørende papiret.”
Trin 3. Hold det kort
Du skal ikke bekymre dig om at forklare hele konteksten i dine spørgsmål, medmindre konteksten er nødvendig for disse spørgsmål. For eksempel, hvis du anmoder om feedback på en mulig udvidelse, kan din lærer have brug for kontekst, men hvis du blot prøver at stille et spørgsmål om en opgave, skal du ikke fortælle dem historien om, hvordan din hund fik dig til at løbe sent, og hvorfor du sender en e -mail nu (medmindre det er meget tæt på opgavetiden) eller andet, der kan være irrelevant for den aktuelle opgave.
Trin 4. Vent ikke med at bede om feedback til natten før en eksamen eller forfaldsdato
Det er ikke kun sandsynligt, at din lærer giver dig feedback, der er tæt på en forfaldsdato, de vil sandsynligvis blive irriteret over, at du har ventet til sidste øjeblik med at bede dem om feedback. Hvis du skal sende spørgsmål i sidste øjeblik, skal du være kort, specifik og undskyldende. Det vil gøre læreren mere tilbøjelig til at svare, forudsat at de ser e -mailen i tide.
Trin 5. Brug filformater, som din lærer har anmodet om
Ofte vil læreren fortælle dig på pensum, hvilke filformater de vil acceptere til opgaver eller i e -mails. Hvis din lærer f.eks. Angiver en.doc -fil, skal du ikke sende en.pdf- eller en.pages -fil. Hvis du er usikker, kan du sende en.rtf- eller.pdf -fil eller bare spørge.
Trin 6. Bed om feedback på et papir eller en eksamen, du allerede har afleveret
Du skal simpelthen sende en e -mail til professoren og være høflig. Hvis professoren har kontortid, kan du besøge dem eller lave en aftale. Du kan sige: "Kære professor Smith, jeg klarede mig ikke så godt på min eksamen, som jeg havde forventet. Kunne du hjælpe mig med at løse nogle af de fejl, jeg lavede, så jeg kan gøre det bedre ved den næste eksamen?" Din professor bør typisk svare positivt på en sådan anmodning.
Metode 3 af 4: Bed om feedback på et manuskript
Trin 1. Send en e -mail til en, du kender først
Hvis du vil have opmærksom feedback, er den bedste person at give det en, du kender, helst en ven eller en kollega. Når du sender en e -mail til en, du kender for at få feedback, skal du sørge for at sende dem en e -mail, som du normalt ville. Hvis du normalt ville ringe til dem, skal du nok gøre det i stedet. Send ikke manuskriptet i den første e -mail, medmindre du ved, at de sandsynligvis vil sige ja (nogen, du har læst et manuskript for, eller en, der har tilbudt at læse dit).
Du kan inkludere en kort beskrivelse eller et abstract, afhængigt af om den person, du sender en e -mail, er en ven eller en kollega
Trin 2. Send en ekspert en e -mail
Hvis du virkelig har brug for ekspertrådgivning, skal du sende en e -mail til en ekspert, du kender, og forklare dit projekt, og hvorfor du har brug for feedback. Vær ikke nøjeregnende, men tak dem venligst for deres overvejelse, og sig: "Jeg forstår, hvis du ikke har tid til at give mig feedback." Du vil måske endda spørge, om de kender nogen med tid og ekspertise, der kan hjælpe dig, hvis de ikke kan.
Trin 3. Send ikke et manuskript til en kold e-mail til nogen
Dette vil sandsynligvis blive ubesvaret, medmindre du specifikt fortæller dem, at du vil betale for deres hjælp. Hvis de er en berømt forfatter, er det usandsynligt, at de svarer på en sådan e -mail, da de modtager masser af sådanne e -mails. Spørg i stedet dine venner, kolleger, professorer osv. Først. De er mere tilbøjelige til at kunne hjælpe dig, og mere tilbøjelige til at ville hjælpe dig.
Trin 4. Vær specifik om, hvad du vil have fra deres feedback
Hvis du kun vil have positiv feedback, skal du fortælle dem det. Fortæl dem, om du har detaljeret feedback, lokal eller global feedback, og om du vil have æstetisk, grammatisk eller strukturel feedback. Dette kan gå langt med at hjælpe din læser med at vide, hvad du vil have fra dem.
- Positiv feedback behøver ikke være ukonstruktiv. Hvis de forklarer, hvorfor de kan lide det, de kan lide, kan du lære meget om dit manuskript.
- Hvis du får negativ feedback, skal du give dig tid til at svare. Hvis de er din ven, vil de sandsynligvis kun hjælpe. Hvis de er en professor, uanset hvor vred eller ked du føler dig, bør du ikke reagere på den måde. Tak i stedet for dem for deres hjælp, og gå videre. Efter et stykke tid kan du opleve, at feedbacken var nyttig, selvom den ikke blev leveret.
Trin 5. Giv din læser tid til at reagere
Hvis du har bedt om detaljeret feedback på et nyt manuskript, skal du ikke forvente feedback inden for en dag eller endda en uge. Det tager tid at redigere et manuskript af den længde. Hvis du har en deadline, du arbejder hen imod, så lad din læser vide det. Du kan også bare spørge dem, om de kan få redigeringerne foretaget inden en bestemt dato. Husk, at de har deres eget liv og deres forpligtelser.
Trin 6. Tak dem for deres hjælp
Hvis det er en ven, vil du måske købe dem en gave som en æske chokolade, eller bare returnere favør i tide. Hvis det er en professor, kan du skrive en taknemail for at fortælle dem, at du værdsætter deres arbejde og tid. Hvis du glemmer at takke din læser, kan de føle sig brugt og/eller ikke værdsat, og det kan gøre dem mindre tilbøjelige til at hjælpe dig i fremtiden.
Metode 4 af 4: Bed om feedback fra kunder
Trin 1. Stil ikke for mange spørgsmål
Kunder er overvældet med undersøgelser fra stort set alle virksomheder derude. Hvis du vil sikre, at en kunde automatisk sletter din e -mail, når du læser den, skal du fylde den med masser af spørgsmål. Hvis du vil holde kunden interesseret, skal du stille et eller to spørgsmål og lade det blive ved det.
Trin 2. Stil åbne spørgsmål
Brug hellere ja/nej -spørgsmål, stil spørgsmål, der fremkalder fyldigere svar. I stedet for at spørge "Vil du anbefale os til en ven?", Spørg "Hvordan vil du beskrive os for en ven?" Denne slags spørgsmål giver dig flere oplysninger i svarene end et simpelt ja/nej -spørgsmål.
Trin 3. Lad kunden vide, at du hurtigt vender tilbage til dem
Dette får kunden til at føle, at deres mening ikke bare går til en kæmpe indbakke, hvor den måske eller måske ikke læses eller overvejes. Du vil sandsynligvis også få mere ærlig feedback, hvis de ved, at du vil svare.
Vær ærlig og professionel, når du reagerer. I dagens virale internetkultur kan du ødelægge en virksomheds ry på et sekund, hvis du reagerer med andet end professionalisme og oprigtighed
Trin 4. Inkluder ikke flash eller andre funktioner, der langsomt kan indlæses
Hvis en kunde har en langsom forbindelse, sletter de sandsynligvis e -mailen med det samme, når de ser, at den ikke kan indlæses. Husk, at feedback ofte er vigtigere for dig end dem.
Trin 5. Brug veldesignet skrifttype og format
Du vil have din e -mail til at se ren og professionel ud. En e -mail med ujævn grafik eller tegneserie uden skrifttype vil sandsynligvis ikke imponere dine kunder. Brug i stedet standardskrifttyper som Times New Roman eller Arial, hvis du er usikker på en skrifttype, og hold overskydende grafik på et minimum.
Trin 6. Sørg for, at e-mailen er enhedsvenlig
Et enkeltkolonneformat er mere fleksibelt end flerkolonnedesign. Du vil også sikre dig, at dine skrifttyper ikke er for små. Du vil gerne have, at e -mailen med fordel vises på bærbare computere, telefoner og tablets. Da så mange mennesker tjekker deres e -mail på deres telefoner, er det bydende nødvendigt, at du formaterer dine e -mails i overensstemmelse hermed.
Hjælp til at skrive e-mail
Ting at inkludere i en e -mail, der beder om feedback
Ting, du bør undgå i en e -mail, der beder om feedback
Kommenteret e -mail beder om feedback
Video - Ved at bruge denne service kan nogle oplysninger blive delt med YouTube
Tips
- Lad ikke folk græde for feedback.
- Oprethold korrekt e -mail -etikette til situationen.
- Lidt ydmyghed rækker langt.
