Dublerede poster kan vises, hvis du har flere personer, der indtaster data i en database uden nok sikkerhedsforanstaltninger. Sammenlægning af flere databaser kan også forårsage dubletter. Access giver et forespørgselsværktøj til at finde dubletter i din database. Du kan derefter fjerne eller flette dem, hvilket gør din database lettere at læse og mere effektiv.
Trin
Trin 1. Ved, hvad der gør data "dublerede"
Dublerede data betyder ikke, at alle felterne er identiske. For eksempel kan en kunde, der blev indtastet i databasen to gange, have to forskellige id'er og muligvis forskellige stavemåder. På den anden side, hvis navnet er almindeligt, kan det være to forskellige kunder. Du skal sammenligne de tilgængelige data og kontrollere hvert resultat omhyggeligt for at afgøre, hvad der er og ikke er duplikeret.
Trin 2. Sikkerhedskopier din database
Det anbefales, at du opretter en ny backup, før du foretager store ændringer. På denne måde kan du gendanne databasen, hvis du ved et uheld sletter de forkerte poster.
- Klik på menuen Filer, og vælg "Gem som" eller "Gem og udgiv".
- Klik på "Backup Database" i sektionen Avanceret. Følg vejledningen for at sikkerhedskopiere din database.
Trin 3. Informer andre brugere om, at du er ved at foretage ændringer
For at undgå datakonflikter skal du prøve at sikre, at ingen andre brugere tilføjer data til databasen. Dette er ikke påkrævet, men kan spare dig for lidt hovedpine senere, hvis det går galt.
Indstil din database til Eksklusiv tilstand, hvis du kan. Dette forhindrer andre ændringer i at blive foretaget af andre brugere. Klik på menuen Filer, vælg "Indstillinger", og vælg derefter "Klientindstillinger". Vælg "Eksklusiv" i afsnittet "Standard åben tilstand". Hvis du ikke har mange mennesker, der bruger databasen, behøver du generelt ikke bekymre dig om dette
Trin 4. Åbn forespørgselsguiden
Forespørgselsværktøjet kan finde poster, der indeholder duplikeret indhold. Processen til at starte guiden varierer afhængigt af den version af Access, du bruger:
- 2013/2010 - Klik på fanen "Opret", og klik derefter på "Forespørgselsguide".
- 2007 - Klik på fanen "Indsæt" eller "Opret", og vælg "Forespørgselsguide".
- 2003 - Åbn databasevinduet, og vælg fanen "Forespørgsler". Klik på knappen "Ny".
Trin 5. Vælg guiden "Find forespørgsler efter dubletter"
Denne forespørgsel sammenligner felter for at finde dublerede poster.
Trin 6. Vælg den tabel, du vil søge efter
Alle tabellerne i din database vises på listen. Vælg den tabel, du vil kontrollere for dubletter.
For den mest dobbelte kontrol vil du beholde visningen "Tabeller" valgt
Trin 7. Vælg de felter, du mener indeholder dubletter
Vælg alle de felter, du vil sammenligne for dublerede data. Inkluder nok felter til at dømme. Dubletter returneres kun, hvis felterne matcher tegn til tegn. Du kan bruge udtryk til at finde delvise kampe.
- Undgå at bruge generelle felter. Undgå at bruge felter som dato eller sted for at reducere rod, når du sammenligner poster.
- Uden nok felter til at skelne mellem poster eller med felter, der er for generelle, får du mange dublerede resultater.
Trin 8. Vælg yderligere felter, der skal vises
Et ekstra felt eller to kan hjælpe dig med at afgøre, om dataene rent faktisk er dublerede. F.eks. Hjælper et felt med ordre -id dig med at afgøre, om det samme navn to gange er separate poster. Inkluder mindst ét felt for at gøre denne sondring og forhindre utilsigtet datatab.
Trin 9. Opret forespørgslen
Du bliver bedt om at give forespørgslen et navn. Klik på "Afslut" for at se resultaterne.
Trin 10. Gennemgå dine resultater omhyggeligt
Eventuelle dubletter baseret på dine kriterier vises. Gennemgå hvert af resultaterne, og brug den viden, du har om din virksomhed, til at afgøre, om posten er en dublet. Sørg helt for, at en post er en dublet, før du fjerner den.
Hvis du ikke kan beslutte, skal du genskabe forespørgslen med et ekstra felt for at hjælpe dig med at træffe din beslutning
Trin 11. Slet dubletter
Højreklik på den venstre kolonne, og vælg "Slet post" for at fjerne en kopi. Du kan vælge flere poster for at slette dem alle på én gang.
- Du vil måske flette nogle data fra en af de dublerede poster til den post, du planlægger at beholde.
- Sørg for ikke at slette alle de poster, der vises på den dublerede resultatliste, ellers har du ikke en original post tilbage.
