ATTN er en kort form for ordet "opmærksomhed" og bruges ofte i e -mails og skriftlig korrespondance for at angive den tiltænkte modtager. Den bedste måde at bruge ATTN i e -mailkorrespondance er ved at inkludere dette i emnelinjen. På denne måde er det klart, hvem beskeden er til, og det er mere sandsynligt, at din e -mail bliver læst af den korrekte modtager.
Trin
Metode 1 af 3: Tilføjelse af ATTN til en e -mail
Trin 1. Start emnelinjen med ATTN
I nogle tilfælde, f.eks. En jobansøgning, har du muligvis kun en generisk e -mail til en virksomhed, men ønsker at få opmærksomhed fra en bestemt person eller afdeling. Den bedste måde at gøre dette på er at skrive i emnelinjen som "ATTN: John Smith."
Alternativt kan du skrive "ATTN: ansættelsesleder" eller "ATTN: marketingafdeling", hvis du ikke kender nogen navne
Trin 2. Inkluder andre relevante oplysninger i emnelinjen
Sammen med at få opmærksomhed fra en bestemt person eller gruppe af mennesker, bør du også inkludere et par vigtige detaljer om indholdet af din e -mail. Dette vil gøre det mere relevant, og det vil sandsynligvis blive åbnet og læst hurtigere.
For eksempel kan du sige "ATTN: John Smith re: Content Marking Position."
Trin 3. Start brødteksten i e -mailen med ATTN, når emnelinjen er fuld
Du kan også inkludere en ATTN -meddelelse i brødteksten i en e -mail eller i et vedhæftet dokument. På denne måde kommunikerer du stadig, hvem meddelelsen er beregnet til, og du kan udelukkende bruge emnelinjen til at angive formålet med e -mailen. Dette kan være nødvendigt, når du svarer på en e -mail, og emnelinjen allerede er oprettet.
- For eksempel kan du starte brødteksten i e -mailen ved at sige "ATTN: Sandeep Kumar"
- Du vil måske inkludere ATTN -indikatoren i både emnelinjen og e -mailens brødtekst.
Metode 2 af 3: Bestemmelse af, hvornår ATTN skal bruges i e -mails
Trin 1. Brug ATTN, når du ikke har e -mail -adressen til den ønskede modtager
Hvis du ikke kender den direkte e -mail -adresse til den person eller afdeling, du skal nå, kan du sende en e -mail til den kontaktadresse, der er angivet på en virksomheds websted. Derefter skal du angive i emnelinjen ved hjælp af ATTN, hvem meddelelsen skal rettes til.
Trin 2. Inkluder ATTN på intern kommunikation
Brug ATTN, når du skriver et internt notat, der kan være relevant for et antal personer i din afdeling eller gruppe, men kræver direkte opmærksomhed fra en eller to personer. På denne måde holder du stadig alle informeret, men prioriterer også, hvem beskeden direkte taler til.
Du kan skrive "ATTN: Mary Smith re: salgsmål", men sende beskeden til hele salgsteamet
Trin 3. Angiv, at din e -mail er vigtig ved at bruge ATTN
Du kan også indikere, at noget kræver øjeblikkelig opmærksomhed ved at bruge forkortelsen ATTN i din emnelinje. For eksempel kan du skrive "Lønudtalelser kræver akut ATTN."
Metode 3 af 3: Sørg for, at dine e -mails får opmærksomhed
Trin 1. Inkluder en emnelinje
Når du sender en e -mail, er det meget vigtigt, at du altid inkluderer en emnelinje. Dette er en mulighed for dig at få din e -mail til at skille sig ud og også give nogle detaljer om e -mailens indhold. En e -mail, der ikke indeholder en emnelinje, er mere tilbøjelig til at blive slettet eller tabt i indbakken, eller det vil irritere modtageren, fordi de er tvunget til at åbne e -mailen for at finde ud af, hvad det handler om.
Trin 2. Hold emnelinjen kort
De fleste e -mail -indbakker afslører kun omkring 60 tegn fra emnelinjen, og en mobiltelefon viser kun omkring 25 til 30 tegn. Som et resultat heraf bør du holde emnelinjen kort og skrive de vigtigste oplysninger først.
Korte former, f.eks. “ATTN” og “RE” gør det lettere at inkludere flere oplysninger i emnelinjen
Trin 3. Skriv noget iørefaldende
Indbakker er ofte oversvømmet med spam og reklamemateriale, og mange mennesker sletter e -mails, før de overhovedet åbnes. Hvis du sender en e -mail til en, du ikke kender direkte, er det vigtigt, at din e -mail skiller sig ud. Du kan fange modtagerens opmærksomhed ved at skrive en iørefaldende og kreativ emnelinje.
- Du kan skrive “Jeg vil ikke have noget fra dig”, hvis du når ud til en, du beundrer, men aldrig har mødt personligt. Dette kan for eksempel være en yndlingsforfatter eller en, du ser op til i din branche.
- Alternativt kan du sige "tjen flere penge ved at udvide din kundebase." Dette ville være nyttigt, hvis du ønsker at oprette forretningsforbindelser og ønsker, at dine e -mails skal åbnes.
Trin 4. Inkluder vigtige detaljer
Det er meget vigtigt, at du altid medtager vigtige oplysninger om e -mailens indhold. Hvis du skriver en e-mail til en co-working om et projekt, skal du sørge for at skrive projektets titel i emnelinjen. På den måde ved din medarbejder, hvad det handler om og kan prioritere det efter behov.
- Du kan også sige noget som "behov for svar." Dette vil sandsynligvis gøre din e -mail mere af en prioritet.
- Alternativt vil skrive "hurtig spørgsmål om: frokostmøde" sandsynligvis få opmærksomhed, fordi det indikerer, at det vil være et let svar.
