Hvis du skal forlade kontoret lidt, eller hvis du planlægger at tage af sted på ferie, kan du lade de mennesker, der sender dig e -mail, vide, at du er væk. Hvis du har en Exchange-konto, leveres Outlook med den indbyggede funktionalitet. Hvis du ikke har en Exchange -konto, kan du stadig automatisk besvare e -mails ved at oprette et par regler. Følg denne vejledning for at konfigurere dine automatiske svar, uanset om du har en Exchange -konto eller ej.
Trin
Metode 1 af 4: Outlook 2010/2013
Trin 1. Slå automatiske svar til
Vælg en Exchange -mappe. Vælg mappen fra din meddelelsesbutik. Du skal have valgt en Exchange -mappe for at kunne se indstillingen Automatiske svar. Åbn menuen Automatiske svar (uden for kontoret). Du kan finde dette ved at klikke på fanen Filer og derefter vælge fanen Info.
Trin 2. Konfigurer dine svar
Marker afkrydsningsfeltet Send automatiske svar i menuen Automatiske svar. Du kan justere den tid, assistenten er aktiv ved at markere afkrydsningsfeltet og indstille tid og datointerval.
Trin 3. Skriv dine svar
Til e -mails, der sendes fra din exchange -server, skal du bruge fanen Inside My Organization. Hvis du vil besvare e -mails modtaget fra andre, skal du bruge fanen Uden for min organisation. Når du er tilfreds med dine svar, skal du klikke på OK.
Trin 4. Deaktiver automatiske svar
Hvis du angiver et datointerval for dine automatiske svar, afsluttes assistenten automatisk, når datointervallet er forbi. Hvis du ikke har angivet et område, fortsætter det, indtil du åbner menuen Automatiske svar og vælger "Send ikke automatiske svar."
Metode 2 af 4: Outlook 2007
Trin 1. Tænd for Office Assistant
Klik på fanen Værktøjer. Vælg Out of Office Assistant i menuen Værktøjer. Marker afkrydsningsfeltet "Send automatiske svar fra kontoret". Du kan justere den tid, assistenten er aktiv ved at markere afkrydsningsfeltet og indstille tid og datointerval.
Trin 2. Skriv dine svar
Til e -mails, der sendes fra din exchange -server, skal du bruge fanen Inside My Organization. Hvis du vil besvare e -mails modtaget fra andre, skal du bruge fanen Uden for min organisation. Når du er tilfreds med dine svar, skal du klikke på OK.
Trin 3. Deaktiver Out of Office Assistant
Hvis du angiver et datointerval for dine automatiske svar, slutter assistenten automatisk, når datointervallet er overstået. Hvis du ikke har angivet et område, fortsætter det, indtil du åbner menuen Automatiske svar og vælger "Send ikke automatiske svar uden for kontoret."
Metode 3 af 4: Outlook 2003
Trin 1. Tænd for Office Assistant
Vælg Out of Office Assistant i menuen Værktøjer. Marker feltet "Jeg er i øjeblikket ude af kontoret".
Trin 2. Skriv dine svar
I feltet "Svarer kun én gang automatisk til hver afsender med følgende tekst:" indtast det svar, du vil svare med.
Trin 3. Tilføj regler
Du kan føje regler til din Assistant, f.eks. Videresendelse af beskeder fra bestemte afsendere til en anden modtager. Klik på knappen Tilføj regel … for at konfigurere en brugerdefineret regel. For eksempel kan du oprette en regel, der videresender e -mail fra en bestemt klient til din medarbejder, så de vigtige e -mails ikke går glip af, mens du er væk.
Trin 4. Deaktiver Out of Office Assistant
Out of Office Assistant fortsætter, indtil du åbner menuen Automatiske svar og vælger "Send ikke automatisk svar uden for kontoret."
Metode 4 af 4: Send et automatisk svar uden en Exchange-konto
Trin 1. Opret din skabelon
Uden en Exchange -konto er indstillingerne for automatisk svar ikke tilgængelige. Det er stadig muligt at oprette et automatisk svar ved hjælp af en skabelon og et par regler. Start med at oprette en ny e -mail. Dette er skabelonen for dit automatiske svar.
- Vælg et emne, der kortfattet forklarer situationen. For eksempel "Ude på kontoret indtil". Du kan også skrive ordene "automatisk svar" i emnet for straks at give modtageren besked om, at svaret er automatiseret.
- Skriv en kort besked. I brødteksten i e -mailen skal du skrive en generel besked, der kan gælde for alle, der modtager den. Lad modtageren vide, hvordan han kan nå dig, eller hvem du ellers skal kontakte.
Trin 2. Gem din skabelon
Når du er tilfreds med meddelelsen, skal du klikke på Gem som … I rullemenuen "Gem som type" skal du vælge Outlook -skabelon. Dette gemmer filen som en skabelon, der indlæses i Outlook.
Trin 3. Opret reglerne
For at få autosvaret til at fungere korrekt, skal du definere nogle regler for at automatisere processen. I Office 2003/2007 skal du klikke på menuen Værktøjer og vælge Regler og advarsler. I Office 2010/2013 skal du klikke på fanen Filer, vælge Info og derefter klikke på Regler og advarsler. Dette åbner menuen Regler for e-mail.
- Klik på knappen Ny regel. Du bliver bedt om at vælge en skabelon. Vælg "Kontroller meddelelser, når de kommer" i afsnittet "Start fra en tom regel". Klik på Næste.
- Definer, hvilke meddelelser der vil blive besvaret. Hvis du vil svare på hver besked, du modtager i din indbakke, skal du markere afkrydsningsfeltet for "hvor mit navn er i boksen Til". Du kan indsnævre det ved at angive bestemte afsendelser eller e -mails med bestemte ord i emnet eller brødteksten. Klik på Næste, når du har foretaget dine valg
- Indlæs din skabelon. Vælg feltet "svar ved hjælp af en bestemt skabelon" i det næste vindue for at indlæse den besked, du har oprettet tidligere. Klik på linket i boksbeskrivelsen for "en bestemt skabelon". Dette åbner en dialog, der spørger, hvor man skal lede efter skabeloner. Vælg "Brugerskabeloner i filsystemet". Åbn den besked, du har oprettet tidligere.
- Angiv dine undtagelser. Når skabelonen er indlæst, kan du definere forekomster, når du ikke vil have svaret sendt, f.eks. Til en bestemt modtager eller til bestemte typer beskeder. Klik på Næste, når du har foretaget dine valg.
- Navngiv din regel. Inden du kan afslutte, skal du angive et navn til din regel. Bruger noget, der er let at huske, så du hurtigt kan deaktivere reglen i fremtiden. Marker feltet "Slå denne regel til" for at aktivere reglen, og klik derefter på Udfør.
Trin 4. Deaktiver reglen
Når du er vendt tilbage til kontoret, kan du deaktivere reglen ved at åbne menuen Regler og advarsler igen. Vælg den fraværsregel, du har oprettet fra din liste over aktive regler, og klik derefter på knappen Slet.
Video - Ved at bruge denne service kan nogle oplysninger blive delt med YouTube
Tips
- Organisation defineres normalt som din virksomhed og omfatter personer, der har en Exchange Server-konto på dit e-mail-system.
- Menuen Værktøjer vises i hovedvinduet i Outlook. Hovedvinduet er det samme vindue, der vises, når du starter Outlook, og indeholder menuerne Filer, Rediger, Vis, Gå, Værktøjer, Handlinger og Hjælp. Der er ingen værktøjsmenu i vinduer, hvor du opretter eller får vist elementer såsom e-mail-beskeder, kontakter eller opgaver.
- Når afkrydsningsfeltet Automatisk svar til personer uden for min organisation er markeret, viser fanen Uden for min organisation (Til) ud for fanenavnet.
- Kontakten skal findes i mappen Exchange Server -kontakter. Hvis kontakten kun findes i en mappe, der er en del af en personlig mappe-fil (.pst), sendes den automatiske svarmeddelelse ikke.
