Når du arbejder med et Microsoft Excel -regneark med masser af data, støder du sandsynligvis på dublerede poster. Funktionen betinget formatering i Microsoft Excel viser dig præcis, hvor dubletter er, mens funktionen Fjern dubletter sletter dem for dig. Visning og sletning af dubletter sikrer, at dine data og præsentation er så præcise som muligt.
Trin
Metode 1 af 2: Brug af betinget formatering
Trin 1. Åbn din originale fil
Det første du skal gøre er at vælge alle data, du ønsker at undersøge for dubletter.
Trin 2. Klik på cellen i øverste venstre hjørne af din datagruppe
Dette starter valgprocessen.
Trin 3. Hold tasten ift Shift nede, og klik på den sidste celle
Bemærk, at den sidste celle skal være i nederste højre hjørne af din datagruppe. Dette vil vælge alle dine data.
Du kan gøre dette i en hvilken som helst rækkefølge (f.eks. Klik først på den nederste højre boks først, og marker derefter derfra)
Trin 4. Klik på "Betinget formatering
" Det kan findes i fanen "Hjem"/båndet på værktøjslinjen (i mange tilfælde under "Styles" sektionen). Hvis du klikker på den, vises en rullemenu.
Trin 5. Vælg "Fremhæv celleregler" og derefter "Dupliker værdier
" Sørg for, at dine data stadig er fremhævet, når du gør dette. Dette åbner et vindue med tilpasningsmuligheder i en anden rullemenu.
Trin 6. Vælg "Duplicate Values" i rullemenuen
Hvis du i stedet ønsker at vise alle unikke værdier, kan du vælge "Unik" i stedet
Trin 7. Vælg din fremhævningsfarve
Fremhævningsfarven angiver dubletter. Standard er lys rød med mørk rød tekst.
Trin 8. Klik på "OK" for at se dine resultater
Trin 9. Vælg en dublets boks, og tryk på Slet for at slette den
Du vil ikke slette disse værdier, hvis hvert stykke data repræsenterer noget (f.eks. En undersøgelse).
Når du har slettet en engangs duplikat, mister dens partnerværdi sin højdepunkt
Trin 10. Klik på "Betinget formatering" igen
Uanset om du har slettet dine dubletter eller ej, skal du fjerne markeringsformateringen, før du forlader dokumentet.
Trin 11. Vælg "Ryd regler" og derefter "Ryd regler fra hele arket" for at rydde formatering
Dette vil fjerne markeringen omkring alle dubletter, du ikke har slettet.
Hvis du har flere sektioner af dit regneark formateret, kan du vælge et specifikt område og klikke på "Ryd regler fra udvalgte celler" for at fjerne deres fremhævning
Trin 12. Gem dine dokuments ændringer
Hvis du er tilfreds med dine ændringer, har du fundet og slettet dubletter i Excel!
Metode 2 af 2: Brug af Excels funktion til fjernelse af dubletter
Trin 1. Åbn din originale fil
Det første du skal gøre er at vælge alle data, du ønsker at undersøge for dubletter.
Trin 2. Klik på cellen i øverste venstre hjørne af din datagruppe
Dette starter valgprocessen.
Trin 3. Hold tasten ift Shift nede, og klik på den sidste celle
Den sidste celle er i nederste højre hjørne af din datagruppe. Dette vil vælge alle dine data.
Du kan gøre dette i en hvilken som helst rækkefølge (f.eks. Klik først på den nederste højre boks først, og marker derefter derfra)
Trin 4. Klik på fanen "Data" i den øverste sektion af skærmen
Trin 5. Find sektionen "Dataværktøjer" på værktøjslinjen
Dette afsnit indeholder værktøjer til at manipulere dine valgte data, herunder funktionen "Fjern dubletter".
Trin 6. Klik på "Fjern dubletter
" Dette åbner et tilpasningsvindue.
Trin 7. Klik på "Vælg alle
" Dette bekræfter, at alle dine kolonner er valgt.
Trin 8. Kontroller eventuelle kolonner, du ønsker at bruge dette værktøj på
Standardindstillingen har alle kolonner markeret.
Trin 9. Klik på indstillingen "Mine data har overskrifter", hvis det er relevant
Dette får programmet til at mærke den første post i hver kolonne som et overskrift, så de ikke længere er i sletningsprocessen.
Trin 10. Klik på "OK" for at fjerne dubletter
Når du er tilfreds med dine muligheder, skal du klikke på "OK". Dette fjerner automatisk alle dublerede værdier fra dit valg.
Hvis programmet fortæller dig, at der ikke er nogen dubletter-især hvis du ved, at der er det-prøv at placere en markering ved siden af individuelle kolonner i vinduet "Fjern dubletter". Hvis du scanner hver kolonne en ad gangen, løses eventuelle fejl her
Trin 11. Gem dine dokuments ændringer
Hvis du er tilfreds med dine ændringer, har du med succes slettet dubletter i Excel!
Tips
- Du kan også identificere dublerede værdier ved at installere et tredjeparts tilføjelsesprogram. Nogle af disse værktøjer forbedrer Excel's betingede formateringsfunktion, så du kan bruge flere farver til at identificere dublerede værdier.
- Sletning af dine dubletter er praktisk, når du gennemgår fremmødelister, adressekataloger eller lignende dokumenter.
