Brug af Microsoft Excel's AutoFilter -funktion er en hurtig og enkel måde at sortere større mængder data på. Filtre understøtter en række kriterier til sortering af dine data. For at starte skal du generere et datasæt. Så er det eneste, der er tilbage, at vælge målet og aktivere AutoFilter ved at trykke på knappen "Filter" på fanen "Data" og tilpasse filteret, som du vil. Denne proces kan mestres på få minutter, hvilket i sidste ende øger din Excel -effektivitet.
Trin
Del 1 af 2: Kom godt i gang med autofilter
Trin 1. Opret en tabel
Sørg for, at dine data har kolonneoverskrifter for at angive dataene under dem. Overskriften er, hvor filteret skal placeres og vil ikke blive inkluderet i de data, der er sorteret. Hver kolonne kan have et unikt datasæt (f.eks. Dato, mængde, navn osv.) Og indeholde så mange poster, som du ønsker at sortere igennem.
Du kan fastfryse dine overskrifter på plads ved at vælge den indeholdende række og gå til "Vis> Frys ruder". Dette hjælper med at holde styr på filtrerede kategorier på store datasæt
Trin 2. Vælg alle de data, du vil filtrere
Klik og træk for at vælge alle de celler, du ønsker at blive inkluderet i filteret. Da AutoFilter, som navnet antyder, er en automatisk proces, kan du ikke bruge den til at filtrere ikke-sammenhængende kolonner. Alle kolonner imellem vil blive indstillet til at filtrere med dem.
Trin 3. Aktiver AutoFilter
Gå til fanen "Data", og tryk derefter på "Filter". Når de er aktiveret, har kolonneoverskrifterne rullelister. Ved hjælp af disse knapper kan du indstille dine filterindstillinger.
Trin 4. Vælg filterkriterier
Filtreindstillinger kan variere baseret på typen af data i cellerne. Tekstceller filtreres efter tekstindholdet, mens talceller har matematiske filtre. Der er et par filtre, der deles af begge. Når et filter er aktivt, vises et lille filterikon i kolonneoverskriften.
- Sortér stigende: sorterer data i stigende rækkefølge baseret på dataene i den kolonne; tal er sorteret 1, 2, 3, 4, 5 osv., og ord sorteres alfabetisk startende med a, b, c, d, e osv.
- Sorter faldende: sorterer data i faldende rækkefølge baseret på dataene i den kolonne; tal sorteres i omvendt rækkefølge 5, 4, 3, 2, 1 osv. og ord sorteres i omvendt alfabetisk rækkefølge, e, d, c, b, a osv.
- Top 10: De første 10 rækker med data i dit regneark eller de første 10 rækker med data fra det filtrerede udvalg
- Specifikke betingelser: Nogle filterparametre kan indstilles ved hjælp af værdilogik, f.eks. Filtreringsværdier større end, mindre end, lig med, før, efter, mellem, indeholdende osv. Efter at have valgt en af disse bliver du bedt om at angive parametergrænserne (f.eks. Efter 1/1/2011 eller større end 1000).
- Bemærk: de filtrerede data er skjult for visning, IKKE slettet. Du mister ikke data ved at filtrere.
Del 2 af 2: Tilpasning og deaktivering af autofilter
Trin 1. Brug tilpasset AutoFilter til mere kompleks sortering
Et brugerdefineret filter gør det muligt at anvende flere filtre ved hjælp af "og/eller" logik. Indstillingen "Brugerdefineret filter …" er angivet nederst i filtermenuen og åbner et separat vindue. Her kan du vælge op til to filterindstillinger, og derefter vælge knappen "Og" eller "Eller" for at gøre disse filter eksklusive eller inkluderende.
For eksempel: en kolonne med navne kan filtreres efter dem, der indeholder "A" eller "B", hvilket betyder, at Andrew og Bob begge ville vises. Men ingen ville vises i et filtersæt til dem, der indeholder både "A" og "B"
Trin 2. Ryd dine filtre
For at rydde et enkelt filter skal du vælge rullemenuen for den filtrerede kolonne og vælge "Ryd filter fra [navn]". For at rydde alle filtre skal du vælge en hvilken som helst celle i tabellen og gå til fanen "Data" og trykke på "Ryd" (ved siden af filterskiftet).
Trin 3. Deaktiver AutoFilter
Hvis du vil deaktivere filtrene helt, skal du blot fravælge indstillingen AutoFilter, mens tabellen er valgt.
Tips
- Du kan se, hvilke kolonneoverskrifter der har filtre anvendt på dem ved at se på rullemenuknappen. Hvis pilen på knappen er blå, er et filter i menuen blevet anvendt. Hvis pilen på knappen er sort, er et filter i denne menu ikke blevet anvendt.
- AutoFilter arrangerer data lodret, hvilket betyder, at filterindstillinger kun kan anvendes på kolonneoverskrifter, men ikke på rækker. Ved at indtaste kategorier for hver række og derefter kun filtrere den kolonne kan du få den samme effekt.
- Filteret fungerer ikke ud over alle tomme celler, hvis du efterlader cellerne tomme.
- Sikkerhedskopier dine data, før du bruger AutoFilter. Selvom AutoFilter kan deaktiveres, kan eventuelle ændringer i dataene overskrive dine eksisterende oplysninger.
Advarsler
- Ved at filtrere dine data sletter du ikke rækker, du skjuler dem. Skjulte rækker kan fjernes ved at markere rækken over og under den skjulte række, højreklikke på dem og vælge "Skjul".
- Gem dine ændringer ofte, medmindre du har sikkerhedskopieret dine data og ikke planlægger at overskrive dine data.
