Pivottabeller er interaktive tabeller, der giver brugeren mulighed for at gruppere og opsummere store datamængder i et kortfattet, tabelformat for lettere rapportering og analyse. De kan sortere, tælle og totalere dataene og er tilgængelige i en række regnearkprogrammer. Excel giver dig mulighed for nemt at oprette pivottabeller ved at trække og slippe dine relevante oplysninger i de relevante kasser. Du kan derefter filtrere og sortere dine data for at finde mønstre og tendenser.
Trin
Del 1 af 3: Opbygning af pivottabellen
Trin 1. Indlæs det regneark, du vil oprette pivottabellen ud fra
En pivottabel giver dig mulighed for at oprette visuelle rapporter om dataene fra et regneark. Du kan udføre beregninger uden at skulle indtaste formler eller kopiere celler. Du skal bruge et regneark med flere poster for at oprette en pivottabel.
Du kan også oprette en pivottabel i Excel ved hjælp af en ekstern datakilde, f.eks. Access. Du kan indsætte pivottabellen i et nyt Excel -regneark
Trin 2. Sørg for, at dine data opfylder behovene i en pivottabel
Et pivottabel er ikke altid det svar, du leder efter. For at drage fordel af pivottabelfunktionerne skal dit regneark opfylde nogle grundlæggende kriterier:
- Dit regneark skal indeholde mindst en kolonne med dublerede værdier. Dette betyder stort set bare, at mindst en kolonne skal have gentagne data. I eksemplet diskuteret i det næste afsnit har kolonnen "Produkttype" to poster: "Tabel" eller "Stol".
- Den skal indeholde numeriske oplysninger. Dette er hvad der vil blive sammenlignet og samlet i tabellen. I eksemplet i det næste afsnit har kolonnen "Salg" numeriske data.
Trin 3. Start guiden Pivottabel
Klik på fanen "Indsæt" øverst i Excel -vinduet. Klik på knappen "Pivottabel" i venstre side af indsættelsesbåndet.
Hvis du bruger Excel 2003 eller tidligere, skal du klikke på Data menu, og vælg Pivottabel og pivottabellapport …
Trin 4. Vælg de data, du vil bruge
Som standard vælger Excel alle dataene i dit aktive regneark. Du kan klikke og trække for at vælge en bestemt del af regnearket, eller du kan indtaste celleområdet manuelt.
Hvis du bruger en ekstern kilde til dine data, skal du klikke på "Brug en ekstern datakilde" og klikke på Vælg forbindelse …. Søg efter databaseforbindelsen, der er gemt på din computer
Trin 5. Vælg placeringen af din pivottabel
Når du har valgt dit område, skal du vælge din placeringsindstilling fra det samme vindue. Som standard placerer Excel tabellen på et nyt regneark, så du kan skifte frem og tilbage ved at klikke på fanerne nederst i vinduet. Du kan også vælge at placere pivottabellen på det samme ark som dataene, hvilket giver dig mulighed for at vælge den celle, du vil placere.
Når du er tilfreds med dine valg, skal du klikke på OK. Din pivottabel placeres, og grænsefladen ændres
Del 2 af 3: Konfiguration af pivottabellen
Trin 1. Tilføj et rækkefelt
Når du opretter en pivottabel, sorterer du i det væsentlige dine data efter rækker og kolonner. Det, du tilføjer, bestemmer bordets struktur. Træk et felt fra feltlisten til højre til sektionen Rækkefelter i pivottabellen for at indsætte oplysningerne.
- For eksempel sælger din virksomhed to produkter: borde og stole. Du har et regneark med nummeret (salg) for hvert produkt (produkttype), der sælges i dine fem butikker (butik). Du vil se, hvor meget af hvert produkt der sælges i hver butik.
- Træk feltet Store fra feltlisten til sektionen Rækkefelter i pivottabellen. Din liste over butikker vises, hver som sin egen række.
Trin 2. Tilføj et kolonnefelt
Ligesom rækkerne giver kolonnerne dig mulighed for at sortere og vise dine data. I ovenstående eksempel blev feltet Butik føjet til sektionen Rækkefelter. Hvis du vil se, hvor meget af hver produkttype der blev solgt, skal du trække feltet Produkttype til sektionen Kolonnefelter.
Trin 3. Tilføj et værdifelt
Nu hvor du har lagt organisationen op, kan du tilføje de data, der skal vises i tabellen. Klik og træk feltet Salg til sektionen Værdifelter i pivottabellen. Du vil se din tabel vise salgsoplysninger for begge dine produkter i hver af dine butikker, med en kolonne Total til højre.
For alle ovenstående trin kan du trække felterne ind i de tilsvarende felter under listen Felter i højre side af vinduet i stedet for at trække dem ind på bordet
Trin 4. Føj flere felter til en sektion
Pivottabeller giver dig mulighed for at tilføje flere felter til hver sektion, hvilket giver mere minutkontrol over, hvordan dataene vises. Brug ovenstående eksempel til at sige, at du laver flere typer borde og flere typer stole. Dit regneark registrerer, om varen er et bord eller en stol (produkttype), men også den nøjagtige model af bordet eller stolen, der sælges (Model).
Træk modelfeltet til sektionen Kolonnefelter. Kolonnerne viser nu fordelingen af salg pr. Model og samlet type. Du kan ændre den rækkefølge, disse etiketter skal vises ved at klikke på pileknappen ud for feltet i boksene i nederste højre hjørne af vinduet. Vælg "Flyt op" eller "Flyt ned" for at ændre rækkefølgen
Trin 5. Skift den måde, data vises på
Du kan ændre måden, hvorpå værdier vises, ved at klikke på pilikonet ved siden af en værdi i feltet Værdier. Vælg "Værdifeltindstillinger" for at ændre måden, værdierne beregnes på. For eksempel kan du vise værdien i form af en procentdel i stedet for en total eller gennemsnitlige værdierne i stedet for at summere dem.
Du kan tilføje det samme felt til feltet Værdi flere gange for at drage fordel af dette. I ovenstående eksempel vises salgssummen for hver butik. Ved at tilføje feltet Salg igen kan du ændre værdiindstillingerne for at vise det andet salg som procentdel af det samlede salg
Trin 6. Lær nogle af måderne, hvorpå værdier kan manipuleres
Når du ændrer måder, hvorpå værdier beregnes, har du flere muligheder at vælge imellem afhængigt af dine behov.
- Sum - Dette er standarden for værdifelter. Excel summerer alle værdierne i det valgte felt.
- Count - Dette tæller antallet af celler, der indeholder data i det valgte felt.
- Gennemsnit - Dette tager gennemsnittet af alle værdierne i det valgte felt.
Trin 7. Tilføj et filter
Området "Rapportfilter" indeholder de felter, der giver dig mulighed for at bladre gennem de dataoversigter, der vises i pivottabellen ved at filtrere datasæt ud. De fungerer som filtre for rapporten. Hvis du f.eks. Angiver dit butiksfelt som filter i stedet for en ræklabel, kan du vælge hver butik for at se individuelle salgssummer eller se flere butikker på samme tid.
Del 3 af 3: Brug af pivottabellen
Trin 1. Sorter og filtrer dine resultater
En af nøglefunktionerne i pivottabellen er muligheden for at sortere resultater og se dynamiske rapporter. Hver etiket kan sorteres og filtreres ved at klikke på pil ned -knappen ud for etiketoverskriften. Du kan derefter sortere listen eller filtrere den for kun at vise specifikke poster.
Trin 2. Opdater dit regneark
Din pivottabel opdateres automatisk, når du ændrer basisregnearket. Dette kan være fantastisk til at overvåge dine regneark og spore ændringer..
Trin 3. Skift dit drejebord rundt
Pivottabeller gør det ekstremt let at ændre placeringen og rækkefølgen af felter. Prøv at trække forskellige felter til forskellige steder for at finde en pivottabel, der opfylder dine nøjagtige behov.
Det er her, pivottabellen får sit navn. At flytte dataene til forskellige steder kaldes "drejning", da du ændrer retningen for, at dataene vises
Trin 4. Opret et pivottabel
Du kan bruge et pivottabel til at vise dynamiske visuelle rapporter. Dit Pivot Chart kan oprettes direkte fra din gennemførte pivottabel, hvilket gør diagramoprettelsesprocessen et øjeblik.
Tips
- Hvis du bruger kommandoen Importer data fra menuen Data, har du flere muligheder for at importere data lige fra Office Database -forbindelser, Excel -filer, Access -databaser, tekstfiler, ODBC DSN'er, websider, OLAP og XML/XSL. Du kan derefter bruge dine data som på en Excel -liste.
- Hvis du bruger et autofilter (under "Data", "Filter"), skal du deaktivere dette, når du opretter pivottabellen. Det er okay at genaktivere det, når du har oprettet pivottabellen.
