3 måder at skrive en e -mail til menneskelige ressourcer på

Indholdsfortegnelse:

3 måder at skrive en e -mail til menneskelige ressourcer på
3 måder at skrive en e -mail til menneskelige ressourcer på

Video: 3 måder at skrive en e -mail til menneskelige ressourcer på

Video: 3 måder at skrive en e -mail til menneskelige ressourcer på
Video: Placer 1 kugle aluminiumsfolie i badeværelseshanen! 😱 Hvad der vil SKE er UTROLIGT! 2024, Marts
Anonim

Virksomheder ansætter fagfolk i menneskelige ressourcer til at håndtere alt fra løn- og politikspørgsmål til juridiske klager. Hvis du har et juridisk eller politisk spørgsmål eller et alvorligt problem med en af dine medarbejdere, skal du muligvis kontakte en repræsentant i personaleafdelingen. Menneskelige ressourcer kan også være den første afdeling, du kontakter hos en bestemt virksomhed. Det er en god idé at starte denne samtale med en simpel, formel e -mail, der introducerer personen til dit specifikke problem.

Trin

Metode 1 af 3: Skrivning og afsendelse af e -mailen

Skriv en e -mail til Human Resources Trin 1
Skriv en e -mail til Human Resources Trin 1

Trin 1. Adressér din e -mail til den rette person

Kontroller biblioteket for menneskelige ressourcer, og se om der er en person, der har til opgave at håndtere den type problem, du skal behandle. Der kan også være et kontaktpunkt tildelt din afdeling i virksomheden. Hvis du er bekymret for, at dit problem bliver taget alvorligt, kan du også kontakte personaleadministratoren direkte.

Dobbelttjek, at kun den person, du vil kontakte, er adresseret i e -mailen. Især hvis dette er et privat eller følsomt problem, vil du ikke sende det til den forkerte person ved et uheld. Vær især forsigtig med at fjerne lister, der sender e -mailen til en bestemt gruppe medarbejdere

Skriv en e -mail til Human Resources Trin 2
Skriv en e -mail til Human Resources Trin 2

Trin 2. Skriv en bestemt emnelinje, der angiver, at handling er nødvendig

En klar emnelinje, der kommunikerer både dit problem og det hastende niveau, du tildeler det, vil hjælpe menneskelige ressourcer med at prioritere dit problem. Hvis du lader denne linje være tom eller uklar, kan din korrespondance blive begravet i en persons indbakke.

Brug linjer som: "Juridisk problem - Handling påkrævet", "Personlige omstændigheder ændres - Øjeblikkelig opmærksomhed er nødvendig", "Hastende politisk spørgsmål" eller "Seneste interview - tak."

Skriv en e -mail til Human Resources Trin 3
Skriv en e -mail til Human Resources Trin 3

Trin 3. Brug formelle hilsner i begyndelsen og slutningen af din e -mail

Du ønsker at sætte en formel og professionel tone tidligt i denne samtale. Dette vil hjælpe menneskelige ressourcer med at vide, at du behandler problemet alvorligt. Selvom du kender repræsentanten personligt, skal du huske, at dette er en professionel, snarere end bare en venlig, diskussion.

Start med "Kære [fuldt navn på repræsentanten]" og slut med "Med venlig hilsen" eller "Tak for din tid, [Dit fulde navn]."

Skriv en e -mail til Human Resources Trin 4
Skriv en e -mail til Human Resources Trin 4

Trin 4. Skriv klart, direkte og specifikt indhold

Hold dine sætninger korte og til det punkt. Giv ikke flere oplysninger end nødvendigt, da du ikke vil have læseren til at sidde fast i e -mailen. Inkluder ikke oplysninger, der kan forvirre menneskelige ressourcer om dit problem. Du kan tage fat på komplicerede detaljer personligt.

Skriv en e -mail til Human Resources Trin 5
Skriv en e -mail til Human Resources Trin 5

Trin 5. Beskriv problemet præcist

Forklar den nøjagtige karakter af dit problem. Angiv en tidslinje for, hvornår problemet startede eller vil starte. Afklar, om du mener, at dette er et juridisk problem eller et problem, der kan håndteres af virksomheden selv.

Hvis du kontakter menneskelige ressourcer for at spørge om jobmuligheder, introducerer du ikke et problem. Præsenter dig hellere, og forklar din tidligere kontakt med virksomheden. Vær tydelig om, hvilke handlinger du forventer eller gerne vil have repræsentanten til at foretage

Skriv en e -mail til Human Resources Trin 6
Skriv en e -mail til Human Resources Trin 6

Trin 6. Bemærk, om du har dokumentation for dit problem

Menneskelige ressourcer vil straks vide, hvordan de skal løse juridiske eller politiske problemer. Din dokumentation kan påvirke deres svar, da det vil hjælpe med at præcisere både problemets alvor og de juridiske konsekvenser, en bestemt medarbejder kan få. Gør din repræsentant opmærksom på ethvert "bevis", du har i din besiddelse, og tilbyd at bringe det til et personligt møde.

  • Hvis det er muligt, vil du have bevis for eventuelle juridiske problemer for menneskelige ressourcer. Desværre vil de fleste personaleafdelinger forsøge at beskytte virksomheden, hvis de kan.
  • Hvis du oplever chikane eller diskrimination, skal du registrere datoerne for hændelserne og gemme enhver skriftlig korrespondance, der indeholder inkriminerende sprog.
  • Opbevar både elektroniske og papirkopier af al dokumentation, du giver til menneskelige ressourcer. Du bør beholde originalen og give menneskelige ressourcer kopier.
Skriv en e -mail til HR 7
Skriv en e -mail til HR 7

Trin 7. Forklar, hvad du har gjort for at løse problemet

Du har muligvis allerede forsøgt at løse problemet, før du kontaktede menneskelige ressourcer. Måske havde du en samtale med din chef eller medarbejder eller endda meddelt dem, at du ville kontakte menneskelige ressourcer. Repræsentanten vil sætte pris på at have disse oplysninger, da det vil hjælpe dem med at forstå, hvem der allerede er klar over problemet.

For spørgsmål om ændrede personlige forhold kan denne kommunikation føles mindre formel. Hvis du for eksempel skal på barsel eller fædreorlov, har du sandsynligvis allerede informeret din chef om din status og følger simpelthen med menneskelige ressourcer

Skriv en e -mail til Human Resources Trin 8
Skriv en e -mail til Human Resources Trin 8

Trin 8. Bed om et personligt møde

Et møde, hvor du sidder ansigt til ansigt med din repræsentant, hjælper dig med at diskutere problemet detaljeret. Dette vil give repræsentanten mulighed for at stille eventuelle opfølgende eller afklarende spørgsmål. Din e -mail er det perfekte sted at begynde at planlægge det kritiske møde. Informer dem om blokke i din tidsplan, og bed dem om at planlægge derefter.

Skriv en e -mail til Human Resources Trin 9
Skriv en e -mail til Human Resources Trin 9

Trin 9. Sørg for, at dine kontaktoplysninger er inkluderet

Menneskelige ressourcer vil måske kontakte dig via telefon, så inkluder flere metoder til kontakt nederst i e -mailen. Disse oplysninger kan gå direkte under dit navn, når du har logget af korrespondancen. Dobbelttjek nøjagtigheden af de telefonnumre og e -mails, du har angivet.

Skriv en e -mail til Human Resources Trin 10
Skriv en e -mail til Human Resources Trin 10

Trin 10. Rediger din e -mail for stavefejl, stave- og grammatikfejl

De fleste e-mail-tjenester har en stavekontroltjeneste. Læs derefter din e -mail for at fange grammatiske fejl, manglende ord og spørgsmål om klarhed.

Metode 2 af 3: Opfølgning på en sendt e -mail

Skriv en e -mail til Human Resources Trin 11
Skriv en e -mail til Human Resources Trin 11

Trin 1. Tak menneskelige ressourcer for ethvert svar, de sender

Først skal du takke repræsentanten for at have taget sig tid til at undersøge din sag, da dette straks vil give en høflighed i din samtale. Sørg for at svare på ethvert svar, menneskelige ressourcer sender hurtigt. Dette vil indikere, at du fortsat er bekymret over problemet, og det bør også kommunikere dit ønske om at løse det hurtigere end senere.

Skriv en e -mail til Human Resources Trin 12
Skriv en e -mail til Human Resources Trin 12

Trin 2. Organiser alle nødvendige materialer til dit personlige møde

Forbered dig på mødet ved at oprette en særlig filmappe, der indeholder alle de dokumenter, du planlægger at medbringe. Hvis du har et politisk spørgsmål, skal du medbringe medarbejderhåndbogen med de specifikke politikker bogmærket. Dette vil hjælpe mødet med at køre gnidningsløst, når du ankommer.

Skriv en e -mail til Human Resources Trin 13
Skriv en e -mail til Human Resources Trin 13

Trin 3. Overvej at ansætte juridisk rådgiver, hvis du rejser juridiske spørgsmål

Hvis du er bekymret for at beskytte dig selv mod enhver handling, virksomheden kan tage imod dig, skal du tale med en advokat. De kan give dig oplysninger om dine rettigheder, og du kan beslutte at bringe dem til personlige møder. Du vil måske informere menneskelige ressourcer om dine planer om at ansætte en advokat, hvis du vælger at gå denne vej.

Vær sikker på, at du er opmærksom på omkostningerne forbundet med at ansætte en advokat. Det meste vil være dyrt, så du skal afveje disse budgetmæssige bekymringer med dit behov for juridisk beskyttelse

Skriv en e -mail til Human Resources Trin 14
Skriv en e -mail til Human Resources Trin 14

Trin 4. Send en e -mail en anden gang, hvis du har ventet en uge uden svar

En uge betragtes generelt som en passende tid til at vente, før du sender en opfølgende e-mail. Hvis du har at gøre med et særligt presserende problem, kan du sende en opfølgning efter 24 timer. I stedet for at bekymre dig om, at du nager din repræsentant, skal du huske, at de har mange ansvar. De har muligvis brug for en påmindelse om, at du er en af dem.

Metode 3 af 3: Beslutning om, hvorvidt der skal kontaktes HR

Skriv en e -mail til Human Resources Trin 15
Skriv en e -mail til Human Resources Trin 15

Trin 1. Løs problemet på egen hånd, hvis du kan

Hvis du har et enkelt og ikke-juridisk problem, der ikke vedrører virksomhedens politik, kan du muligvis løse det på egen hånd. Hvis det er muligt, kan du diskutere problemet med din chef eller kolleger for at løse problemet med dem. Menneskelige ressourcer vil sætte pris på at kende de trin, du har taget for at finde en løsning, før du kommer til dem.

Hvis du f.eks. Føler, at din chef planlægger dig for mange weekender, skal du først tale med din chef. Du vil heller ikke gå til menneskelige ressourcer med en ikke-kritisk klage som "Jeg kan ikke lide mit kontorlokale."

Skriv en e -mail til Human Resources Trin 16
Skriv en e -mail til Human Resources Trin 16

Trin 2. Gennemgå din medarbejderhåndbog for at kontrollere din virksomheds politikker

Du føler måske, at du oplever en overtrædelse af virksomhedens politik. Inden du kontakter menneskelige ressourcer, skal du genlæse de specifikke politikker, der har at gøre med dit problem. Du vil gerne kunne nævne disse eksempler i enhver diskussion, du har med menneskelige ressourcer.

Hvis du f.eks. Er bekymret for, at du ikke får nok pauser i arbejdstiden, skal du kontrollere de skrevne regler om pausetider. Det er muligt, at din virksomhed kun har en uformel, snarere end kodificeret, brudpolitik, hvilket betyder, at menneskelige ressourcer ikke kan gøre meget for at hjælpe dig i en officiel egenskab

Skriv en e -mail til Human Resources Trin 17
Skriv en e -mail til Human Resources Trin 17

Trin 3. Kontakt straks menneskelige ressourcer, hvis du bliver chikaneret på arbejdet

Tøv ikke med at kontakte os, hvis du oplever nogen form for verbal, fysisk eller seksuel chikane fra enhver kilde på arbejdet. Du er lovligt beskyttet mod denne form for adfærd, og menneskelige ressourcer er forpligtet til at hjælpe og beskytte dig.

Forvent ikke, at menneskelige ressourcer kan have off-the-record samtaler om disse spørgsmål, dog. Når du rapporterer det, skal de handle

Skriv en e -mail til Human Resources Trin 18
Skriv en e -mail til Human Resources Trin 18

Trin 4. Kontakt menneskelige ressourcer, hvis dine personlige forhold ændrer sig

Menneskelige ressourcer kan hjælpe dig med at planlægge eventuelle kommende ændringer i din arbejdssituation, f.eks. Hvis du gør dig klar til at tage barsel. De vil være i stand til at sikre, at du modtager alle dine fordele og dækning. De kan også kontakte folk i virksomheden, der skal gøres opmærksom på dine skiftende omstændigheder.

Skriv en e -mail til Human Resources Trin 19
Skriv en e -mail til Human Resources Trin 19

Trin 5. Kontakt menneskelige ressourcer, hvis du har brug for statslig beskyttelse

Visse situationer kan opstå på arbejdet, der giver dig ret til beskyttelse eller kompensation fra regeringen. Hvis du f.eks. Kommer til skade på jobbet, kan menneskelige ressourcer hjælpe dig med at koordinere dækning af dine medicinske udgifter.

Dette vil sandsynligvis kræve, at du udfylder papirarbejde med menneskelige ressourcer, så vær forberedt på denne proces

Skriv en e -mail til Human Resources Trin 20
Skriv en e -mail til Human Resources Trin 20

Trin 6. Kontakt menneskelige ressourcer, hvis du ønsker adgang til jobtræning

Der kan være uddannelses- eller mentorprogrammer til rådighed, som giver dig mulighed for at komme videre i din virksomhed. Menneskelige ressourcer kan give dig alle nødvendige oplysninger om disse muligheder og muligvis koordinere din adgang til disse programmer. Dette kan være en god mulighed for at tage din karriere til et næste niveau.

Skriv en e -mail til Human Resources Trin 21
Skriv en e -mail til Human Resources Trin 21

Trin 7. Spørg de menneskelige ressourcer om hjælp til den nødvendige indkvartering

Menneskelige ressourcer kan også hjælpe dig med at imødekomme alle individuelle behov, du måtte have på arbejdet. Dit arbejdsmiljø bør indeholde ressourcer, der giver dig mulighed for at nyde de samme muligheder for at lykkes som enhver anden medarbejder.

Hvis du føler, at der ikke er passende handicappede ressourcer, vil menneskelige ressourcer f.eks. Løse dette problem. Afdelingen kan også samarbejde med dig for at sikre, at der er et bestemt sted for ammende mødre

Skriv en e -mail til Human Resources Trin 22
Skriv en e -mail til Human Resources Trin 22

Trin 8. Henvend dig til menneskelige ressourcer, hvis du leder efter et job

Lejlighedsvis kan du kontakte en personalerepræsentant hos en bestemt virksomhed give dig mulighed for at modtage oplysninger om aktuelle jobåbninger eller muligheder for uformelle, "informative" interviews med nuværende medarbejdere. Du kan også kontakte menneskelige ressourcer for at sige tak for et interview, du for nylig gennemførte med deres virksomhed.

Hvis du ikke modtager et svar efter en uge, kan du sende en opfølgende e-mail. Derefter skal du muligvis slippe dette firma

Skriv en e -mail til Human Resources Trin 23
Skriv en e -mail til Human Resources Trin 23

Trin 9. Undgå at kontakte menneskelige ressourcer med personlige klager

Husk, at menneskelige ressourcer først fungerer for virksomheden, så det er ikke dem, du skal gå til, hvis du bare vil udlufte. Selvom du absolut ikke bør undgå at rapportere situationer, der får dig til at føle dig utilpas eller diskrimineret, skal du være forsigtig med at skelne mellem spørgsmål, der simpelthen kan være irriterende eller smålige og mere alvorlige, juridiske problemer.

Anbefalede: