6 måder at administrere din Outlook -e -mail effektivt

Indholdsfortegnelse:

6 måder at administrere din Outlook -e -mail effektivt
6 måder at administrere din Outlook -e -mail effektivt

Video: 6 måder at administrere din Outlook -e -mail effektivt

Video: 6 måder at administrere din Outlook -e -mail effektivt
Video: Моя работа наблюдать за лесом и здесь происходит что-то странное 2024, Marts
Anonim

En rodet postkasse kan gøre det svært for brugerne at finde deres nødvendige e -mail. Microsoft Outlook har givet ganske nyttige værktøjer, der hjælper dig med at filtrere dine e -mails og organisere dine meddelelser på en mere overskuelig måde. Outlook kan endda hjælpe med at øge effektiviteten og ydeevnen for dig. Uanset om du bruger Outlook 2010, Outlook 2007 eller Outlook 2003, kan du nemt administrere dine e -mails ved hjælp af følgende værktøjer til at rydde op i din indbakke samt gøre det lettere at finde de oplysninger, du har brug for.

Trin

Metode 1 af 6: Filtrering

Administrer din Outlook -e -mail effektivt Trin 1
Administrer din Outlook -e -mail effektivt Trin 1

Trin 1. Filtrer beskederne hurtigt

Outlook 2010 har en ny funktion, der hjælper med at sortere beskederne efter datoer og arrangere dem i Samtale.

  • Når du bruger denne funktion, vises de meddelelser, der har det samme tema som Samtale, og brugerne kan se, udvide eller formindske dem ved at klikke på ikonet til venstre for emnelinjen. Beskederne i hver samtale er klassificeret med den nyeste besked placeret oven på. Når en ny besked er modtaget, flyttes al Samtale til toppen af e -mail -listen, der hjælper dig med nemt at spore e -mails.
  • For at aktivere samtalen skal du i fanen Vis i gruppen Samtale markere afkrydsningsfeltet Vis som samtale. Du kan reducere størrelsen på en samtale med oprydningsfunktionen. Denne funktion hjælper med at fjerne de dublerede meddelelser i samtalen.
  • Klik på Oprydning på fanen Startside i gruppen Slet, og klik derefter på Opryd samtale. I alle versioner af Outlook kan brugerne hurtigere finde beskederne i postkassemappen ved at ændre den måde, de er klassificeret i e -mail -mappen. For eksempel kan du sortere dine e -mails efter dato, afsender og filstørrelse eller vigtighedsniveau.
Administrer din Outlook -e -mail effektivt Trin 2
Administrer din Outlook -e -mail effektivt Trin 2

Trin 2. Brug standardiserede emneoverskrifter

Den mentale energi, der kræves for at flytte fokus mellem emner, der altid ændrer sig, dræner dig, ikke volumen. Du har en tendens til at læse i rækkefølge enten kronologisk eller af "den vigtigste person." Dette er en hjerneforbrænding. Brug denne regel i stedet; det gælder for e -mail fra direkte rapporter og fungerer bedre end samtalekæder.

  • Identificer de 2-5 bedste projekter, du er mest optaget af; oprette emneoverskrifter for at afspejle disse.
  • Lad teamet vide, at du vil være indledende opmærksom på alle disse e -mails med disse standardemneoverskrifter. Disse emner er dine højeste prioritetsprojekter i øjeblikket –– din e -mail bliver sorteret efter emnelinje, og førsteprioritet læses/besvares først.
  • Gør det klart, at e-mails med uhensigtsmæssig betegnelse vil sortliste den krænkende afsender i 1-x dage.

Metode 2 af 6: Gruppering

Administrer din Outlook -e -mail effektivt Trin 3
Administrer din Outlook -e -mail effektivt Trin 3

Trin 1. Gruppér de samme meddelelser i mapperne

Ved at oprette en ny e -mail -mappe kan brugerne gruppere relaterede meddelelser sammen i mapperne. For eksempel kan du gruppere meddelelserne efter emne, projekt, kommunikation eller andre kategorier, der passer til dine værker eller dine hobbyer. Brugerne kan også oprette en mappe til alle de beskeder, der sendes fra din chef eller en vigtig person, herunder de principielle oplysninger, der skal gemmes. Hvis du vil oprette en ny mappe i Outlook 2010, skal du klikke på Ny mappe på fanen Mappe under Ny i mappen Ny. Hvis du vil oprette en ny mappe i Outlook 2007 eller Outlook 2003, skal du klikke på Fil i menulinjen og vælge Ny og derefter Mappe.

Metode 3 af 6: Søgemappe

Administrer din Outlook -e -mail effektivt Trin 4
Administrer din Outlook -e -mail effektivt Trin 4

Trin 1. Opret en søgemappe for at finde meddelelserne

Søgmappe er en hurtig og bekvem måde at finde en samling af e -mail -meddelelser på. Det gemmer ingen beskeder, men giver de virtuelle mapper, der viser alle meddelelser i din indbakke baseret på de attributter, du leder efter. Outlook -søgemapper indeholder standardfunktioner såsom ulæst mail, men du kan også oprette din egen regel. For eksempel kan du bruge søgemappe til at hjælpe med at finde alle de oplysninger, der er relateret til et bestemt projekt, en vigtig klient eller et kommende møde.

  • Hvis du vil oprette en søgemappe i Outlook 2010, skal du klikke på Ny søgemappe i fanen Mail i mappen under Ny i mappen Ny.
  • Hvis du vil oprette en søgemappe i Outlook 2007 eller Outlook 2003, skal du flytte posten i menuen Fil i musen til den nye og derefter klikke på søgemappen.

Metode 4 af 6: E -mailfilter

Administrer din Outlook -e -mail effektivt Trin 5
Administrer din Outlook -e -mail effektivt Trin 5

Trin 1. Reducer uønsket e -mails med e -mail -filteret

Behold unødvendige e -mail -meddelelser fra indbakken ved hjælp af Outlook Junk Email Filter. Dette filter sender de e -mails, der er markeret som uønskede e -mails, til en separat mappe i postkassen. Brugerne kan se indholdet i denne mappe for at sikre, at der ikke er gyldige e -mails, der fejlagtigt sendes til den. I så fald skal du justere filteret for at undgå det forkerte mærke på meddelelserne i fremtiden.

Metode 5 af 6: Farvekategori

Administrer din Outlook -e -mail effektivt Trin 6
Administrer din Outlook -e -mail effektivt Trin 6

Trin 1. Tildel en farvekategori

Tildel en farve til en ikke -relateret e -mail -meddelelsesgruppe og andre kategorier i Outlook, f.eks. Noter, kontakter og aftaler. Derfra kan brugerne let identificere og sortere dem. For eksempel kan du nemt spore alle meddelelser, aftaler og kontakter til computersalgsprojekt ved at oprette en kategori kaldet "Computersalg" og tildele meddelelserne til den.

Metode 6 af 6: Flagning

Administrer din Outlook -e -mail effektivt Trin 7
Administrer din Outlook -e -mail effektivt Trin 7

Trin 1. Flag til opfølgning

Brugerne kan bruge funktionen Flag til opfølgning for at markere e -mail -meddelelser og opgaver for at hjælpe med at sortere dem eller markere dem. Flagene vil bede dig om at spore et problem, påpege en andens anmodning eller bestille en bedt besked og kontakt. De kan også nemt arrangere din e -mail -mappe, fordi du ved præcis, hvad du skal gøre, og hvornår du skal gøre det. Bemærk, at når du opretter en opgave og angiver en udløbsdato for opgaven, markeres den automatisk, så du ikke glemmer den udløbne dato for handlingen og opfylder den.

Anbefalede: