Er du bange for, at din PowerPoint vil få dit publikum til at sove? Eller at du kun starter din præsentation for at indse, at halvdelen af dine dias er meningsløse? Du har sandsynligvis siddet igennem din rimelige andel kedelige PowerPoints, og nu er du fast besluttet på, at din præsentation bliver bedre. Med et par lette tweaks kan du have en effektiv PowerPoint, som dit publikum vil finde nyttig og engagerende.
Trin
Metode 1 af 4: Oprettelse af dit indhold
Trin 1. Skriv din tale, før du begynder at lave PowerPoint
Det er svært at lave en præsentation, hvis du ikke ved, hvad du planlægger at sige. Brainstorm hvad du planlægger at sige, og del det i stykker. Lav derefter en oversigt eller skriv noter til dig selv. Du kan endda oprette et kort script.
Brug din disposition eller noter til at hjælpe dig med at beslutte, hvad der skal inkluderes i dine dias
Trin 2. Skræddersy oplysningerne, så de passer til dit publikum
Du vil sandsynligvis oprette meget forskellige præsentationer for en klasse gymnasieelever versus en gruppe virksomhedsledere, selvom emnet er det samme. Overvej gennemsnitsalderen og baggrunden for dine publikummere, når du skriver dine dias. Præsenter dine ideer på en måde, der er let fordøjelig for dem.
- Hvis dit publikum vil have mindre baggrundsviden om dit emne, skal du undgå at bruge jargon og bruge lidt mere tid på at forklare begreber, de skal forstå.
- Hvis du taler med folk, der ved meget om dit emne, behøver du sandsynligvis ikke at inkludere så meget baggrund og kan være ok ved at bruge en fælles jargon.
- For et publikum med blandede baggrunde kan du inkludere lidt baggrundsinformation efter behov, men måske holde det minimalt, så meget kyndige publikummere ikke keder sig.
Trin 3. Inkluder kun vigtige oplysninger for at forbedre læsbarheden
Du vil sandsynligvis give dit publikum så mange oplysninger som du kan, men de kæmper for at læse dias, der er fyldt med tekst. Du skal ikke bekymre dig om at skrive hele sætninger eller angive hver eneste detalje. Medtag blot højdepunkterne, som dine hovedpunkter, data og nøglebegreber.
- Lad os sige, at du holder en præsentation, der forklarer resultaterne af en undersøgelse, du har foretaget i en lokal park. Dit dias kan indeholde punkter, der siger: "Undersøgelse gennemført over 3 måneder", "Kun voksne inkluderet", "62% vil have nyt legetøjsudstyr" og "32% ønsker installeret en stænkpude."
- Din præsentation bør ikke indeholde alt, hvad du planlægger at sige.
Trin 4. Begræns dig selv til 5 tekstlinjer pr. Dias med op til 6-8 ord pr. Linje
Du vil have dit publikum til at lytte til, hvad du siger, ikke læse afsnit med information på dine dias. Dine længste dias bør være på 5 linjer, hvor de fleste af dine dias har 2 til 4 tekstlinjer. Vælg dine ord omhyggeligt, så publikum kun ser, hvad de skal huske fra din præsentation.
Det betyder, at dine dias ikke må have mere end 40 ord på dem
Metode 2 af 4: Design af din præsentation
Trin 1. Anvend en konsekvent skabelon, der har et minimalistisk farveskema
Stress ikke for meget om dit tema. Du behøver ikke en kompliceret farvepalet eller et unikt design for at oprette en engagerende PowerPoint. De fleste mennesker kan lide et simpelt format, der er let for øjnene. Vælg en skabelon, der indeholder 2-3 farver og et enkelt design.
- Når du åbner en ny PowerPoint -præsentation, åbnes skabelonfanen automatisk. Du kan vælge en fremhævet skabelon eller søge efter en bestemt typografi. Det er bedst at angive en skabelon, før du gør noget andet, da ændring af din skabelon kan flytte placeringen af eksisterende tekst og billeder.
- For eksempel kan du vælge en skabelon, der har en enkel kant og bruger et farveskema med sort og gul eller rødbrun og hvid. Hvis du repræsenterer en organisation, kan du bruge deres farver.
- PowerPoint -præsentationer er typisk i liggende, så det er generelt bedst ikke at skifte din diasretning til portræt.
Trin 2. Vælg kontrastfarver til baggrunden og tekst for læsbarhed
At vælge de forkerte farver kan gøre dine dias svære at læse. Hvis din baggrund er en mørk farve, skal du vælge en lys farve til din skrifttype. Hvis du bruger en lys farve til din baggrund, skal du gå med en mørk skrifttype. Brug de samme farver på alle dias.
- Det er normalt i orden at bruge standardfarverne til det tema, du vælger. Du kan dog beslutte at ændre dem, hvis teksten smelter ind i baggrunden.
- Du kan ændre farverne ved hjælp af farveboksen på værktøjslinjen øverst på skærmen.
- For eksempel kan du bruge hvid tekst på en rødbrun baggrund eller sort tekst på en hvid baggrund. Generelt er lys tekst på en mørk baggrund lettest at læse.
- Brug altid solid baggrund. Udskrivninger og designs ser måske pæne ud, men de gør det sværere for dit publikum at læse din tekst.
- Brug aldrig rødt og grønt sammen eller blåt og gult sammen, da mennesker, der er farveblinde, ikke kan læse materialet.
Trin 3. Vælg en tydelig, læselig skrifttype til dine overskrifter og brødtekst
Det er i orden at bruge en enkelt skrifttype til hele din præsentation, men du foretrækker måske at bruge en overskriftsskrifttype til dine dias -titler og en tekstskrifttype til oplysningerne i dine dias. Modstå dog trangen til at bruge flere skrifttyper til forskellige typer information, da det kan få din præsentation til at se uprofessionel ud og kunne forvirre publikum.
- Ligesom med farverne, kan du beslutte at bruge standardskrifttyperne, der følger med det tema, du vælger. Sørg dog for, at skriftstørrelsen ikke er for lille.
- Du får vist rullemenuer til skrifttypestil og skriftstørrelse langs værktøjslinjen øverst på skærmen. Klik på menuen for at vælge den stil og størrelse, du ønsker.
- Sans serif -skrifttyper som Arial og Helvetica er de letteste at læse i et diasshow, så de er en god mulighed. Du kan bruge Arial til dine titler og Helvetica til din brødtekst.
- Brug ikke en sjov eller fjollet skrifttype, som Comic Sans. De kan gøre din PowerPoint mindre effektiv ved at underminere dit budskab.
Trin 4. Indstil din skrifttype mellem 24 pt og 48 pt, så den er synlig
Når du ser på din præsentation på en computerskærm, ser en lille skrifttype godt ud. Men når din præsentation er projiceret på en skærm, kan denne skrifttype være for lille til, at de fleste af dit publikum kan læse den. Indstil altid din skrifttype til mindst 24 punkter, så folk kan se din tekst og bruge den samme skriftstørrelse til alle dine dias.
- For at se, om din skrifttype er stor nok, skal du stå 1,8 m væk fra computerskærmen og se, om du kan læse skrifttypen.
- Overvej, hvor mange mennesker der vil være i dit publikum, når du indstiller skrifttypen. Hvis du holder en præsentation i et lille konferencelokale, vil en skrifttype på 24 pt sandsynligvis se godt ud. Men hvis du præsenterer i et stort auditorium, skal du muligvis bruge en 48 pt skrifttype.
Trin 5. Juster din tekst til venstre, så den er let at læse
Selvom der ikke er nogen regel om, at du ikke kan centrere din tekst, er det generelt lettere for dit publikum at læse tekst, hvis den er justeret til venstre. På denne måde kommer kuglepunkter pænt op. Hvis du vil have din tekst i midten af siden, skal du blot krympe størrelsen på din tekstboks og bruge musen til at flytte boksen i midten af diaset.
Du kan også fylde tom plads på dit dias med et billede
Trin 6. Brug fed eller forstørret tekst til titler eller nøglefakta
Det er okay at springe dette over, men du kan have nogle punkter eller data, du vil fremhæve i din præsentation. Hvis ja, fortsæt med fed tekst eller forstør den lidt, så den skiller sig ud. Bare sørg for at bruge dette minimalt, så publikum erkender, at den fremhævede tekst er vigtig.
- Som et eksempel kan du fedme enhver statistik, du bruger i din præsentation. Du kan skrive,”Op til 64% af eleverne forbedrede deres testresultater.”
- På samme måde kan du bruge den til at fremhæve specifik formulering, f.eks. "Majority Meget tilfreds med parkydelser.”
Trin 7. Vælg en grundlæggende diasovergang, der ikke er distraherende
Du har så mange sjove overgange at vælge imellem og kan blive fristet til at få dine dias til at flyve ind, forsvinde eller dreje, når du klikker til det næste dias. Men publikummere finder dette irriterende efter et par dias, og det kan distrahere fra dit budskab. Vælg i stedet en enkelt, enkel overgang for at gå fra dias til dias.
- Du kan vælge og ændre overgange ved at klikke på fanen overgange øverst på skærmen. Når menuen åbnes, skal du klikke på den overgang, du vil prøve at se en forhåndsvisning.
- Fadeovergangen er en god mulighed. Når du klikker til det næste dias, forsvinder din nuværende side for at afsløre det nye dias.
- Du kan også prøve coverovergangen, hvor det nye dias ser ud til at bevæge sig foran det gamle dias.
Trin 8. Begræns animationer og lydeffekter for et mere professionelt udseende
Du har sikkert set præsentationer, hvor ord sprang på skærmen eller en klokke ringede, når diaset ændrede sig. Dog vil din præsentation være mere effektiv, hvis du holder dit design enkelt. Brug kun disse funktioner, hvis du vil fremhæve et bestemt dias eller et stykke information.
Du kan bruge animationer på et enkelt dias, der er super vigtigt for din præsentation. For eksempel, hvis du bruger et diagram til at præsentere nogle data, kan du inkludere en lydeffekt bare på diagram diaset
Metode 3 af 4: Sætte dit indhold på dine dias
Trin 1. Planlæg at bruge cirka 1 minut på hvert dias
Du vil ikke ændre dias for ofte, fordi dit publikum kan miste fokus. Generelt har du brug for cirka 1 dias for hvert minut af din præsentation. Medtag lige nok information om hvert dias til at udfylde det minut.
- Den mængde information, du har brug for på hvert dias, afhænger af, hvad du planlægger at sige. Overvej, hvor meget forklaring du vil give om hvert punkt for at hjælpe dig med at beslutte, hvor meget information der skal medtages på hvert dias.
- Du behøver ikke bruge præcis 1 minut på hvert dias, men brug dette som en grov retningslinje. Det er okay at bruge 45 sekunder på 1 dias og 90 sekunder på et andet. Prøv dog at undgå dias, som du kun bruger 20 til 30 sekunder på.
- Du risikerer at miste dit publikums opmærksomhed, hver gang du skifter dias, så du ikke vil gøre det for ofte.
Trin 2. Minimer din brug af tegnsætning, fordi det fylder dit dias
Du er sikkert bekymret for at bruge dårlig grammatik i din præsentation, men en PowerPoint er forskellig fra et essay eller en rapport. Du skal ikke bekymre dig om at sætte kommaer eller punktum for enden af punktlister. Desuden skal du prøve at reducere eventuelle lange sætninger, så de ikke har brug for tegnsætning. Det er helt i orden at have sætningsfragmenter i en PowerPoint.
Hvis du bruger meget tegnsætning, har du sandsynligvis for mange oplysninger om dine dias. Gå tilbage og se, hvad du kan skære ud for at komme til det væsentlige
Trin 3. Brug ikke alle caps undtagen i titler
Du tror måske, at kapitalisering af et helt ord eller en sætning understreger vigtigheden af ordene, men det er sværere for dit publikum at læse tekst, der er med store bogstaver. Derudover opfatter folk typisk stor tekst som råben. Brug sætningssag til al din bloktekst på diasene, så de er lette at læse.
Husk, at du altid kan fede vigtige ord for at henlede opmærksomheden på dem
Trin 4. Brug en punktliste til at præsentere nøglepunkter
Punktlister er brød og smør i en PowerPoint -præsentation. De fleste af dine dias vil bestå af punktlister med ord og sætninger. Prøv at inkludere omkring 2-4 nøglepunkter pr. Dias.
Hvis du sammenligner eller kontrasterer et emne, kan du oprette 2 kolonner på dit dias. Ideelt set skal du begrænse hver kolonne til 3-4 punkter, så den stadig er let at læse
Trin 5. Vis data i diagrammer eller grafer, så det er let at forstå
Det er okay, hvis din præsentation ikke har nogen diagrammer eller grafer, men brug dem, hvis du kan. Et flot diagram eller en graf vil øge professionalismen i din præsentation, og du kan nemt oprette dem i PowerPoint. Dediker et helt dias til et diagram eller en graf, hvis du bruger et.
- For eksempel kan du bruge et søjlediagram til at repræsentere salgsstigning, eller et cirkeldiagram til at repræsentere understøttelse af en position.
- Brug ikke mere end 4 farver på et diagram, fordi dit dias vil se for travlt ud.
Trin 6. Inkluder billeder eller clipart i høj kvalitet for at afbalancere diasene
Hvis du vil blænde dit publikum, skal de fleste af dine dias indeholde et billede. Vælg fotos, der illustrerer eller repræsenterer dine ideer. Placer dem modsat din tekst eller i det negative mellemrum på dit dias. Brug dine billeder til at illustrere, hvad der er i dine dias eller til at erstatte tekst.
- Brug 1 eller 2 billeder pr. Dias, men brug ikke mere end 2.
- Kontroller, at dine billeder vil se godt ud, når de projiceres på en skærm.
- Brug ikke billeder, der ikke svarer til din tekst, fordi de kan forvirre dit publikum. For eksempel kan du bruge et foto af en picnic, hvis du holder en præsentation om parker, men det samme foto ville være forvirrende, hvis du taler om sundhedspleje.
- Vær forsigtig, når du bruger clipart. Grundlæggende clipart ser måske forældet ud for nogle publikummer, så brug kun kvalitetsbilleder.
Trin 7. Integrer alle videoer, du bruger, så de er lette at se
Du behøver ikke bruge en video i din PowerPoint, så du skal ikke bekymre dig om dette, hvis du ikke allerede har planer om at bruge en. Du kan dog bruge en video til at understøtte dine ideer eller illustrere et punkt. I så fald skal du integrere det i PowerPoint, så det let kan afspilles under din præsentation. På denne måde behøver du ikke at klikke ud af din PowerPoint for at vise videoen.
Lad os sige, at du laver en præsentation om stykket Macbeth. Du planlægger måske at bruge filmklip af vigtige scener under din præsentation. Ved at integrere dem bliver det let at afspille klippet, mens du stadig er i præsentationstilstand
Metode 4 af 4: Afslutning af din PowerPoint
Trin 1. Korrekturlæs din præsentation for at kontrollere stavefejl og stavefejl
Alle laver fejl, så læs altid korrektur på, hvad du skriver, før du slipper det ud i verden. Klik gennem dine dias i præsentationstilstand, så du kan se, hvordan de ser ud for dit publikum. Gå gennem hvert dias for at sikre, at titlen og blokteksten er korrekte.
- Sørg for at rette eventuelle fejl.
- Hvis du kan, kan du også bede en, du har tillid til, om at læse præsentationen korrekt. De kan fange fejl, som du ikke ser med det samme.
Trin 2. Øv din tale, mens du flytter dine dias frem og tilbage
Dette lyder fjollet, men du kan blive snublet under din præsentation, når det er tid til at skifte dias. Kør gennem din præsentation et par gange for at sikre, at du kan klikke glidende igennem diasene. Se ikke på dine dias, mens du holder din præsentation, da dette får publikum til at føle, at du læser for dem. Henvis i stedet til et script eller noter, hvis du ikke kan recitere din tale fra hukommelsen.
- Øv din tale foran et spejl eller film dig selv, så du kan foretage de nødvendige forbedringer. Giv dig selv tid, hvis du har en tidsbegrænsning.
- Det er vigtigt at gå både frem og tilbage, fordi du måske får publikum til at bede dig om at gå tilbage. På samme måde kan du ved et uheld springe et dias over, mens du klikker fremad.
Trin 3. Kontroller, at du kan se teksten langvejsfra, hvis det er muligt
Du har allerede gjort alt, hvad du kan for at sikre, at din præsentation er perfekt, men du kan stadig finde dig selv med slørede dias. Hvis du kan, skal du gennemgå din PowerPoint på projektorskærmen, før du holder din præsentation. Dobbelttjek, at dine dias er lette at læse selv fra bagsiden af rummet. Hvis du ikke kan se dem, kan du prøve at øge skrifttypen eller forstørre projektionen.
Prøv ikke at bekymre dig, hvis du ikke kan kontrollere din præsentation på forhånd. Din præsentation bliver sandsynligvis fin
Trin 4. Fjern tekster eller billeder, der er svære at se på projektorens skærm
Nogle gange bliver et billede, der ser perfekt ud på din computerskærm, til en sløret klat, når du projicerer det på en skærm. På samme måde kan tekst være let at læse på din computer, men kan køre sammen i præsentationstilstand. Hvis du har problemer med at læse noget på dit dias, skal du slette det. Prøv at udskifte det, hvis du har tid, før du planlægger at holde præsentationen.
Det er bedre at have tom plads på dit dias end at have billeder eller ord, dit publikum ikke kan læse. De vil sandsynligvis blive distraheret ved at finde ud af, hvad der er på diaset
Trin 5. Bed en, du har tillid til, om at se din PowerPoint og give feedback
I de fleste tilfælde behøver du ikke bekymre dig om dette. Dog vil du måske have ekstra feedback på en meget vigtig præsentation. Se efter nogen, der ligner din publikumsdemografi. Vis dem din præsentation og se, hvad de synes.
- Lad os f.eks. Sige, at du vil være hovedtaler ved en indsamling. Dette er en temmelig vigtig præsentation, så du vil måske have nogen til at tjekke det på forhånd. Dog har du sandsynligvis ikke brug for feedback på hver arbejdspræsentation, du giver.
- Hvis personen giver konstruktiv kritik, der giver mening for dig, kan du revidere din PowerPoint.
Tips
- Dit publikum er mere tilbøjeligt til at lytte til din tale og tage noter, hvis du har mindre tekst på dine dias.
- Sørg for at gemme dit arbejde ofte.
- Brug opmærksomhedsgribere til at få lytterne interesseret i dit emne.
- Husk dine oplysninger udenad, så du ikke læser af præsentationen. Din PowerPoint bør understøtte din tale som en kontur.
- Sørg for, at du kan læse alle dine dias, før du holder din tale.
- Brug ikke fjollede skrifttyper eller billeder, da de kan få dig til at se uprofessionel ud.
