Uanset om du er nybegynder i PowerPoint eller en professionel præsentation, er der altid et afgørende spørgsmål, når du udvikler dit diasshow: hvor mange dias skal du inkludere? At tænke på den tid, du har, og den hastighed, du taler med, er pålidelige måder at beregne det rigtige antal dias på. At forstå gode designvalg og lære at acceptere din præsentation som et unikt produkt vil frigøre dig fra behovet for at føle dig fanget af hårde og hurtige regler om det "rigtige" antal dias.
Trin
Metode 1 af 3: Valg af det rigtige antal dias baseret på designvalg
Trin 1. Angiv den rigtige mængde information
PowerPoint -præsentationer er nyttige til at give et overblik, en generel beskrivelse af et givet emne. Din præsentation bør ikke være encyklopædisk. Gå ikke for meget, inklusive alle små detaljer, citater eller faktaer, der kan informere samtalen om det emne, du præsenterer. For meget information vil brænde dit publikum ud, og du vil stå tilbage med en flok mennesker, der er mere interesseret i frokost end i hvad du har at sige.
Behold præsentationen om dig, ikke diasshowet. Diasene er der for at understøtte det, du har at sige. De bør kun være en del af din præsentation, ikke det hele
Trin 2. Del komplekse dias ned i flere enkle dias
PowerPoint -præsentationer er mest effektive og effektive, når de anvender en ren, minimalistisk stil. For eksempel, hvis du har et dias, hvis overskrift er "Levesteder", med tre kuglepunkter under læsningen "Skov", "Ørken" og "Ocean" med en beskrivelse af hvert habitat efter, ville du være klog i stedet at tildele tre separate dias til de tre forskellige levesteder, og inkluderer et resumé og billede af hver på det relevante dias.
Trin 3. Inkluder kun audiovisuel support efter behov
Dit PowerPoint -diasshow bør altid være designet til at forstærke dine verbale forklaringer med visuelle billeder. Nogle gange virker det at sætte ord på en skærm, men generelt bør din tekst være begrænset. Har du brug for grafikken som udgangspunkt, hvorfra du vil forklare resultater, tendenser, forudsigelser eller specifikke resultater? Bruger du visuals blot for at holde dit publikum engageret, for at give humor og/eller for at imødekomme forskellige læringsstile? Disse og andre relevante spørgsmål bør guide din beslutningsproces, når du sætter dig til rette med det rigtige antal dias til din præsentation.
Gå hele din præsentation igennem, og spørg dig selv, om du virkelig har brug for et givet dias. Hvis svaret er nej, eller hvis du finder ud af, at du kan levere oplysningerne verbalt i stedet, skal du fjerne det
Metode 2 af 3: Brug tid til at bestemme det rigtige antal dias
Trin 1. Øv din præsentation foran et spejl eller et lille publikum af venner og familie, før du gør det for alvor
Hvis du under dit træningsløb opdager, at din tid er gået, før du kunne komme igennem hele din præsentation, ved du, at din præsentation har for mange dias. Gå tilbage til tegnebrættet for at redigere det i overensstemmelse hermed.
- Hvis din præsentation sluttede godt før den tidsfrist, du har fået, kan du prøve at forlænge den tid, du bruger på hvert dias, eller tilføje ekstra dias for at udvide informationen, der blev introduceret i præsentationen.
- Få råd fra familie og venner under din træningspræsentation. Hvis de føler, at der er for mange eller for få dias, eller hvis de føler, at visse dele af præsentationen føles forhastede eller langsomme, skal du justere din præsentation for at rette op på disse mangler.
Trin 2. Tænk over den hastighed, du taler med
Hvis du taler ret hurtigt, vil du kunne komme igennem et stort antal dias. Hvis du derimod taler langsommere, kræver du sandsynligvis et mindre antal dias. Brug din talehastighed til at bestemme, hvor mange dias din præsentation kan rumme.
Trin 3. Brug ikke for mange dias
Hvis du har ti minutter til at præsentere, har du muligvis brug for op til 60 dias. På den anden side har du måske også brug for kun ti dias. Uanset hvilket nummer du finder på, må du ikke inkludere flere dias, end du kan komme igennem i din tildelte præsentationstid.
Trin 4. Brug ikke for få dias
Hvis du har mange oplysninger, som kan være nyttige i din PowerPoint, eller hvis du har grafer, tabeller eller billeder til rådighed, som kan forbedre din præsentation, kan du bruge dem. Selvom du ikke vil medtage så mange dias, at du ikke kan komme igennem dem alle på den tildelte tid, skal du heller ikke føle dig begrænset til, at du ikke inkluderer værdifuld information eller grafik i dit diasshow.
Metode 3 af 3: Bevægelse ud over formel svar til at finde det rigtige antal dias
Trin 1. Lyt ikke til eksperterne
Alle ser ud til at have deres egen idé om, hvor mange dias, der er nok. Nogle mennesker synes, at fem dias er nok i tredive minutter, andre mener, at ti er nok i tyve minutter, og andre mener, at halvfems eller flere kan være rigtige i tyve minutter. Faktisk er hver præsentation forskellig og skal tilgås på sine egne meritter.
- En velkendt formulering til PowerPoint-præsentationer er 10/20/30 reglen. Denne regel dikterer, at du skal bruge omkring ti dias til en tyve minutters præsentation, og hvert dias skal bruge tredive -punkts skrifttype. Med andre ord skal hvert dias være cirka to minutter i længden. Måske fungerer 10/20/30 reglen for dig. Hvis det ikke gør det, skal du ikke føle, at du bruger det forkerte antal dias.
- Andre hævder, at et gennemsnitligt dias ikke skal være på skærmen i mere end to minutter og kan være på skærmen i så lidt som 15 sekunder.
Trin 2. Match antallet af dias til emnet
Nogle emner kræver et par dias og meget eksponering. Andre emner kræver mange dias med kun minimal forklaring. For eksempel, hvis din præsentation er på et bestemt produkt eller et enkelt smukt landskab, kan mange dias, der indeholder fotografier, være mere effektive end et par dias med tekst. Tænk over, hvordan du kan kombinere et antal tekstbaserede dias til et par billedbaserede dias med noget ledsagende tekst og omvendt.
Trin 3. Skræddersy dit diasshow til dit publikum
Hvis du præsenterer meget detaljerede eller tekniske oplysninger til en gruppe mennesker, der er meget fortrolige med branchens vilkår og metrics, som du præsenterer, kan du inkludere mange dias, som du bevæger dig igennem ret hurtigt, men som er nødvendige for at levere støttemateriale og demonstrere, at du ved, hvad du taler om. Hvis du præsenterer de samme data for en high school-business class, skal du muligvis kondensere de dias, du præsenterer, og redigere præsentationen, så du kan forklare hvert koncept på et sprog, som lægmanden forstår.
Trin 4. Tænk over det sted, du præsenterer i
Hvis du præsenterer på et stort sted som et auditorium, men du kun har en lille projektionsskærm til dine PowerPoint -dias, bør du minimere vigtigheden og antallet af dine dias og i stedet fokusere på det talte aspekt af din præsentation. På samme måde, hvis du præsenterer udenfor eller i et stærkt oplyst miljø, kan du overveje at holde antallet af dias i din præsentation til et minimum, da de kan være for svære at se i blændingen.
Hvis du derimod befinder dig i et mere intimt miljø og kan styre belysningen, kan du være tilbøjelig til at bruge et større antal dias. Som altid føler du dig dog ikke forpligtet til at bruge mange dias, bare fordi du kan
Tips
- Behandl hvert dias på sine egne meritter. Hvis et dias skal være på skærmen i to minutter, så lad være. Hvis det skal være på skærmen i ti sekunder, er det også fint.
- Hvis du har et dias uden billeder, men flere kuglepunkter, som du hver især har tænkt dig at tale om i femten til tyve sekunder, kan du bruge godt et minut på det dias.
- Hvis dit dias har integreret video, eller du ikke bruger et dias til hvert punkt i din præsentation, kan du bruge længere tid på hvert dias.
- Husk at øve dig med dit audiovisuelle udstyr før din præsentation for at sikre, at du er fortrolig med, hvordan du bruger det, og at det hele fungerer korrekt.
- Visuel support gør ikke altid din præsentation bedre. Spørg dig selv, om din præsentation bare kan være en tale, eller om den har brug for et diasshow.
